會議是促進團隊建設和強化團隊成員的期望、重要性以及對項目目標投入的工具。在會前、會中和會後，召集或主持會議的人應採取多種措施確保會議的效率。項目會議類型通常有3種：情況評審會議、解決問題會議、技術設計評審會議。
01 會議籌備
一般來說， 高效的會議管理者在籌備會議時可以根據5W1H原則確定有關會議準備的6個問題。
5W1H1)為什麼要提出這樣的計劃，採取這些措施?為什麼需要這樣改進?回答採取措施的原因（ Why)?2)改進後要達到什麼目的?有何效果(What)?3)改進措施在何處(哪道工序、哪個環節、哪個過程)進行( Where)?4)計劃和措施在何時執行和完成(When)?5)由誰來執行(Who)?6)用何種方法完成(How)?
1.明確會議目的
會議目的是指會議召開的理由，是指通過會議的方式有效解決的問題。如果信息能夠通過備忘錄和電話傳遞，或者與會人員未做準備，或者關鍵人員不能參加，或者會議成本超過其可能的潛在收益，或者即便納入日程但開會無益，會議就不應該召開。
2. 確定會議議題
設定會議目的和目標後，要想高效率地召開會議，必須擬妥相關議題。首先，議題必須緊扣會議目標。凡是與會議目標無關的議題都不要列入會議議程，以免分散會議主題，延長會議時間，引起不必要的麻煩。其次，各項議題之間最好存在有機聯繫，且按合乎邏輯的順序排列，只有這樣，才能使會議得以順利進行。最後，應清楚地指出各項議題所需的討論時間，使與會人員做到心中有數。
3. 確定會議場地
確定好會議的主題和議題之後，要相應進行一些會議的輔助性準備工作，包括選擇會議場所、布置會場和做其他一些物質準備工作。
確定會議地點，一般要遵循交通方便的原則。可能的話，應是離與會者工作或居所較近的地方，以保障與會者能方便及時地趕到。會場應該能夠適應會議的級別和與會者的身份。會場的照明情況也很重要，光線明亮會使人精神振奮，提高會議效率。
4. 選定會議時間
選定開會的時間與時限也是一項不可忽視的準備工作。在考慮會議的時間時，應注意以下幾點：
1)要有充足的準備時間。除非是處理緊急的突發事件，否則，充分準備都是召開會議的必要
2)要考慮到與會者的工作時間及協調。
3)明確規定會議的起止時間，在會議通告書上說明，並提醒與會者準時參加。
5. 確定與會者
與會者指應邀參加會議的個人。與會者一般可以分為會議主席、 會議成員和會議工作人員三類。在有效的會議管理中，決定與會者群體的規模和構成是非常重要的。會議可能由於太多或太少的人員參加或不恰當的人員結構而流於失敗。
6. 制訂會議計劃
一般而言，會議的進行程序可分為4個階段：
1)開始階段。主持人宣布正式開會，說明會議的目的及意義，介紹與會的重要人物，提醒與會者注意相關的會議事項。
2)討論或報告階段。與會者在主持人的引導下分別針對會議目標提交報告或討論。
3)總結階段。在與會者充分討論後，主持人應將各種意見加以整理、評價、得出結論或引導大家進行表決。切忌議而不決，浪費時間。
4)結束階段。在宣布散會前，主持人或會議秘書應再次確認會議結論，以取得與會者認同。散會時，主持人應感謝大家的合作。
7. 會議議程
會議議程的確定指的是會議的實質性進程管理以及用以確保會議有效的手段方法。最常見的會議主要議程可以分為7個步驟：回顧，介紹、制定規則，報告、演示，參與、總結。會議議程準備應包括以下4個方面：以次序排列出議程，對歷史項目的討論準備支持性文件，準備好具體議題，確定下次會議的時間、地點等。
02 會議組織
1.明確與會者角色
在確定與會者的人數和結構之後，會議組織者必須明確與會者的角色安排。
1)主持人責任
①會前
會議目的：會議是為了交流信息，計劃、收集情況或意見，制定決策、解決問題，還是為了評估項目進展情況。
議事日程：包括會議目的，主題、 每個主題的時間分配及誰將負責該主題發言或主持討論。
與會人員：確定誰需要參加會議。參加會議的人數應是能達到會議目的的最少人數。
時間地點：確定會議的時間及地點。
會議類型：是情況評審會議、解決問題會議，還是技術設計評審會議。
應放發的材料:包括會議議程和會議發言或報告的資料，或在會前需要評審的文件資料。
②會間
創造和諧的會議氣氛，宣布開會、控制議程、鼓勵討論、總結髮言、控制發言、作出決議、確認行動和責任。
③閉會
尋找同意成不同意點、限制討論、鼓勵所有的人參與、定期總結同意或不同意點。
