數位化文檔流程賦能人力資源發展,助力企業數位化轉型

本文作者為：Adobe Document Cloud亞太區總監, 亞洲人力資源經理Chandra Sinnathamby

     企業人力資源團隊從新員工招聘到入職的過程中，需要處理大量諸如掃描、傳真和列印等耗費時間的人工文書工作，然後這些資料才能發送給各職位的候選人和各部門的負責人來查看並籤署文件。這些繁瑣重複的耗時流程不僅對新員工和內部人員造成負面影響，還會由於大量的文書工作和這些易錯的工作流程導致各方陷入低效的困境。     因此，數位化文檔流程是實現全面數位化用戶體驗中最自然的第一步。數位化文檔流程簡單來說就是實現無紙化辦公，它的出現不僅能夠減少操作過程中數據的重複和不確定的風險，還能簡化團隊內部工作流程，節約時間和資源，從而提升每日的工作效率。     對於人力資源團隊來說，數位化轉型能幫助他們在員工註冊、入職和服務的過程中降低因人工和紙質文件流程所消耗的成本，從而賦能人力資源團隊增速提效，幫助他們將更多的時間投入到創新工作，在企業的關鍵業務中發揮價值。     數位化文檔流程的優勢     如今，我們正處於一個體驗式商業時代，「客戶體驗」成為了決定商業活動能否成功的關鍵競爭因素之一。想要聘得人才的企業首先需要意識到整體的品牌體驗影響著客戶體驗，相應也影響著應聘者對公司的第一印象。因此，為了傳遞優質的體驗，企業需要先把員工作為他們的「初始客戶」。數位化文檔流程能幫助企業樹立良好的第一印象、設立積極的員工期望，並在員工工作周期中持續滿足他們的期待。     數位化文檔流程的核心優勢包括：提高商業回報、改善員工工作面貌和提高生產效率。     · 獲得更高的商業回報   在當下快速發展的市場環境中，如果文件審核和合同籤署的時間過長，企業就無法滿足現代化辦公的要求。如今，基於紙質文件和手寫籤名的流程正在被快速淘汰，數位化文檔流程的出現，能幫助業務人員在短時間內完成工作，而非花費幾周的時間。     IDC曾針對銷售、人力資源、採購等領域的1500名直線業務高管進行了調查。結果顯示，簡化處理文件的工作流程大約能增加36%的收入，減少30%的成本，降低23%的商業或合規風險。因此，數位化文檔流程的應用，能夠幫助企業獲得更高的商業回報。     · 改善員工工作面貌，提高生產效率    千禧一代作為數位化時代的主流用戶，數位化文檔流程的省時與便捷性更能滿足他們應對靈活商業環境的需求。在Adobe面向全球辦公室的工作人員進行的「辦公卡紙」調研中，61%的受訪者表示，他們更願意在數位化的環境下辦公。55%的辦公室工作人員表示，因處理紙質文件所帶來的人工和低效的工作流程所產生的壓力使他們無法專注於核心業務。     除了生產效率的提高，員工更希望自己在目光長遠、思維超前的企業工作。數位化文檔流程能幫助員工感覺到自己的公司處在時代前沿，成為值得他們所驕傲的事情。     實現數位化工作流程的關鍵     企業數位化轉型的過程深刻影響著企業的方方面面，例如：流程、基礎設備、系統、商業模式、市場策略和客戶觸點。成功的數位化轉型應該是企業以創造優質的用戶體驗為核心，從內到外的一項工作。優質的數位化體驗可以為企業帶來更有意義、可衡量的影響，還可以改變企業從事商業活動的方式。     企業的人力資源團隊想要實現數位化工作流程，應具備以下幾點：     · 選擇正確的流程    人力資源團隊開始數位化工作的最佳方式就是先確定在轉型中對企業最有益的工作流程。     · 與利益相關方合作    除了選擇最有益的工作流程，人力資源團隊還需要與部門領導、員工、IT和法務等部門合作，幫助他們了解自己的需求和痛點，找到最佳的團隊整合與合作方式。     · 制定長期解決方案    數位化轉型是一條新的數位化之路，這個過程並不是購買一個解決方案或一個一次性的工具。企業在實現數位化工作流程的過程中應著眼於全面的解決方案，與現有的技術投資相結合，以長期發展的眼光刪減低效的環節。這樣的解決方案不僅容易上手而且方便實施。     數位化文檔流程的未來     數位化文檔工作流程的未來與我們所認為的「未來的工作」有著緊密的聯繫。對於Adobe而言，自動化流程會讓企業中所有員工更輕鬆、高效地工作，節省更多的時間完成需要創意和具有核心價值的工作。     Adobe 2017年發布的亞太區「工作大未來」調查報告顯示，越來越多的人們在討論如何利用自動化取代人工工作流程，讓他們有更多的時間專注於更具創意性和戰略性的核心工作。在參與調查的中國員工中，98%的人表示願意嘗試新的數位技術來提高日常工作的自動化水平。66%的中國員工還指出，科技為提高生產力所作的最大貢獻就是讓自己可以全天候使用各類設備在任何地點工作。     Adobe一直通過內容的數位化幫助企業實現數位化轉型，通過在增強現實、虛擬實境、語音等新興科技領域的不斷嘗試和創新，改變未來文檔的呈現和互動方式。未來，Adobe期待在數位化領域引入更多的創新內容，幫助更多的業務人員和企業更智能、高效、更有成就感地完成工作。    關於Adobe Document Cloud   Adobe Acrobat DC作為Adobe Document Cloud的核心，是一款優秀的PDF解決方案。Adobe Sign作為電子籤名解決方案，是一個連動性強大的行動應用程式，可以為用戶提供在任何移動裝置下進行電子籤名和發送文檔的服務。Acrobat和Acrobat Reader同為分布廣泛的軟體之一，用於全球超過十億臺桌面和移動裝置。     關於Adobe     Adobe正通過數字體驗改變世界。了解更多信息，請訪問http://www.adobe.com/cn。關注Adobe官方微信號「AdobeChina」，以及中國官方微博http://www.weibo.com/adobechina?is_all=1，獲取更多新聞、更新、促銷等信息，並與Adobe中國本地團隊進行互動。

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