1.在郵件正文裡放上一些關鍵內容，例如總報價，公司的優勢等等，這些都是引子，讓客戶有興趣打開報價單。
2.報價單的命名一定是公司名稱加產品名稱，保證客戶到時候能夠知道這份報價單是什麼產品的報價單，來自於哪個公司。
3.寫明收件人。在報價單開頭寫上：To 某客戶，報價單製作時間和有效期。
4.在報價單抬頭部分加入自己的公司的標誌，名稱，電話，傳真，郵箱，以及公司的一些理念、口號等，這是用來提升形象、展現專業度的一種方法！
5.如果允許，可以在報價單的第一部分做公司簡介，突出優勢，例如專業生產多少年，拿到過那些認證等等，把公司辦公室的圖片、工廠的圖片、車間的圖片都放上。切記，凡是出現圖片的都要打上水印！
6.製作報價表格。將每一部分的價格標註清楚，包括每一部分的型號、大體參數尺寸、品牌、質保年限等等。當然還是要出現報價的關鍵因素，付款方式等！
7.介紹產品賣點，告訴客戶，你的產品為什麼值這個錢。例如客戶要了十個設備，上面對於每個設備都簡略的用表格報了價，這個部分就需要放出每個設備詳細信息：圖片、認證、具體的參數、優勢、設備的包裝類型、包裝圖片、配套的配件數量，等等。(如果是成套設備請把配件表標註出來)
8.很多公司有貨櫃擺放軟體，如果有，可以在最後一部分演示一下客戶需要的產品如何擺放，總計需要幾個貨櫃，彰顯專業！
9. 提供至少兩種格式的報價單。第一種為 Word 文檔，這是供客戶修改使用的。但是由於 Word 文檔版本的差別，可能打不開，所以還需提供一個 PDF 版本。PDF版比較正規，是標準的文書。 最好再提供一個圖片版，萬一客戶既打不開 Word，又沒有 PDF 瀏覽器，就要寄希望於這張圖片了！
10. 無論提供的什麼文件格式，發之前必須預覽，保證客戶拿到手可以直接列印使用！在郵件最後部分寫上：詳細報價資料請參見附件中的文件，我提供了三種格式，Word、PDF、JPEG 視您的電腦軟體情況選擇最合適的格式，而且我都已經排好版，您可以直接下載列印使用！
11. 注意分段排版，不要出現很多文字一大段的情況，用不同的顏色文字標記不同的重點，加上圖片，圖文交叉，可以做出一個非常漂亮的報價文件！