6月20日，由上海國家會計學院主辦，用友、元年科技、中興新雲、金蝶集團、浪潮集團聯合主辦的「信息技術賦能會計融合創新」高峰論壇暨2020年影響中國會計人員的十大信息技術評選結果發布會在上海國家會計學院國際會議中心順利舉行，本次論壇揭曉了2020影響中國會計從業人員的十大IT信息技術的評選結果，並邀請各界嘉賓對入選的十項當前影響的信息技術和五項潛在影響的信息技術進行深入解讀。
電子檔案在本次評選中排名第四。對此，上海財經大學會計學院會計與財務實驗室主任、副教授、博導饒豔超和桂林電子科技大學商學院副院長李立成分別進行了分享解讀。
電子檔案是一項非常基礎並且已經落地的技術，對於日常工作的影響是顯而易見的。國務院總理李克強2019年10月8日主持召開國務院常務會議，討論通過《中華人民共和國檔案法（修訂草案）》（以下簡稱「草案」）。草案圍繞完善檔案管理相關制度，規定了機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案管理責任，增加了檔案信息化建設的規定，明確了電子檔案的法律效力，並擴大檔案開放利用，縮短檔案封閉期。會議決定，草案經進一步修改後提請全國人大常委會審議。
電子檔案的技術定義
電子檔案，是指通過計算機磁碟等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互 關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。檔案行業標準中對於電子檔案進行了專業技術定義，是指具有憑證、查考和保存價值並歸檔保存的電子文件。其中，電子文件指國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。
從專業技術定義中可以明確電子檔案是一組技術的組合，涉及各種各樣不同數字信息記錄、形成、處理、存儲、傳輸技術，可以分別從內容、結構和背景方面進行理解。內容是指以字符、圖形、圖像、音頻、視頻等形式表示的電子檔案的主題信息。結構是電子檔案的內容組織和存儲方式，包括邏輯結構和物理結構。邏輯結構指電子檔案內容各信息單元之間關係的描述而物理結構表示電子檔案在存儲設備或載體中的存儲位置和文件格式。電子檔案、電子文件的內容和結構還會受到背景影響，背景是電子檔案形成、傳輸、使用和維護的框架，包括行政背景、來源背景、業務流程背景以及技術背景等。
對會計人員的影響
電子檔案對於會計工作有非常直接的影響，雖然電子檔案比較基礎，但會計檔案在會計人員日常工作中是非常關注、重視的技術。會計文件的立卷、編輯會計檔案目錄、會計檔案的移交、會計檔案的分類與排序、會計檔案的電子化管理等。
《會計檔案管理辦法》對會計檔案進行了定義，會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。《會計檔案管理辦法》對於電子會計檔案包括的內容也進行規範，包括：會計憑證、會計帳簿、財務報告以及其他會計資料。其中其他會計資料不僅包括銀行對帳單、納稅申報表等常規資料，還應當包括會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及會計檔案的鑑定意見書，因為這是和檔案管理本身相關的資料，這些資料的存儲、保管和生成也是需要特別關注的。隨著信息技術的應用今後會計檔案的範疇將進一步拓展。
近年來，會計檔案電子化穩步推進。2012年財政部、國家檔案局陸續組織部分信息化程度較高的企業和地區開展會計檔案電子化管理試點工作。2013-2014年財政部、國家檔案局、國家稅務總局、國家發展改革委專門針對電子發票的入帳和保管問題多次開展研討，並組織部分企業和地區開展電子發票及電子會計檔案管理綜合試點工作。2015年財政部、國家檔案局79號令頒布的新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入帳、歸檔、保管等均可以實現電子化管理。2020年財政部、國家檔案局6號文頒布關於規範電子會計憑證報銷入帳歸檔的通知，指出來源合法、真實的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力，進一步對企業外部憑證電子化歸檔提供了指引。
行業相關產品
電子檔案技術的應用對於其他信息技術的應用都有一定影響。與電子檔案技術相關的產品範疇包括電子發票系統、稅務系統，同時也包含各類業務系統。實際上電子檔案的最初數據來源是業務系統。業務系統是形成或管理機構活動數據的計算機系統，是電子檔案相關產品中必不可少的一部分。電子文件管理系統是業務系統的一個子系統，是用於形成、處理和維護電子文件的計算機信息系統。
電子檔案管理系統、數字檔案館以及開放檔案信息系統也是電子檔案行業相關產品。電子檔案管理系統是對電子文件、電子檔案進行捕獲、維護、利用和處置的計算機信息系統。電子檔案管理系統通常用於電子檔案形成單位，更注重對電子檔案的管理。系統通過維護元數據及電子檔案之間的聯繫，支持電子檔案作為證據的價值。數字檔案館是運用現代信息技術對電子檔案及其他數字資源進行採集、存儲、管理，並通過各種網絡平臺提供利用的檔案信息集成管理體系。開放檔案信息系統是一個由人和計算機系統組成的有機體，承擔保存信息並將其提供給指定用戶的責任。開放檔案信息系統旨在為信息系統建立一個參考模型，以維護信息系統中數字信息的長期保存和可存取。「開放」一詞表明與其相關的建議和標準是以開放形式產生的，並不表示對開放檔案信息系統的訪問不受限制。
就電子會計檔案而言，電子會計檔案包含ERP、財務共享中心、電子發票服務平臺、國庫電子憑證等業務系統。通過業務系統採集至電子憑證庫或者通過實體影像庫形式進入電子會計檔案庫中，最終在數字檔案館進行保存。類似電子檔案產品的解決方案，實際是企業信息化建設最後一公裡的保障。
對會計人員的學習建議
總體而言電子檔案的直接影響是工作效率明顯提高，電子檔案採集過程、申請借閱和歸還效率也非常高。對於會計人員，現在還存在一些對於電子檔案認知和理解以及應用上的差異，建議結合電子檔案公認特徵，針對這些特徵按照企業不同的信息化需求以及不同企業、不同場景對於電子檔案的保存價值需求，尋找會計信息化應用和電子會計檔案推廣普及中涉及會計基礎工作的重點、難點問題，包括對於電子檔案管理高效性、安全性、無紙化自動歸檔要求。
同時學習最新的會計檔案電子化管理理念、技術和應用以及與會計檔案相關的法律法規，對於特定電子會計檔案產品的功能和核心價值進行深入的分析，結合不同的應用場景和保存價值的需求進行匹配。
（上述內容為根據速記稿採寫，未經嘉賓審核）
在線專家解讀
李立成
桂林電子科技大學商學院
副院長
專家解讀：
電子檔案是基於網際網路，運用計算機開具、傳輸、接收和存儲的標準化的數字電文形式的憑證，它能把紙質檔案及其它載體的檔案資源轉化為數位化的檔案信息；是一種融合雲計算、大數據、區塊鏈和人工智慧等新興信息技術，並擁有完善的安全管理機制的數位化檔案存儲方式；能實現檔案管理的信息化、實時化和低成本，做到「數出一門，資源共享」。電子會計檔案是電子檔案的重要組成部分，包括電子發票、電子行程單、銀行電子回單、XBRL財務報告等，它的廣泛應用，有助於實現企事業單位和政府部門的財務管理數位化轉型，讓會計創造價值，推進數字經濟建設。
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