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今天分享的書籍是《精益工作法》。
作者丹·查納斯，美國知名記者、作家，曾於2007年獲得普利茲新聞獎學金，並著有《大回報：嘻哈商業史》等作品。
作者看到了世界頂級大廚在做準備工作時，」精益部署」的獨特價值。他走訪了上百名烹飪界的專業人士，寫成了這本書。精益工作法，其實就是把精益部署和辦公室工作結合起來的，一套完整的方法論。
01、什麼是精益工作法
什麼是精益工作法呢？前面我們也說了，精益工作法其實就是把精益部署和辦公室工作結合起來的，一套完整的方法論。精益工作法包括兩個方面，第一，利用好我們的工作時間；第二，利用好我們的工作環境。
1、工作時間
對於一個大廚來說，他們最重要的工作不是把菜做好，而是把準備工作做好，也就是合理的安排工作時間。為什麼這麼說呢？因為在餐廳的菜單中，隱含著大廚對顧客的一個重要承諾，那就是「按需供餐」。就是說，菜單上邊的東西隨便點，你能點我就能做。要履行這個承諾，做到「按需供餐」，大廚一般在頭天晚上工作結束後，就會讓所有助手們，著手制定第二天的計劃，避免第二天漏掉東西，手忙腳亂。
比如，寫清楚明天需要用到的工具、食材，供餐前用到哪些，供餐中又用到哪些。由於後廚中的灶位分很多種，有燒烤、炒菜、煎炸、甜點、開胃菜等等。對於每個灶位來說，他們都需要做哪些操作，這些操作的先後順序是什麼，每一步操作大概需要多久。如果是準備宴會，會具體到幾點幾分切片、幾點幾分裝盤，這些都需要寫清楚。精確到這個程度，一個合格的行動計劃才算是完成了。
但是我們職場中的很多白領，在開啟新的一天工作時，沒有任何計劃可言。每天早晨匆匆趕到辦公室，臨時做決定，蒙頭就幹，幹到哪兒算哪兒。其實，很多人都曾經嘗試著制定每天的工作計劃，但卻很難嚴格地去執行，最後不得不放棄。為什麼會出現這種情況呢？
首先，把工作計劃當作清單。很多人在做計劃時，只是單純地把要做的事情，逐條記錄下來，一列就是幾百條，導致越看越頭大。不僅不能起到任何計劃的作用，反而會增加你的心理負擔。而真正好的工作清單，是需要我們嚴格的執行才行，把它形成一個精確的時間表。
其次，清單排序混亂。很多人列了清單之後不知道先幹哪些後幹哪些，這就是我們所說的排序混亂。而我們所需要做的就是像大廚一樣，按類別把待辦清單進行排序。
比如，大廚會把待辦事項，分配到後廚的每個灶位上，燒烤這邊的待辦事項組成一個排序，煎炸的待辦事項又組成另一個排序。
我們也可以學習大廚的排序方法，想像我們工作有若干個灶位可以利用。比如，對於一名銷售來說，他擁有的三個灶位，可能就叫做內部溝通、拜訪客戶，還有學習產品。三個灶位幾乎可以承接他所有的待辦事項。這就相當於把待辦事項分成了三類。分類之後再排序，哪些客戶要優先拜訪，哪些產品要優先學習，這個邏輯就容易理清了。然後，只需要把每個灶位上，排在最前的幾件事放進時間表裡就可以了。
最後，缺少時間慣例。那麼我們應該怎麼安排時間段呢？為了提高工作的效率，我們就需要讓自己「時間慣例」。也就是說，用特定的時間，做特定的事情。
比如，你在早上7點到8點受到的幹擾最少，適合我們做一些創造性的工作，那麼我們就可以把它作為一個工作慣例。像寫作、閱讀或工作報告等這些有挑戰性的工作，你就可以把它們優先安排到這個慣例來執行，指定特定的時間段。再比如，如果你每天下午4點這個時間段工作效率不高，如查看客戶郵件；把需求發給合作方，請合作方出設計方案等等這些工作。我們就可以把它們優先安排到這個慣例來執行。
慣例的設計沒有固定的類型，完全取決於你自身的需要。當你的時間表上確定了大量的慣例，你就有了一個可以重複使用的框架，判斷哪些事適合放在哪個時間段，會變得非常簡單。除了時間安排之外，大廚們的精益工作法，還有一個很重要的因素，那就是對於工作空間的管理。
2、工作空間
大廚們堅持幾條指導原則：食材應該靠近廚師身邊且彼此靠近；每道菜的食材應該按照入鍋或裝盤的順序排列，並分「區」放在一起；廚師不能在分散放置的食材中到處亂找；廚師手的移動應該以英寸計，而不是以英尺計；食材和工具的擺放每天都要保持不變，這樣廚師就能熟悉並記住他們在空間中的動作。廚師站在灶位、食材和工具這個三角形的中心，一旦烹飪啟動，他可以保持雙腳原地不動地把菜做完，中間沒有任何不必要的停頓。
不但如此，這樣安排空間，還能在很大程度上保證，工具用完後放回到它們應該在的位置上，做菜時產生的廢料，會及時出現在垃圾桶中，手上的汙漬，會在第一時間清理乾淨。總之，大廚會要求自己邊幹邊清理，始終把工作環境保持在最佳狀態上。
