這3個Excel圖表技巧,很可能被你忽略了

2021-02-15 營運數據分析

本文將重點介紹三個Excel圖表相關的技巧,掌握後可以節省你做圖表報告的時間喔~

1 讓圖表不再消失

有沒有試過,當你做好圖表後,然後把數據源隱藏(或者你使用分組數據、篩選數據時),然後圖表竟然也不見了!

來,馬上試試看!

我們先選擇數據源區域(A3:B8),然後按組合鍵ALT + F1,創建一個簡單的圖表。

按ALT+F11默認是插入一個柱形圖,圖表生成後,我們試試隱藏A、B這兩列看看

然後,圖表竟然不見了!

要解決這個問題,其實只是一個很簡單的設置就可以搞定了~

先取消隱藏的這兩列,讓圖表先顯示出來,然後選中圖表後點右鍵選擇數據

「選擇數據源」對話框中,單擊左下方「 隱藏的單元格和空單元格 」 的按鈕。

然後,在下方彈窗中,把「顯示隱藏行列中的數據」勾選上

這樣設置後,即便你隱藏了數據源的行列,圖表仍然可以正常顯示出來了!(當你分組,或篩選數據,圖表仍然會包含隱藏行列的數據)

2 將圖表對齊到網格

首先,為什麼要對齊到網格?

很簡單的道理,這是報表最基本的排版需求呀!所有的設計類軟體,ps、ai,甚至是ppt都是有標尺功能,主要的作用就是輔助我們去排版的!對於我們做數據分析的朋友來說,其實做報表也是在做設計

當我們滑鼠左鍵點中圖表不放時,是可以拖動圖表到Excel工作表的任意位置,這就導致了有時想對齊邊框線時會很費勁!

其實只要你在移動圖表時,按住ALT鍵不放,然後你會發現圖表就會只能主動地往邊框線去貼了,實現完美對齊!(包括你調整圖表大小時,也可以按住ALT鍵去拖動實現對齊)

如果你希望將此對齊網格功能作為默認行為,可以單擊圖表上的任意位置,然後從功能區中選擇「 圖表工具」  → 「格式」 → 「排列」 → 「對齊」 → 「對齊網格」

我建議不要開啟,用ALT鍵也是相當方便了。上圖其實還有一個「對齊形狀」的功能,當你想在移動的時候把一個圖表,對齊一個矩形的邊線,則可以開啟這個功能來實現。

3 添加文本框/形狀到圖表

很多人覺得Excel圖表不好看,其實是不太懂怎麼設計圖表。因為Excel其實是提供了足夠靈活的操作給你去發揮,所以圖表不好看不要輕易地怪Excel喔~。(其實pbi、python很多可視化庫等,圖表的可自定義空間都不夠靈活!當然如果你會D3的話,那當然就是最強的自定義可視化工具了!)

扯遠了,對於大多數人來說,應對我們日常工作中的圖表,Excel足已!如果你想把Excel圖表增加些個性的美化效果,有時可以藉助shape圖形來輔助實現,你最後會發現你缺少的只是創意而已,而不是功能!

例如,我們要在圖表中插入一個自定義標題框,一般我們經常這樣使用,插入形狀

但是,這樣做有個不好的地方,當你要移動圖表位置的時候,你會發現圖形不會跟著走,出現以下的尷尬情況,即此是矩形和圖表,是兩個獨立的形狀!

然後,你又要再調整一次,以便使圖表與圖形進行對齊。這時有人會說,把矩形與圖表組合不就行了嗎?

選擇矩形,按住CTRL鍵再選中圖表,然後右鍵單擊圖表或形狀,然後選擇「 組合」

以上這個辦法是可以的,但是其實還有一個更好的辦法:首先我們要選中圖表(這是關鍵!),然後再進行插入形狀(其實是一樣的操作!)

這時,如果我們移動圖表,則圖表和形狀將作為單個對象移動,這樣就方便多了!

當然插入矩形框後,我們可以美化的空間就更大了,填充色,邊框色,或者直接寫文字標題時,可以重點突出某些字眼等……

以下是把矩形框和單元格連接起來,實現動態標題的方法。

當然,你還可以用形狀去實現更多的功能,例如做一個iphone按鈕

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