組織可能需要削減IT成本得以生存，這其中有許多原因，例如自然災害、恐怖襲擊、經濟衰退、市場競爭，以及突如其來的疫情。
調研機構Gartner公司高級分析師Chris Ganly在該公司舉辦的一次IT/Xpo®2020虛擬研討會上的演講中說：「今年發生的新冠病毒疫情改變了人們的消費方式，航空公司、郵輪和電影院等許多行業組織別無選擇，只能削減成本。」
困難時期需要迅速採取行動
Ganly說：「當面臨快速降低IT成本的挑戰時，首席信息官需要以影響最小的方式為組織的長期運營削減成本。」
Gartner公司建議採用結構化和程序化的方法來優化成本。研究表明，在艱難時期繼續進行戰略投資的組織更有可能成為領導者，但是有時在困難時期需要立即採取行動。
削減或停止已經花費或發生的項目或服務的價值有限。如果削減那些已經投入或準備好交付的無法重啟的業務，將在組織準備加快發展業務時可能會受到傷害。
快速降低IT成本的10條規則
組織需要牢記以下10條規則，以評估降低IT成本的選項。
(1)減少產生影響的項目
消除、減少或暫停將在數周或數月產生影響的項目。例如，按「即付即付」的方式在每月或每季度支付。
(2)減少但不要凍結支付成本
組織需要關注真正能夠減少或消除的成本，而不僅僅是在當前期間凍結支付的成本。
(3)現金為王
組織指定對損益表有實際現金影響的項目，而不是折舊或攤銷等非現金項目。例如，與減少本地軟體許可證或諸如硬體之類的自有資產相比，節省雲計算服務成本會帶來更多的現金影響。出售和回租資產也可以節省大量現金。
(4)減少消減成本的實施次數
大多數組織在消減成本時並不到位，這意味著他們經常需要重新消減成本。這造成不確定性、更多努力和生產力損失等非生產性循環。這對於裁員和消減成本尤為重要。
(5)仔細檢查帳戶
組織需要與財務夥伴合作，以獲得費用詳細信息的完整視圖，如費用帳戶和關鍵資產負債表帳戶，包括應計費用和預付款項目。使用這個視圖可以確定將立即產生影響的特定現金減少額。
(6)確定未支出和未承諾的付款
除非可以收回付款(或承諾)或退還預付款，否則直接的影響將是未使用或未承諾的付款。評估重新談判和終止條款的合同。
(7)確定IT支出範圍
在通常情況下，運營支出最容易受到影響，但也可以減少資本支出。Gartner公司發布的 IT支出關鍵指標調查表明，組織IT預算的25%用於資本支出，因此確保考慮將IT支出的全部範圍用於快速削減IT成本。
(8)沉沒成本無關緊要
在節約成本方面，通常會認為「沉沒成本無關」，也就是說未來的支出不涉及過去支出或「沉沒成本」。從快速削減IT成本的角度來看，這是正確的。
(9)處理可自由支配和不可自由支配的支出
諸如新項目、附加功能或服務等自由支配支出通常似乎更容易削減。但是，可以通過減少使用或服務水平來削減諸如IT基礎設施和運營等非自由支配的「經營業務」支出。
(10)處理可變成本和固定成本
固定成本是指無論活動或數量多少均保持不變的支出，例如辦公室租金、訂閱費用和工資。對於固定成本來說，著重於消除。可變成本隨著活動或數量而變化，例如通信費用支出、承包商和消耗品。對於可變成本，應該同時採用減少和消除措施。
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