年底將近，各大企業年會即將隆重登場，企業通過舉辦年會來展現實力，總結本年度工作並發布下年度工作計劃，打造品牌形象，拓展員工關係。這個時候是負責籌備年會的部門最繁忙的時刻了。策劃好一場有創意的年會活動，得到老闆認可與同事的表揚，也許趁機可以談談加薪的事啦。那麼，該如何策劃一場有創意的年會活動？如何讓活動有效的落地執行呢？需要做好哪些工作，制定多少活動預算，配備多少活動人員，以及用多長的時間進行籌備呢？相信很多人都會有過這些困惑和疑問，北京佳宣文化傳播有限公司（簡稱「佳宣傳播」）建議做好以下三個階段的工作。
第一階段：策劃提案
場地確定
首先要提前至少一個月進行場地的預訂，因為企業都集中在年底舉辦活動，會場的預訂會非常緊張，定的越早費用可談，場地可選，在預訂之前要對參會人數進行充分的預估，沒有參會人員數據，就沒法進行下一步，更無法確定預算等其它事項。在確定人數後，要篩選出三家會議場地進行比較，因為每家的情況不同，要進行實地考察，確定細節，貨比三家後再最終選定。
主題策劃
在方案審定後，就要進行主題內容的策劃了。一個好的年會主題一定是要緊扣公司本年度工作成果和下一年度的經營方向，要體現公司的價值觀和文化，一場好的公關活動策劃，要經歷從最初的一個點子，通過不斷反覆討論來完善修改，最後變成了一個大創意。要高度的提煉和總結，形成視覺形象符號。每個人可以腦洞大開、集思廣益、天馬行空的提出幾個主題，進行頭腦風暴，要體現出高水準的創意，也可以藉助外部會務公司協助策劃完成，畢竟一場大規模的會議活動最終還是要外部服務公司來落地執行的，服務公司可大大節省時間，提高效率。
方案編寫
在確定場地後，接下來就要進行方案的編寫工作了，時間、地點、參會人員、會議目的、會議預通知、會議大概議程、費用預算等，方案要經過反覆討論、完善、修改，上報後進行最終的審定。
活動議程
接下來，最關鍵的環節就是活動議程了，要充分考慮本次活動的重點事項和環節，緊緊圍繞主題元素進行內容策劃，做到形式和內容完美結合，整個活動節奏緊湊不拖拉，氣氛熱鬧、歡快。
第二階段：落地實施
確定人員
要設置專門的會議部門，成立會議小組，設置總負責人，確定每個工作人員的職責和工作內容，並進行相關人員協調、並做到有效監督與指導，確保工作進度。
外部服務商確定
篩選執行力強的會議服務公司來配合方案的落地執行，包含會場的搭建、視覺形象的設計製作、氣氛布置、道具製作，燈光音響設備、彩排演練等環節都是必不可少的，要反反覆覆確定溝通、確定、落實、要把控好細節，細節決定成敗。
方案調整
方案再好，也是方案，在執行過程中，都會出現各種問題，面臨新的問題要及時進行修正和把控，是否有超預算、人員變動等等的備選預案，這些是對策劃方案的檢驗，是對組織者臨場控制與豐富的會議策劃、組織、實施經驗的考驗。
落地實施
在實施階段，現場的整體把控和氣氛的調動尤為重要，需要進行充分的彩排，主持人必須熟悉整個會議的議程和環節及公司重要的領導人物，並具備超強的臨場掌控的能力，通過主持人的串聯讓整個活動節奏有序，豐富而精彩。
第三階段：效果評估
活動總結
舉辦完活動後要進行充分有效的評估工作，形成會議總結報告，總結好的和壞的問題，主觀和客觀的原因，對實際費用進行統計並和預算進行比較，避免下次再出現同樣的問題，還要整理好各種會議資料等等。
佳宣傳播認為每一場會議或者活動要解決的就是人、財、物資源的調配問題，並在會前、會中、會後三個階段做好有效把控，既要有創意爆棚的策劃方案、完美的視覺形象、又要有可落地的執行方案，並有備選預案進行及時修正和調整，把握好細節。