搞定甘特圖,模板直接用

2021-02-19 PM圈子

做項目，要確保資源最大的利用，通過甘特圖的形象展示


你可以對項目小組的人各時間在做什麼一目了然

基本上不會出現空白階段，如果項目不受其他影響


項目的所有資源都在這張圖裡

今天要就和大家分享下如何利用Excel製作甘特圖

用Excel向上級匯報工作，是最簡單易懂的方式

實際生活中，項目執行會提前、也可能延期，進度實時都可能變更，所以，我們應該分開考慮計劃圖和進度圖的功能，並在一張自動圖標中實現：

1.1. 首先要滿足計劃圖的功能，只需要一條簡單的規則：

涉及到進度圖，我們需要設置幾個定義來區分計劃內進度、計劃外進度（延期或提前）。

當然你也可以根據實際情況作調整，比如如果實際工作中需要嚴格區分提前和延期，可以將這兩個概念分開定義。

1.2. 要滿足進度圖的功能，我們需要這樣幾條規則：


1.21. 而在使用者跟蹤進度的時候，使用場景分為兩種：

1. 只知道開始時間和大概的工作量，並不清楚完成時間  

2. 任務已經完成，知道確切的起始和完成時間

1.22. 根據這兩種場景我們可以定義出來這樣的使用規則：


預估工作量=計劃結束-計劃終止     單位：天

計算進度=實際開始+預估工作量*百分比進度     單位：天

2.1. 首先按照習慣的邏輯畫一張表頭

由於我首先要製作『計劃進度』的功能，所以先把計劃開始和結束的數據填上了。

2.2 定義『計劃進度』

在【公式-定義名稱】中新建定義『Plan』

Plan定義返回值是開始和結束時間之間的這一段。這裡我用到的公式：

=甘特!F$5=MEDIAN(甘特!F$5,甘特!$C6,甘特!$D6)

3.3.下面用【開始-條件格式-管理規則】的功能，將返回的真值填色：

新建一條自定義規則：

【應用區域】選擇在整體日期表區域：

這一步做完後，我們會得到一張【計劃甘特圖】：

4.4.以下操作同理

繼續用【定義名稱】和【管理規則】功能把上面列出的需求點一條條定義，並在圖表中實現。除了上面的『Plan』以外我還定義了這麼幾個名稱：

【已填寫『實際開始』和『實際進度』】


=甘特!C$5=MEDIAN(甘特!C$5, 甘特!$E6, 甘特!$F6)*(甘特!$E6<>0)*(甘特!$F6<>0)

=甘特!C$5=(甘特!$E6<甘特!$C6)*MEDIAN(甘特!C$5, 甘特!$E6, (甘特!$C6-1))*(甘特!$E6<>0)*(甘特!$F6<>0)

=甘特!C$5=(甘特!$F6>甘特!$D6)*(MEDIAN(甘特!C$5, (甘特!$D6+1), 甘特!$F6))

【已填寫『實際開始』和『百分比進度』，未填寫『實際進度』】


將以上定義都在條件格式進行編輯：

應用區域均為整個日期表部分。

這樣做出來的表格還有一點geek和不方便，很難看清行列。對此需要做幾個優化：

突出顯示列：=H$5=$F$2

（其中H$5是日期列，$F$2是手動輸入的日期值）

隔列灰度顯示：=MOD(COLUMN(), 2)=0

最後加一個微調框，在【開發工具-微調框】添加：

控制項格式連結到手動輸入日期的單元格：

一個自動甘特圖就做好了

實現跨月功能，可以用『凍結窗格』功能實現。把全年時間在橫欄實現，然後凍結時間區域的第一行第一列的格子，就可以左右上下拖動地看了。

不過，做甘特圖，最好還是用MS的Project，打開界面就有甘特圖，編輯起來特別方便。

用visio也可以，不過不如Project那麼順手。

當然，再簡單帥氣的甘特圖也阻擋不了項目任性延期的步伐。。。

後臺回復  甘特圖，獲取甘特圖模板

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