行政公文處理過程中應注意的幾個問題

2020-12-22 中國內蒙古

    一、不加分析地將上級來文作為範文。有時，領導機關的公文也會出現不規範的情況。但有些基層單位的文秘人員往往認為上級領導機關水平高，所制發的文件都不會有問題，即使發現與公文處理辦法有出入的地方，也認為上級那樣做總是有道理的，於是上行下效「謬種流傳」，造成不規範的公文增多。所以，文秘人員在處理公文時，不能簡單地把上級公文當做範文，而應嚴格按照《國家行政機關公文處理辦法》及有關規範的要求制發公文。不僅格式上應該這樣，在內容和結構上，也應根據實際需要認真組織和設計，而不能盲目地照抄照搬。當然，上級機關更應重視公文的規範化，避免對下級機關產生誤導。
    二、將被批轉、轉發、印發的文件當成附件。被批轉、轉發、印發的文件是整個文件的中心內容，是主件的有機組成部分，不能視為附件。因此，正文之後、發文機關印章和成文日期之前不應標註被批轉、轉發、印發的文件名稱和順序。被批轉、轉發、印發的文件應放在成文日期之後，文尾部分之前。
    三、將標題簡單地切分後當主題詞標註。主題詞的主要作用是反映公文的類別主題和表現形式，為檢索提供方便，由類別詞(範疇)+類屬詞(內容)+文種(文件形式)組成，其中類別詞反映文件內容所涉及的範圍和應歸屬的類別，一般情況下不會在公文標題中直接出現。所以，標引主題詞不能簡單地切分標題，而應根據公文的內容進行分析，弄清公文的類別、主題和表現形式後，再從《公文主題詞表》中選擇適當的詞進行標引。需要強調的是，公文的主題詞必須是公文主題詞表中的詞彙，不能根據個人理解隨意編造，否則，標出的主題詞沒有檢索、分類的意義。
    四、以領導人籤發代替辦公室核稿。有些單位職能部門的辦事人員不遵守辦文程序，越過辦公室直接將文件呈送領導籤發，並以領導已籤發為由拒絕辦公室核稿。《國家機關公文處理辦法》明確規定，「公文送領導人籤發之前，應當由辦公廳(室)進行審核」。公文核稿的基本任務就是保證公文質量，即使領導已經籤發，最後也應該由辦公室進行文字和格式把關。
    五、發往國外的函件用外文。漢語是聯合國使用的6種語言之一，為世界通用語言，我們在國際交往中應理直氣壯地使用漢語。使用漢語不僅符合國際慣例，同時也體現對我國主權和文化的尊重。
    六、發往港澳臺的函件用繁體漢字。國際上以簡化漢字為漢語的標準用字，儘管港澳臺地區仍使用繁體字，但根據《出版物漢字使用管理規定》，「向臺灣、香港、澳門地區及海外發行的報紙、期刊、圖書、音像製品等出版物，可以使用簡化字的一律使用簡化字」。所以我們沒有必要在發往港澳臺的函件中使用繁體字。
    七、用計算機起草公文時僅將定稿歸檔。隨著辦公自動化程度的提高，許多文秘人員直接用計算機起草文稿，每次修改也直接在計算機上進行，最後列印歸檔的是定稿。由於定稿無法體現修改過程，一旦文稿出了問題，難以分清責任。同時，由於修改過程被簡化掉了，無法反映公文的處理和運轉情況，檔案的借鑑作用也將大大降低。正確的做法是：把草稿、歷次修改稿和定稿都予以保留，一併歸檔。
    八、用傳真件代替正式文件發文或歸檔。傳真件不能完全代替正式公文。對於重要的公文，雖然緊急情況下可用傳真發文，但發出傳真件後一定要補寄正式公文。另外，由於傳真紙張材料的特殊性，保存不久字跡就會褪盡。所以，不能用傳真件直接歸檔，最好用正式文件歸檔，如沒有正式文件，應先將傳直件複印後，用複印件歸檔。(辦公廳秘書處)

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