李運鴻，MC會員，華南理工大學財務管理專業2012級；華工創業教育學院學生助理；國家獎學金獲得者；校三好學生；2014省「創青春」創業計劃大賽金獎；普華永道LEAP2014俱樂部成員；通過畢馬威2014「精英計劃」選拔。
WHAT'S GTD & WHYGTD即Getting Things Done(把事搞定)，是一種時間管理系統, 旨在推動時間資源更合理的分配，從而有效降低壓力峰值。
每個任務都有不同貢獻(重要性)和時間要求(緊急性)，給我們帶來不同壓力。如何把各項任務的壓力分散到可供利用的時間上，將直接影響任務完成的質量。如果所有事項同時爆發，我們很可能根本無法承受壓力，任務完成效果也無從提起。以下兩幅時間-任務壓力變化圖（橫軸-時間，豎軸-壓力）直觀地表現GTD應用前後(理想狀態下)我們在一段時間內承受的壓力水平的變化。
想像一下如果你要在明晚之前：
1. 寫完兩篇課程論文（或兩個財務分析報告，如果你已經工作的話）；
2. 準備明天上午Presentation（或課程的或工作會議的）；
3. 準備後天ACCA考試（或F或P階段）；
4. 陪男/女朋友看一場電影（早就承諾過的）
5. 給MC寫一篇文章（因為Major已經催了）
……
WorkFlow工作流程
WorkFlow是GTD最核心的概念，即一項任務從產生想法到實際完成需要經過的階段；或者說是我們需要怎樣的標準流程去處理每天獲得的各種信息和任務（如下圖）。
在最近參加的IMA比賽中，我運用了WorkFlow:
1. 1月16日，看見IMA宣傳，產生參賽想法，但需要更全面的信息；
2. （因當時外出）建立任務「瀏覽官網全面了解比賽」，待晚上回宿舍完成；
3. 充分了解比賽後，決定參加；
4. 考慮到「參加IMA比賽」並非單個任務，而是個重要性高耗時長的大項目，涉及眾多具體步驟，因此將其轉換成「項目」,以便不斷添加下級任務。(「項目」也是GTD精髓之一，將在下文提及)
5. 隨後,不斷確定」下一步行動」：從「尋找隊友」開始，不斷完成又添加新的具體任務（圍繞「IMA」項目）。
註：GTD工作法中有個選項「委派給他人完成」，有時是完成某些任務合適的選擇。個人認為，我們作為學生所面臨的任務大多需要「親力親為」；或許一些部門或組織管理工作需要委派，但這會增加一項與他人溝通的新任務。所以，我們在設立任務時大可忽略「委派」這一選項。
Project項目文件夾
GTD區別於簡單To Do List的一個重要原因就是它的項目功能---通過設置不同的項目文件夾，實現3級甚至4級任務的設置，並且達到歸集同類任務從而一目了然的效果。
項目文件夾並不一定是某個非常具體的項目(比如「參加IMA大賽」), 也可以是個大類標籤，比如「學習」、「生活」等等。我目前設置了以下項目文件夾：
1.學習/效率：記錄與課程學習或是課外知識、技能等一切有助於效率提高的任務；（如：了解遞延所得稅的計算；研究Onenote與Evernote配合使用）
2.工作：記錄部門、組織的待辦工作，如MC分享文章的撰寫工作就記錄在這一項目下；
3.生活：用於記錄與日常生活相關的任務，如下圖所示：
其中第二、第三個任務設置了每日重複，將會自動添加進每天的待辦列表中。
1.消費：記錄準備購買的物品和APPs.
