內部控制是企業管理當局為保證經營目標的實現而建立的一種相互聯繫、相互制約的控制制度和體系。作為企業自律和自我約束的一種管理手段和技術,在世界上得到廣泛應用。
財政部發布的《企業內部控制規範——基本規範》中對內部控制定義為:由企業董事會(或者由企業章程規定的經理、廠長辦公會等類似的決策、治理機構)、管理層和全體員工共同實施的、旨在合理保證實現以下基本目標的一系列控制活動:企業戰略;經營的效率和效果;財務報告及管理信息的真實、可靠和完整;資產的安全完整;遵循國家法律法規和有關監管要求。
私募基金管理人運營過程中的內部控制,是指私募基金管理人為防範和化解風險,保證各項業務的合法合規運作,實現經營目標,在充分考慮內外部環境的基礎上,對經營過程中的風險進行識別、評價和管理的制度安排、組織體系和控制措施。
內控貫穿於私募投資基金的資金募集、投資運作、運營保障和信息披露等各個環節。
中國基金業協會發布的《內部控制指引》,從私募管理人內部控制的目標與原則、內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通及內部監督等方面的制度建設進行自律管理,構成了私募管理人內部控制的自律監管框架。
私募管理人尤其是具有國企背景的私募管理人,如果由於自身管理要求,想引入和執行一套規範化的內部控制體系,應當參照中基協的《內部控制指引》要求,結合自身的具體情況,建立健全內部控制機制,明確內部控制職責,完善內部控制措施,強化內部控制保障,持續開展內部控制評價和監督。
一、總體目標
保證遵守私募基金相關法律法規和自律規則;
防範經營風險,確保經營業務的穩健運行;
保障私募基金財產的安全、完整;
確保私募基金、私募基金管理人財務和其他信息真實、準確、完整、及時。
二、原則
1、全面性原則
內部控制覆蓋包括各項業務、各個部門和各級人員,並涵蓋資金募集、投資研究、投資運作、運營保障和信息披露等主要環節。
2、相互制約原則
組織結構權責分明、相互制約。
3、執行有效原則
通過科學的內控方法建立合理的內控程序,維護內控制度的有效執行。
4、獨立性原則
各部門和崗位職責應當保持相對獨立,基金財產、管理人固有財產、其他財產的運作應當分離。
5、成本效益原則
以合理的成本控制達到最佳的內控效果,內控與管理人管理規模、員工人數等匹配。
6、適時性原則
定期評價內控的有效性,並根據法律法規和經營戰略、方針、理念等內外部環境的變化同步修改和完善。
三、內部職責
內部控制制度須經私募管理人最高權力機構表決通過,私募管理人最高權力機構對維持內部控制制度的有效性承擔最終責任,經營層負責內部控制制度的有效執行。
四、內部環境
1、私募管理人應當樹立合法合規經營的理念和風險控制優先的意識,培養從業人員的合規與風險意識,營造合規經營的制度文化環境,保證管理人及其從業人員誠實信用、勤勉盡責、恪盡職守。
2、私募管理人應當遵循專業化運營原則,主營業務清晰,不得兼營與私募基金管理無關或存在利益衝突的其他業務。
3、私募管理人應當健全治理結構,防範不正當關聯交易、利益輸送和內部控制風險,保護投資者利益和自身合法權益。
4、私募管理人應當建立健全職責明確、相互制約的組織結構。
5、私募管理人應當建立有效的人力資源管理制度,確保工作人員具備與崗位要求相適應的職業操守和專業勝任能力,管理人至少具備兩名高級管理人員。
6、私募管理人應當設置合規風控高級管理人員,該高級管理人員因失職瀆職導致內部控制失效造成重大損失的,應承擔相關責任。
五、風險評估
私募管理人應當建立科學的風險評估體系,對內外部風險進行識別、評估和分析,及時防範和化解風險。及時識別、系統分析經營活動中與內部控制目標相關的風險,合理確定風險應對策略。
六、控制活動
1、建立科學嚴謹的業務操作流程,對每一個業務環節都制定相應的業務操作流程,並且及時調整修訂,適應新的法規要求和業務需要。
