商務英語信函作為國際商務往來經常使用的聯繫方式，是開展對外經濟貿易業務和有關商務活動的重要工具，也是幫助公司建立友誼、樹立企業形象的重要媒體。商務信函為最主要的、應用範圍最廣的涉外文書，在國際貿易中扮演著非常重要的角色。如何把信函準確、完整、貼切地翻譯成中文，已引起越來越多的商務工作人員普遍重視。由於商務信函語言的獨特性，因而在英譯漢時應遵循以下原則：
1. 內容完整
在翻譯商務信函時，要求譯者完整地把信息表達出來，不能有誤，尤其是在翻譯商業術語、縮略語時，要力求準確。例如：
CFR ( Cost and Freight 成本加運費）
CIF ( Cost Insurance and Freight 成本保險費加運費）
DES ( Delivered Ex Ship目的港船上交貨）
DEQ ( Delivered Ex Quay目的港碼頭交貨）
DDU ( Delivered Duty Unpaid 未完稅交貨）
2. 體現專業性
在國際貿易中，價格條件、付款方式、包裝、裝運、保險、索賠等在長期的實踐中已形成了各種術語、外來詞彙、套語和習慣表達法，在翻譯過程中，我們必須首先徹底準確地理解這些獨特詞彙的專業含義和固定譯法，體現專業性。
例 1 The duplicate shipping documents including bill of lading, invoice, packing list and inspection certification were airmailed to you today.
譯文:包括提單、發票、裝箱單和檢驗證書在內的裝運單正副本今日航郵貴方。
例 2 Please be informed that，on account of the fluctuations of foreign exchanges the quotation is subject to change without previous notice.
譯文:茲告知貴方，由於外匯的波動，報價隨時可能改變，不另行通知。
例 3 We shall take out insurance at this end under our Open Policy.
譯文:我們將在我方預約保單項下按其規定在此辦理保險。
例 4 The goods we received contrary to our instructions are packed in wooden cases without iron hoops. (The goods we received are packed in wooden cases without iron hoops, which is contrary to our instructions.)
收到的貨物是包裝在沒有鐵腰子的木箱裡，而這種包裝與我們的指示不符。
3 譯文得體
譯文得體是指譯文要符合漢語的表達習慣，在商務信函英譯漢時，不能根據英文表達方式生搬硬套。
3.1 稱呼語與結尾禮辭
英語外貿信件最常見的稱呼語和結尾禮辭有：
Dear Sirs,
Dear Madam，
Dear Mr. Smith,
Dear Mrs. Smith,
Gentlemen,
Yours truly,
Yours sincerely,
Yours faithfully，
翻譯外貿信函中的這些稱呼語和結尾禮辭時，要充分考慮語體以及漢語公函的表達習慣，切忌將「 Dear Madam 」譯成「親愛的夫人」，或將「 Yours sincerely」譯為「您真誠的」，這樣的稱呼與結尾不符合漢語公函的語體，翻譯的痕跡太過明顯。
英語商務信函中的「Dear」是對收信人的尊稱，是一種禮節;而漢語的書信稱呼中，「親愛的」是一種暱稱，多用於家人或情侶之間。因此，「Dear」和「親愛的」並不等值。翻譯時如果是泛稱 「Dear Sirs」，「Dear Madam」或「 Gentlemet」， 可採用我國舊式書信中的用法，譯為「敬啟者」。「謹啟者」在對方較為傳統的情況下可以採取這種譯法，或者可以簡單地譯作「先生」或「女士」，這多適用於 年輕的現代人之間。如果知道對方的稱謂，如「Dear Mr. Zhang」，則可譯為「張先生臺鑑」；或者按照現代書信的格式，簡單地譯成：
某某先生/某某女士：
您好！
英語商務信函的結尾禮辭「 Your sincerely"等也是寫信人對收信人的一種謙稱，不必照字面直接翻譯，可套譯我國公函中的禮辭，如「謹上」、「敬上」或寫 成兩行：
此致
敬禮！
需要指出的是結尾禮辭的翻譯應與前邊的稱呼語相對應，如稱呼語譯為 「敬啟者」，結尾譯為「此致敬禮」就不太合適，而譯為「謹上」效果會更好些。
3.2 敬謙語
外貿信函的一大特點是措辭婉約，大量使用客套語，如「appreciate」，「be grateful", "be obliged」，「kindly」等，翻譯時既要語氣相仿，又要用詞得當，符合漢語的表達習慣，具體方法歸納如下：
(1)套譯
我們可以按照我國公函的常用表達習慣進行套譯。例如：
①We would appreciate your early reply.
②Your early reply would be highly appreciated.
③It would be appreciated if you can send us your reply early,
④We shall appreciate it if you can send us your reply early.
⑤We shall be grateful/obliged if you can send us your reply early.
以上5種表達方式，均可套譯為：
如蒙早日答覆，將不勝感激。
或:請早日答覆為荷。
還有一些表示請求的疑問句和被動句，在翻譯的時候可以套譯為「請」， 例如：
例 5 Will you kindly send us all the details about the Chunlan Brand Air conditioners?
譯文:請寄來有關春蘭空調的詳情。
（2） 錯位補償
有些英文敬謙語很難找到合適的對應詞，這種情況下可以略去不譯,但為 了體現原文的語氣，可以進行錯位補償。
例 6 In reply to your inquiry of 25th March，we are pleased to offer you the following.
譯文:茲復貴方3月25日詢價，並報盤如下。
原文中的「are pleased」只是客套用語，如果翻譯反倒顯得生硬，可以省略不譯，為了體現原文語氣,可以進行「錯位釙償」將「your inquiiy」譯為「貴方詢價」，使整個譯文不僅意思正確，而且語氣一致。再看下面幾個例子：
例 7 We are pleased to inform you that goods have been dispatched today.
譯文:貨物今日業已啟運，特此奉告。
(使用漢語敬辭，將「are pleased to infom」譯為「奉告」。）
3.3人稱代詞翻譯
人稱代詞在外貿信函中出現較多，而且起著「主導」作用（通常作句子的主 語），因而把它們恰當翻譯出來非常重要。在外貿英語中，我們通常將「商業味」很濃的人稱代詞we, you, they譯作「我方、我公司、本公司」；「貴方、貴公司」；「他方、他公司」。此外，our, your, their, us，you，them也要作相應的翻譯。有時，人稱代詞也可不直接譯出。
例 8 We manufacture crackers, chocolates, caramels, and chewing gums.
譯文:本公司產品有如幹、巧克力、牛奶糖和口香糖等。