2.IMA管理會計大賽：用於跟進和監督與這一比賽相關的任務；
3.期末考試：專門記錄期末複習相關任務, 如列印稅務籌劃課件、與xx討論資料庫原理複習題
GTD五步搞定任何事
根據GTD理論，一項任務從開始到完成只要五步：收集→處理→計劃→執行→回顧。
1. 收集
「隨身帶個小筆記本，記錄任何任務、想法、專案或者任何閃入大腦的其他信息。你必須在忘記之前把信息寫下來, 並且儘快地把這些信息從筆記本中清除、存入任務清單中。」
收集是GTD最基礎一步，就是把任何出現的想法或信息記錄下來，待下一步處理。除了把具體的任務記錄下來，我們同樣可以把通過各種途徑得到的信息放入inbox,在下一步處理inbox中信息時，將它們轉化為可執行的任務。比如，我在朋友圈看見一條關於Toastmaster Club活動的信息：
很感興趣，於是將它收藏進Evernote；
最後一步，將它轉換為一項任務，記入日程。
2. 處理
收集箱中信息堆積是造成拖延的重要原因之一。及時處理信息，將它們轉化為可行的任務，並進行歸納和分類，才能避免信息堆積。具體說，」處理」一方面是將Inbox任務具體化，將任務屬性完整化，如貼上標籤、通過Evernote附上相關資料以及歸入相應項目等；另一方面則是將inbox中散亂的信息轉換為可執行的項目。個人認為「處理」需要留意的地方包括：
定期整理inbox：永遠不要讓一項任務待在裡面超過半天；每天中午和晚上各整理一遍。
刪除不需要的信息：如果一條信息不再能夠為你所用(任務已經完成或不可行)，就刪掉。
完成可立刻完成的事項：如果某事可在2分鐘內完成（如「告訴媽媽做晚飯」），就立即去做，不要留到「以後某個時候」。
把複雜任務轉化為「項目」：就像把任務」參加IMA比賽」轉化為項目。
3. 計劃
計劃，就是「把任務安排在最合適的時間去完成」。
每天早上出門前，瀏覽一遍任務列表，然後結合對自身日程的理解(如什麼時間最有效率、什麼時間已被佔用、什麼時間最適合做瑣事)，儘量讓每項任務」各歸其位「，保證最好的時間用在完成最重要的事情上。
如何更好地計劃，有兩個小Tips:
4. 執行
GTD終極目的，就是」Done」！如果沒有有效的執行，一切都是空談。在任務執行方面，我認為有以下幾點尤其值得注意：
使用番茄工作法：這一久經驗證的工作方法至少能保證我們在1小時中有50分鐘是專注於完成任務的。較好的番茄工作法APP有：最簡番茄鍾（Android），此刻（IOS）以及Forest(Android和IOS都有，是番茄鐘的可愛變種，值得一試)。
馬上動手：許多時候我們可能寧願拖沓著做一些無關緊要的事，也不願著手去完成重要的任務。其實只要我們邁出第一步，哪怕只是翻開書本的目錄瀏覽一遍，我們就很可能會在慣性的作用下接著把事情做完，所以不妨給自己一個小小的暗示:」就先看5頁書，這並不需要費多大勁兒……」，然後沉浸其中。
避免幹擾，以及應對不可避免的中斷：執行任務時，常常會不由自主地產生一些新想法或是接收到一些新信息，這時不要離開正在進行的任務，只要把這些信息或想法簡要地記錄或是保存起來，等手頭的任務完成後再進行處理。即使當你不得不抽身前去處理突發的狀況，有個小技巧幫助你過後快速恢復狀態：合上書本前，思考一下等會兒從哪裡繼續，然後把所有資料都有序地整理好，以便回來時能儘快」復位」。
利用結構化拖延：大概每個人都有這樣的體會——在幾個重要卻不太緊急的任務和其他一些較容易著手（或更有欲望去完成）的任務之間，往往選擇先完成後者，而把前者拖延至天荒地老。結構化拖延，正是通過設置一些看起來重要但卻不必急著完成的任務，讓你任務清單中的其他任務看起來更容易著手。請看下表左邊的任務，你會先著手完成哪一項？
在左邊任務列表中，兩項任務看起來都不太好搞定——至少比刷半小時微博、朋友圈複雜多了。而在右邊列表中，新添了一項任務：給Major寫一封長篇大論的感謝信！！！毫無疑問這非常重要（對吧,Major?），並且將絞盡你的腦汁；但是，它又不是那麼地緊急（你可以拖到明天寫、下周寫……反正Major不會催這個）。它的存在，是不是讓任務列表中的其他兩個任務顯得簡單得多了？因此，你很可能會獲得更大的動力先去著手其他兩項任務。
儘管看起來有些扯淡，但這可是搞笑諾貝爾獎（看似搞笑但發人深省的）的研究成果呢！
5. 回顧
接受一個現實：清單上的任務永遠是做不完的！但如果我們每天/每周都抽出時間來做一次回顧就可以更清楚地知道完成任務的狀況，學會如何更聰明地工作。任務的回顧有以下步驟和要點：
回顧資料庫：一天下來，你會收集到許多有用的信息，比如保存的網頁書籤、知乎上的精彩回答、保存到POCKET的文章等……然而它們還是散亂地散落在各地，因此需要梳理一遍或直接轉換成可執行的任務，或歸集至專門的筆記本中以為日後所用。
回顧時「不做事情」：回顧的目的不是完成任務，而是從宏觀上把所有任務和信息梳理一遍。因此，即使你在回顧時發現一項未完成的任務，除非它真的十萬火急，那麼就還是把它列入待辦事項清單中去吧！
一年以來，GTD幫助我完成了許多複雜的項目，也更好地管理了自己的時間和生活，我實在是受益匪淺。希望它也能幫大家成為更好的時間管理者，讓我們的大學生活少一些遺憾、多一點充實。
本人也不是GTD老手，這文章旨在分享我在應用GTD過程中的一些心得與體會，期望能引起大家對GTD的關注。能達到這一目的，那也算是成功的了。至於如何更加科學地運用GTD，向大家推薦:
1.《儘管去做——無壓工作的藝術》；
2.網站：褪墨·時間管理。
願我們都成為卓越的時間管理者！古有七步成詩，今有五步成事，就在GTD.
推送：嘉慧 審核：敏怡
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