2、建立健全授權標準和程序,確保授權制度在資金募集、投資研究、投資運作、運營保障和信息披露等主要環節始終貫徹執行。
3、建立自行募集和委託募集私募基金的制度。委託募集時,私募管理人應當委託獲得中國證監會基金銷售業務資格且成為基金業協會會員的機構募集私募基金,並制定募集機構遴選制度。
4、建立健全投資業務控制,保證投資決策符合法律法規及基金合同的要求。
5、建立健全私募基金託管人遴選制度,保障資金安全。
6、制定開展業務外包相應的風險管理框架及制度,建立健全外包業務控制制度,確保業務外包安全合規。
7、建立相應的信息系統和會計系統,適應自行承擔信息技術和會計核算等職能的需要。
8、建立完善的財產分離制度,將管理人自有財產與基金財產分離,不得混用。
9、建立健全管理不同類別私募基金利益輸送、利益衝突的防範及解決機制,公平對待管理的不同基金。
七、信息與溝通
及時、準確地收集、傳遞與內部控制相關的信息,確保信息在內部、企業與外部之間進行有效溝通。私募管理人應當建立健全信息披露控制制度,維護信息溝通渠道的暢通,保證向投資者、監管機構及基金業協會所披露的信息真實、準確、完整和及時,不存在虛假記載、誤導性陳述或重大遺漏。
私募管理人應當保存私募基金內部控制活動等方面的信息及相關資料,確保信息的完整、連續、準確和可追溯,保存期限自私募基金清算終止之日起不得少於10年。
八、內部監督
私募管理人應當對內部控制建設與實施情況進行周期性監督檢查,評價內部控制的有效性,發現內部控制缺陷或因業務變化導致內控需求有變化的,應當及時加以改進、更新。
實施辦法包括日常業務中的過程控制和定期檢查。
1、過程控制
一是制定公司的制度、流程,需要合規風控部門參與,確保制度、流程的合規性。二是將合規風控部門的職責體現在日常業務的流程中,對業務環節涉及合規風控的問題進行把關。
2、定期檢查
私募管理人內部對內控進行自查,自查的內容包括兩方面:一是內控制度是否存在問題,是否符合最新的法律法規、自律規則和業務實踐要求;二是內控制度是否得到有效執行。
九、內控制度執行基礎和條件
私募管理人應具備:制度與管理人擬開展的業務匹配,管理人內部組織架構與制度匹配,制度執行有人員保障,合規風控負責人員承諾獨立履行職責等。
十、內控制度的檢查、監督及評價
1、私募管理人應當對內控制度的執行情況進行定期和不定期的檢查、監督及評價,排查內控制度中存在的缺陷及實施中存在的問題,並及時予以改進,確保內控制度的有效執行。至少每年開展一次全面的外包業務風險評估。在開展業務外包的各個階段,關注外包機構是否存在與外包服務相衝突的業務,以及外包機構是否採取了有效的隔離措施。
2、基金業協會對私募管理人內部控制的建立及執行情況進行監督。按照相關自律規則,通過現場或非現場方式,對私募管理人的人員、內部控制、業務活動及信息披露等合規情況進行業務檢查。
十一、檔案管理
1、投資決策、交易資料
私募管理人、託管人、基金銷售機構應當妥善保存私募基金決策、交易等方面的記錄及其他相關資料,保存期限自基金清算終止之日起不得少於10年。
2、投資者適當性管理業務資料
私募基金募集機構應當建立完善的檔案管理制度,妥善保存投資者適當性管理業務資料。投資者適當性管理制度、投資者信息資料、匹配方案、告知警示投資者資料、錄音錄像資料、自查報告等至少保存20年。
3、內部控制活動資料
私募管理人應當保存私募基金內部控制活動等方面的信息及相關資料,確保信息的完整、連續和可追溯,保存期限自私募基金清算終止之日起不少於10年。
4、信息披露資料
信息披露義務人應當妥善保管私募基金信息披露的相關文件資料,保存期限自基金清算終止之日起不得少於10年。
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