商務會議活動策劃布置的10大法寶

商務會議活動策劃布置的10大法寶

商務會議活動策劃布置的10大法寶，你都了解嗎？企業經常為一些新產品宣揚推廣會、大型培訓交流會議、上市公司年會、招股會、答謝宴會、項目招商會、項目發布會、企業慶典等商務會議活動，由於活動的策劃的流程比較複雜，一般場大型的會議活動都會請專業的活動策劃執行或會議場地布置公司，鄭州道清文化傳播有限公司作為一家專業的活動策劃執行、會議場地布置公司，今日就帶大家來了解下商務會議活動的10大法寶。

一、商務會議活動的初衷和目的

首先要與活動甲方交流好活動需求，一般包括商務會議活動的類型、主題，參加活動人數，商務會議活動的舉行時間，具體甲方想達到什麼樣的訴求。活動策劃公司需要明確目標。

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二、商務會議活動的策劃方案提出

依據商務會議活動的具體需求，會議策劃的計劃：場所挑選、日程組織、會議的項目、餐飲住宿組織等等，需求考慮到每一個細節。儘可能做到面面俱到，但是前提是跟甲方充分的溝通，儘量在預算之內進行策劃方案。

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三、場地勘驗與預定

場地的預定需要快速，因為很多時候因為場地檔期從而造成活動方案的改動，或者達不到理想的效果。所以我們建議需要快速考察籤訂。

四、商務會議活動策劃的落地方案推敲

與甲方充分交流策劃思路，並做出落地計劃，落地方案已定要便於後期會議場地布置公司的實際操作。一般儘量採用常規出租活動搭建物料，比如，桁架、舞臺、燈光、音響、大屏、truss架等等。如果有一些特殊的活動道具，需要提前製作，協調場地、以便於後期施工的方便。

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五、會議執行合同的籤訂

再與活動甲方確認策劃方案後，兩邊籤訂合同（主要是一個價格商定以及合同細節的推敲），儘可能的吧雙方的各自責任和義務表達清楚，以便於對雙方的法律約定。

六、甲方支付預付款項

籤訂好活動策劃執行合同後，甲方需求預付一定數額的款項，這樣整個會議過程就會順利推進，由於酒店預定需求預付款，其他會議場地布置的物料預定也需求預付款，這是合同中的延續。

七、場地的預定以及活動物料製作預定

活動場地的預定、活動會議場地布置的物料製作，或者租賃，常規物料比較好預定，屬於租賃範疇，比如桁架、舞臺、燈光、音響、大屏、truss架等等。（這裡我們推薦鄭州道清文化傳播有限公司，這是一家有著自有倉庫一手物料的活動物料供應商）但是非常規出租活動物料，需要我們提前安排製作。

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八、商務服務招待

招待是商務會議活動的核心部分，一般包含商務會議活動的參加人員的接機、商務宴請、會議學校、會議召開時的工作安排、住宿等。

九、商務會議匯總和結算

在商務會議活動完畢之後，核對各類文件，按合同和策劃公司或者會議場地布置公司進行據實結算。

十、商務會議活動復盤

最重要的地方，也是最容易忽略的一項任務是活動完成之後，活動主辦方和活動策劃執行公司進行一下復盤，找出這次活動的問題和亮點，然後根據需要對來賓進行回訪，這樣做到，會散人不散，人心齊泰山移。為下次活動的成功舉辦打好基礎。

鄭州道清文化傳播有限公司作為一家專業的活動策劃執行、會議場地布置公司，以上就是為就帶大家來的商務會議活動10大法寶。