④會後
回顧會議情形，評價會議進展情況和結果。
2）記錄員責任
①會前
檢查會場情況，通知會議參加人員，準備必要的文件、資料、茶點、座位、視聽設備。
②會間
記錄會議備忘錄，與會人數、應採取的行動、具體實施人員及實施約束。
③會後
備忘錄整理成文，核對必要事實數據，向主持人遞交備忘錄並與之達成一一致， 做發備忘錄。
3）會議成員責任
①會前
研究問題、記住開會時間地點、準備在會間發揮作用。
②會間
傾聽他人觀點、積極發表自己意見、與主持人密切配合。
③會後
努力完成會議安排的各項任務。
2.會議開始
會議應當在一種和睦活躍的氣氛中開始。大部分會議先由主持者介紹與會人員，主要包括與會者的姓名、身份，有必要時也可以介紹與會人員的工作經歷和工作業績。
常用方法有：
1)自我介紹。與會者分別進行簡短的自我介紹，說明自己的姓名、身份、背景情況等。這種介紹可以是按照一定次序進行的，也可以是隨意的、無序的。介紹時，通常應起立、脫帽。
2)相互介紹。這種介紹將自我介紹與他人介紹結合起來，通常按照座次或按事前編排好的次序進行。
3)主席介紹。由會議主席一一介紹參加會議的人員情況， 這一方法適用於主席對與會者的姓名、身份比較熟悉的情況。介紹到哪一位與會者時， 被介紹者應起立、脫帽，向大家點頭示意。
4)名片介紹。通過與會者相互遞交名片進行。
3. 討論主題
主持人應當在會議之前就討論的問題做好充分的準備，對於會議中可能提到的幾種方案有一個基本的判斷。主持人的工作有兩點：一是維持好的會議氣氛， 使會議按照預期的步驟進行下去；二是圍繞會議主題，促使會議獲得一些有意義的結論。
1)營造良好的會議氣氛。
2)熱烈而不失理智的辯論是必要的。
3)組織討論，是達成會議結論的必要途徑。
4))提問是一種很有效的控制方式， 提問的作用主要有：一是可以鼓勵那些保持沉默者多發言；二是可以在主持人認為發言者表達不清時，要求對方將他的觀點表達清楚。
5)主持人應當善於總結，總結的關鍵是要抓住各位與會者發言的內部邏輯，將他們的意見進行分類整理和歸納，得出若干條比較清晰的結論。
6)協調會議中的不同意見。在會議中，各方可能會持不同意見，相互爭執。如果單論已經達到過火的程度、主持人首先應當制止這種爭論，其次應當就各方的不同意見具體進行分析。
7)會議記錄是會議內容和過程的真實憑證。
4.會議收尾
會議結束之後，會議組織者還有很多事情要做。
比較大型的正式會議之後，組織者應將會議的決議和感謝信寄給每位與會者，感謝與會者的參與及在會議上所做的貢獻，並對給予會議支持的各方寄出感謝函。致謝的態度應當熱情誠懸，這樣有利於保持更長期的友好合作。
租借的設備和場地應當及時退回。對於參與會議者遺忘的物品，應當及時與失主聯繫。儘快整理會議記錄，有必要的話還要編寫會議紀要和會議簡報。
有些會議演講者，是要支付演講報酬的，應當儘快將報酬和感謝信送到他們手中。其他一些有關費用，如租用場地費等，應儘快到位，為了填寫支付對方的支票，要設法得到收款方的銀行帳號，收據等。
5.會議備忘錄
任何做出決定的會議都應當記錄決策是如何制定的、最後的決定是什麼、由誰負責哪些行動等重要問題。備忘錄能有效地提供有價值的參考資料，減少在何時、何地、何人所做討論和決策的問題上出現的分歧，並明確和監督責任人的工作落實情況。因此，對於連續性的會議，組織應該完成並保存好備忘錄。備忘錄通常由秘書負責完成，但管理者也應該知道如何寫備忘錄，或者為秘書寫備忘錄提供指導。這也是管理者的基本功。
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這裡有一些管理問題
管理者處於弱勢？如何應對這種弱勢？
識時務是貶義詞，還是褒義詞？
管理者的太極邏輯是什麼？
如何高效管理？
管理思維是什麼？
如何做好可行性研究？
企業成長路徑是什麼樣的？
如何以統一的步驟應對獨特的項目？
如何發現商機？商機怎麼變成合同？
真正出效益的是管理，還是盈利模式？
唯一不變的就是變化，企業如何應對變化？
......
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答案就在
《跟丁教授學項目思維》
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