協院學〔2020〕28號
關於做好2020屆畢業生檔案整理轉遞工作的通知
各系、國際教育學院：
為做好我院2020屆畢業生檔案轉遞工作，現將有關事項通知如下:
一、檔案整理歸檔及裝檔
（一）各系要指定專人負責將畢業生高中階段材料、招生錄取材料、畢業生基本情況表、畢業生登記表、學習成績單（原件）、畢業生體檢表、入黨（團）相關材料、在校期間獎懲材料及《全國普通高等學校本專科畢業生就業通知書》（報到證白聯）等其它應當歸檔的材料，統一裝入福建師範大學協和學院畢業生檔案袋，並在檔案袋封面填寫學生信息，在目錄清單相應位置打「√」，確認無誤後貼上密封條，在騎縫處加蓋各系公章。
（二）需要寄送的福建師範大學協和學院畢業生檔案需裝入EMS學生檔案袋（以下簡稱EMS檔案袋），在裝袋時務必認真核對EMS檔案袋詳情單上的學生相關信息是否正確，確認無誤後封口並貼上EMS檔案袋專用密封條，最後在騎縫處加蓋各系公章。
（三）各系在規整轉往生源地的畢業生檔案材料時，務必仔細核查該生高中檔案，如《普通高校招生報名表》等原始存檔材料顯示的生源信息，以確保其生源地信息準確無誤。
二、檔案轉遞方向
（一）開具報到證的畢業生檔案，按報到證中「檔案材料」欄註明的檔案管理部門轉遞。
（二）考取研究生的畢業生檔案,按照錄取院校提供的調檔函或者錄取通知書轉遞。
（三）未能按時畢業的學生檔案，暫不轉遞，但各系務必明確管理人，切實保管好學生檔案，以免丟失和毀損。
（四）錄用為選調生的畢業生檔案按具體規定寄發；參加「三支一扶」計劃的畢業生檔案直接寄往服務縣（市、區）「三支一扶」辦；志願服務社區計劃的畢業生檔案直接寄往服務縣（市、區）人力資源和社會保障局。
三、檔案轉遞材料填寫與交接
各系需按已派遣畢業生的檔案去向信息分類整理畢業生檔案。根據檔案寄送方式，分為非郵寄檔案和郵寄檔案。
（一）非郵寄檔案
擬轉遞至中國海峽人才市場、福建青年人才開發中心的畢業生檔案，無需裝袋郵寄。各系填寫《畢業生檔案移交表》（附件2，一式兩份）、《畢業生檔案批量錄入表》（附件3），在備註中註明去向，將檔案按照移交表名單順序排列，送交學生事務部就業指導中心。
（二）郵寄檔案
擬寄往其他單位的畢業生檔案，按要求填寫《協和學院學生檔案信息明細表》（附件4，以下簡稱「明細表」），依明細表內容填寫或列印於郵政EMS面單上，確認信息無誤後將面單貼於EMS檔案袋指定處，並保管好存根。填寫《畢業生檔案移交表》，將EMS檔案袋按照移交表名單順序排列，送交學生事務部就業指導中心。
（三）交接時間安排
各系根據本單位報到證開具情況，在2020年7月至8月期間與學生事務部就業指導中心合理、有序、規範的安排畢業生檔案交接、轉遞工作。
四、檔案轉遞注意事項
（一）生源地是指學生入學前的戶口所在地縣（市、區）。特別注意：專升本的學生是指學生入專科學校前的戶口所在地，而非專科學校所在地。
（二）畢業生檔案由各系統一交接至學生事務部就業指導中心，不得交由畢業生自帶或通過其它途徑轉遞。
（三）交接檔案使用《畢業生檔案移交表》，此表一式兩份，學生事務部就業指導中心和各系負責人各留一份。如因特殊情況需取回已交接的畢業生檔案，需在備註欄寫明情況，並由負責人籤字確認。
（四）EMS檔案袋密封前要認真檢查EMS面單信息與檔案袋上的畢業生姓名、專業、及檔案轉遞方向是否一致。確認無誤後密封，並在騎縫處加蓋各系公章。
（五）畢業生檔案由各系負責整理、核對、封口。在檔案整理期間，學生事務部就業指導中心將對各系畢業生檔案材料的整理及檔案轉遞材料的填寫情況進行抽查。
（六）各系要確定專人負責本單位畢業生檔案的寄發和遺留問題處理工作，並向畢業生公布檔案去向信息。各系在檔案整理過程中如遇任何問題，請與學生事務部就業指導中心聯繫，聯繫人：張甸，聯繫電話：22868665。
附件：1.2020屆畢業生檔案工作說明
2.畢業生檔案移交表
3.畢業生檔案批量錄入表
4.協和學院學生檔案信息明細表
（附件詳見電子版） 發文附件.zip
福建師範大學協和學院學生事務部
2020年7月2日