論幹部人事檔案文件材料收集的重要性

      筆者從事檔案工作已十五年有餘，耳聞目睹了檔案文件材料，特別是幹部人事檔案文件材料收集不齊全、用時方恨少之現狀，雖捶胸頓足、扼腕嘆息，終不可避免地給當事人在選拔任用、待遇落實等方面造成了許多不可挽回的損失。究其緣由，無非是社會、單位、個人三方面所致。

      從社會角度來看，一是不少單位領導認為檔案工作屬於一項簡單工作，不是單位的主業，也很難獲得直接的效益，存在歸檔不及時、收集歸檔被動、執行不嚴格等問題；二是檔案管理就像是影視幕後的工作，並不具有吸引力，不夠出彩，很多人比較輕視這項工作；三是檔案部門和檔案工作者自身的宣傳方式陳舊、宣傳力度不夠，導致社會普遍沒有認識到檔案所發揮的憑證查考作用。

      從單位角度來說，一方面大部分檔案管理人員都身兼數職，知識儲備比較少，不夠了解檔案管理業務，當工作量大時，難免會被忽視，檔案材料很可能收集不齊全；另一方面有關單位文書處理流程不規範，每個單位文書處理一般分為收文和發文兩個流程。從收文來看，收文是否及時登記，領導籤批、流轉、辦理完畢後，相關部門是否及時交付單位檔案管理人員及時歸檔，借閱人是否履行借閱手續，是否及時歸還，該年度結束後，單位檔案管理人員是否按照收文登記逐一落實收集齊全。

      此外，個人檔案意識淡薄，沒有養成在條件允許的情況下儘可能收集齊全的好習慣。擬發文件經起草、籤發後是否連同正文及籤發稿一起交付單位檔案管理人員及時歸檔保存。環環相扣、任何環節稍有疏忽，就會造成人事檔案文件材料的遺失。

      如何有效解決以上問題？凡有人參與社會活動的組織或團體，就必然會產生檔案，檔案存在於每個人的日常工作與生活中，特別是人事文件材料，與每個人的命運休戚相關。檔案工作者一要轉變「末位」觀念，樹立「先行」意識，打破過去長期形成的思維定式，更充分地發揮檔案工作的作用。二要用今天最流行的傳播手段、當下最時尚的媒體形式、目前最火爆的宣傳平臺，重新講述、重新詮注、重新闡釋，用昨天的記憶來引起今人的共鳴，讓檔案隨著檔案裡的故事成為人們關注的重點。

      而用人單位要提高全體工作人員的檔案意識，因為每一份關於人事方面的招工、錄用、任免等重要文件材料都事關相關人員的切身利益，每個工作人員都必須具備高度的責任感，處理完畢的文件材料要及時交付檔案管理人員歸檔保存；要規範文書處理流程，做到各個環節無一缺漏，閉環落實，確保能及時歸檔保存。最後，個人要更加重視檔案管理，及時保存關於自身的重要文件材料，即使有關單位出現工作疏漏，也能及時止損。