項目管理方法有很多,從瀑布式(Waterfall)到敏捷式(Agile)、再到敏捷大項目(Agile Large Project)和混合式項目管理方法(Hybrid)。
大多數項目管理有以下5個主要步驟:
1.啟動項目
2.規劃和設置項目
3.開展項目
4.跟蹤和重新規劃項目
5.結束項目
合作項目管理的五步法適用於該範圍內項目的任何部分。在以下情況下,跟蹤項目的高層次細節是引入某些過程的理想方式:
- 你的團隊是項目管理的新手。
- 項目簡單,工期短。
- 你此前管理過此類項目。
首先,在Excel中記錄一些關鍵信息,例如:
- 項目名稱
- 項目經理
- 項目類型
- 開始日期和結束日期
- 項目客戶
- 項目健康
- 有關項目的其他評論
團隊可以使用這些數據,決定如何改進當前項目,以及如何開發項目管理方法。
當你和你的團隊準備好接受更多流程時,請繼續採用以下五步方法:
1.啟動項目
在此階段,項目將得到審批、贊助和資源。你還會決定使用上述範圍來管理項目。當然,你可以在項目進行過程中添加或刪除元素,例如風險。最後,如果你使用的是項目工具,請設置包含文檔和模板的團隊站點。如有需要,請使用項目管理範圍來識別要包含的相關元素。
2.規劃和設置項目
接下來,根據團隊意見規劃項目,涵蓋主要裡程碑、任務、所有者、可能風險等領域。一起規劃項目會增加團隊成員的支持,任何有關任務的問題或疑慮將會浮現。
團隊成員了解項目目標及其在實現這些目標中的作用至關重要。理解「為什麼」是強大的動力。計劃最終確定後,分配任務,並讓團隊成員知道他們的職責。召開項目啟動會議,使用項目管理軟體設置任務,或將兩者結合,與團隊成員溝通計劃。
3.開展項目
此階段將開展真正的項目工作。隨著項目的進行,團隊成員應該能夠快速找到任務、執行任務和更新任務進度,這包括根據需要將任務標記為風險。我們推薦使用合作項目管理工具,讓所有人保持一致意見,提高可見性。
理想情況下,應將單個任務的更新匯總到項目報告中,創建項目的整體畫面。由於你可能會與利害關係人共享此類報告,因此團隊成員隨時更新工作狀態非常重要。項目依賴於協作和溝通,你需要花一些時間定義團隊動力和工作方式,也可以使用以下指導原則:
- 誠信是關鍵。
- 對你的可交付成果承擔個人責任。
- 團隊合作是取得更大成功的關鍵。保持開放態度,期望在可交付成果之外有新任務。
- 出現錯誤。承認並改正錯誤,總是在錯誤中學習。
- 快速處理問題。問題解決後,就別管它。
- 遵守可交付成果的截止日期和籤字日期。
- 投資時間管理實踐,從而兌現你的承諾。
- 承擔賦予你的責任,並為團隊做出貢獻。
- 挑戰方向,然後接受團隊方向。
項目管理的現實是,你的團隊成員可能參與一些項目,並且承擔其他非項目任務。在項目啟動會議上,要求團隊遵循每周的節奏,這樣他們就能掌控任務。
4.跟蹤和重新規劃項目
項目很少按照計劃進行,因此你需要在項目進度表中包含定期跟蹤和重新規劃。在完成一個裡程碑或在利害關係人參與的反饋會議之後,可以進行周期性的重新規劃。
評估項目狀態的方法有很多,包括項目站點中的概覽、與團隊成員開會、即將到來的變更請求等等。審查項目時,應評估問題和風險。問題是指在項目規划過程中發現的風險,現已成為現實。找到並解決儘可能多的問題,因為這些問題可能是項目進度表中最大的障礙。
檢查工作報告是否存在延遲或未分配的任務,並根據需要處理這些任務。在對項目進行重大變更之前,與項目贊助人和利害關係人聯繫,尋求建議和授權。在重新規劃項目之前,確保變更獲得審批和籤字同意。
最後,如果工作量或任務發生變化,一定要告知相關團隊成員。 當然,如果項目在任何階段偏離軌道,請花一些時間進行評估並根據需要重新規劃。
5.結束項目
項目團隊經常直接跳到一個新項目,而不復盤上一個項目。錯過寶貴的審查和學習機會,從長期來看,不利於提高團隊和項目績效。
復盤項目從調查和會議開始,收集團隊成員的意見,你可以用以下三個問題開始對話:
1)一切順利嗎?
2)哪裡進展不順?
3)我們應該怎麼做才能改善下一個項目?
將你的發現記錄在一個重要的位置,任何人在規劃未來的目時都能使用。項目結束的另一個要素是,將新可交付成果的所有權移交給相關利害關係人。舉個例子,IT團隊開發了一個新的公司網站,那麼現在營銷團隊將負責這個網站。
結束項目還可以通過重新分配資源和更新項目文檔來達成,希望你和你的團隊已經準備好以結構化的方式管理項目。
現代項目管理軟體
8Manage敏捷大項目管理軟體(http://www.8manage.cn/pm/agile-largeproject.html)支持上述5個步驟,並為你提供輕鬆規劃,跟蹤和重新規劃功能。最佳實踐是內置的現代項目管理軟體,可以指導你完成整個項目過程。
1.為最終目標建立基線,在每個較小的敏捷項目完成時,8Manage系統自動計算最終目標的完成率;
2.自動化審計跟蹤項目進度,項目相關人能查看全部的項目指標和項目數據,透明度和滿意度獲得提高;
3.創建責任明確的工作分解結構,產品負責人能夠「密切關注」需求,可以微調滿足需求所需的資源;
4.項目信息與業務實時聯動,擁有單一事實版本的當前計劃和狀態,客戶能在每次的 Sprint 周期評審中看到有效功能;
5.持續集成流程和日常健全測試,能在問題失控前,及時採取糾正措施,並且提供持續的反饋,減少溝通障礙。
6.控制可交付成果質量,可視化數據有助對項目成果匯報,並為項目創建文檔庫。
8Manage 敏捷大項目管理軟體最大的特點是令項目既能獲得敏捷遞增的好處,又能與大項目目標對齊。在項目開展過程中,8Manage 有助促進溝通,快速響應客戶需求,不斷適應變化,從而提高了生產率。更多項目管理便捷體驗,歡迎申請演示。
責編：chenjian