想像一下我們平時辦公的時候的樣子，花幾分鐘尋找一件重要的物品，花幾個小時重寫某個丟失的文件。這就是缺乏空間管理的表現。工位雜亂往往意味著頭腦混亂，這會讓你時不時犯一些低級錯誤。相反，整潔有序的空間，會帶來愉悅和平靜，讓你在應付各項工作時更加從容。所以，辦公室的空間管理絕不是可有可無的。具體怎麼做呢？
比如，你工作時用的電腦，可能是辦公室最重要的工作空間之一。我們都知道，要把不同的文件、資料，存入不同的硬碟，不同的文件夾中，方便下次找到。這是我們都會做的。但問題是，一旦出現了新的物品、新的文檔、新的信息，隨著這些內容越來越複雜，越來越混亂，你應該怎麼辦？
精益工作法給我們的建議是：為每個空間都指定一個中轉站。比如，辦公桌上放一個專門承接新物品的盒子，電腦中指定一個專門存放新文檔的文件夾。如此一來，新進來的物品和文檔就不會被你隨手亂擺亂放，打亂原本設計好的空間布局。每天下班前，都應該抽出時間，檢查你的記錄本、郵箱、微信甚至是手機相冊，看看空間裡有沒有新增加的待辦事項，是不是已經不重不漏地轉移到清單裡。
02、如何運用精益工作法
精益工作法，還有一項重要的內容，那就是真正做到「全身心投入」。怎麼做呢？
1、覺知能力
所謂的「覺知」，說的是從環境中收集信息。有經驗的大廚能夠屏蔽幹擾，對亂七八糟的信息充耳不聞，視而不見，專注地進入深度工作的狀態。與此同時，他還能在多個感官、多個頻道上及時、準確地捕捉到真正重要的信號。他需要用味覺判斷菜裡會不會少用了一種規定的輔料，用嗅覺發現空氣中是不是瀰漫了不正常的氣味，用眼睛監督廚師的操作是不是規範。
在辦公室我們同樣需要這種恰當篩選信息的能力。比如，有沒有因為禁止了郵箱的彈窗提醒，遲遲沒看到老闆給你發的郵件？那麼你可能需要給老闆設置成VIP郵件，讓他享受隨時隨地在電腦和手機上同時彈窗的待遇。更重要的是，有哪些方面我們應該減少覺知。比如，瀏覽網頁。找到可控和不可控的幹擾，然後想辦法避免這些幹擾。
比如，總是忍不住想要翻一翻手機，看看有沒有什麼重要信息，像郵件、微信。首先，我們可以在手機上設置一個半個小時響一次的鬧鐘，之後創建一份檢查清單，列出所有你忍不住想翻看的內容，微信、微博、郵箱，但凡平常讓你欲罷不能地打開看一下的軟體全都寫上。然後，關閉手機和電腦的網絡連接，去做你真正想做的事情。半個小時後鬧鐘響了，拿起清單，挨個檢查這些內容，是不是有了新的推送。如果有，給自己5-10分鐘時間做出快速的處理，過後再次進入斷開網絡連接的狀態。
2、「務必完成」的心態
想像一下我們很多人的工作狀態，一封郵件寫了一半，一時間不知道怎麼說，存成草稿，回頭有心情了再寫；一個方案有了初稿，需要找幾個人一起把方案定下來，算了，手頭項目那麼多，先忙點別的，下周再組織研討會不遲。這就是欠缺了「務必完成」的心態。
這樣做的就會導致有很多工作放下來以後就不去做了。直到你的上級或你的客戶忍無可忍地來提醒你，或者約好的時間節點馬上就要截止，你才慌慌張張地把那個半成品調出來走完剩餘的幾步。站在其他人的角度看，你已經做了多少不重要，90%和0%沒有太大區別，都屬於未交付、未完成的狀態。
另外，欠缺完成的心態會讓你開啟過多的任務，造成工作空間的擁擠和混亂。同時它還會佔據你的思想，每次想到這麼多沒完成的事，心頭都掠過一絲焦慮，讓你承受額外的壓力。那麼，怎麼培養務必完成的心態呢？關鍵是要分析導致你做事難以完成的障礙是什麼。
比如，有可能是你有拖延症，也有可能你是盲目樂觀，總會認為自己會在較短的時間完成任務。也可能是你貪多求全，喜歡把很多件事同時往前推進，認為這樣比一件件做來得要快。也可能是完美主義傾向，工作當然要追求卓越，但卓越不是完美，而是高質量的完成。我們要警惕這些心理障礙。還有你會遇到另外一些情況，比如你的領導經常不拍板、不回復；你的同事經常請你幫忙，你礙於面子放下自己的事跑去幫助他們。這就需要你想辦法通過溝通，排除這些障礙，為完成工作創造一個好的條件。
我們可以在每天下班前留出足夠的時間，用來對工作現場進行整理。比如，重要的資料收納在一起，保存在特定的位置，其餘的資料歸檔或者刪除；明確下次要做的第一件事，放到待辦事項清單裡，進入第二天的工作計劃等等。
最後的話：
精益部署包括三個元素：準備、實施、保持清醒專注。通過精益部署，這些優秀的大廚便能夠在混亂的環境中專心工作，並且不斷梳理和優化自己的烹飪流程，從而有序、順利地完成全天密集的烹飪工作。 實際上，精益工作法也可以為我們所借鑑，它不僅適用於職場，也適用於家庭生活。
我們可以像知名大廚那樣，對需要完成的各項任務進行謹慎思考，提前規劃，做好準備工作，合理安排時間，進而積極專注、有始有終地完成。同時，不斷進行總結、反饋、修正，讓自己持續進步。