但實際上,完美郵箱的重點是在「商務」上,從它在官網的介紹「完美世界控股集團旗下首款商務協同辦公產品」中就可見,協同辦公才是完美郵箱的殺手鐧。
作為本就具備一定商務屬性的電子郵箱,市面上多為大眾化產品,功能單一、同質化現象居多;從未有綜合商務協同功能的郵箱產品。針對這一情況,完美郵箱進一步聚焦並放大其商務屬性。完美郵箱不僅擁有完整的郵箱功能,而且在這一基礎上加入了諸多協同辦公功能,最終使得它變成了「個性化商業創作與溝通平臺」, 可以讓工作溝通的效率得到提升。
從我們的角度出發,我們十分好奇完美郵箱能給我們帶來怎樣的效率提升——在日常工作中,普通的郵箱遠談不上效率提升,說到「辦公工具」,多數人會聯想到一些辦公軟體或平臺。顯然,在「郵箱+協同辦公」這一差異化賣點的加持下,完美郵箱要是能夠在一定程度上勝任協同辦公的工作,甚至取代辦公軟體,那麼我們的工作交流自然能夠減少步驟、提高效率,讓事情變得更加簡單。
更像辦公軟體的商務郵箱
熟悉使用一段時間後,可以感受到完美郵箱與傳統郵箱的主要差異在於,它融入了一些更適合辦公場景使用的功能。在協同辦公方面,完美郵箱支持的功能包括團隊工作檯、功能郵件一鍵導入、團隊通訊錄、認證籤名、轉發郵件可設置任務下發等,綜合來看,完全符合他們主打的「輕OA辦公」體驗,把一些原來只有辦公軟體上才有的功能搬到了郵箱之中。
除此之外,針對線上商務溝通場景,完美郵箱集成了一些新功能,例如在線文檔、視頻會議等。同時,為了讓頁面布局更合理、滿足不同使用者的需求,完美郵箱可選三欄式展示頁面,把一些插件的入口獨立開來,讓調用變得更加方便;同時,在信件編輯界面,我們可以選用各式各樣的商務模板,以滿足不同場景下寫信的需求。舉個簡單的例子,同事之間的溝通郵件、與上司的溝通郵件、周報/月報郵件都有不同的格式,而完美郵箱內置的相關模板可以靈活編輯與使用,讓我們辦公的效率大幅提升。
相信大家對「周報」這一工作任務應該不會感到陌生。作為總結階段工作成果的重要工具,周報的價值非常高,然而每周都要按時編輯與發布,難免有些編輯行為存在重複操作的現象,效率低下。既然是面向商務人群的郵箱,利用完美郵箱發周報會不會簡單許多?我們實際嘗試了一下:
從首頁可以見到,完美郵箱的「寫信」按鈕子菜單中就自帶了「周報」選項,我們點擊「周報」功能進入到周報編寫界面。
從「周報」功能進入的編寫界面,已經具備了我們所需要的大多數信息,例如周報日期(自動計算周期)、內容分類等等,填好收件人(可從通訊錄中快速導入)和周報內容後,便可發送。一方面避免了某些重複性操作,如收件人等;另一方面,通過自動計算周期、基礎模板等功能,極大提高了周報編輯與發布的效率。
要是放在以前,小雷寫周報還得自己算好日期、寫小標題、對著上周的內容回憶自己的工作之類的,而且是每一周寫周報,這些動作都得重複一遍 。但現在這些「準備工作」已經被郵箱提前準備好,我們只需把注意力放在內容修改即可,確實省心不少。
不僅如此,完美郵箱處理周報的便捷性還在於,我們可以在編輯頁面功能欄的右側直接導入上一篇周報,方便我們進行數據比對、回顧工作等操作。反正小雷現在使用的郵箱可沒有如此智能的功能,想要復盤此前的周報只能利用郵件轉發,不得不說完美郵箱確實做到了更加細緻和專業。
在體驗了完美郵箱一段時間後,我們發現「團隊工作檯」這一功能,才是它的核心功能點所在。在使用團隊工作檯之前首先需要創建團隊,主要操作是命名團隊/公司的名稱、添加說明等等。
比如我們這裡直接把團隊命名為「雷科技」,通過簡單的設置後便可使用工作檯。團隊工作檯的功能非常豐富,周報、任務、審批、請假、文檔等一應俱全,基本就是一個小型的OA系統了。
當然,這還不是全部。郵箱的細分功能裡還藏著一些更細緻的功能,比如「審批」就包括了各式各樣的審批事項,招聘、轉正、離職、出差、加班等一切需要上級同意的行政申請,都可以利用完美郵箱中的審批郵件發出申請。
從收件人的角度來看,團隊成員發出的郵件主題、內容一目了然,我甚至不需要1秒鐘,就能了解具體內容,也方便我進行判斷和審批。其他團隊功能,如周報、任務、請假等,都有著差不多的體驗,也就是快速提交、快速審核,處理起來也更加節省時間。
完美郵箱的「任務下發」功能也很有意思,簡單來說就是我們可以快速生成「任務郵件」,給同事或者下屬指派特定任務。我們可以在首頁的「寫信」按鈕二級菜單中快速生成任務郵件,也可以在團隊工作檯中生成。
不同於常規郵件,任務郵件可以設置Deadline,也就是最後完成限期,方便我們進行任務規劃和時間管理。顯然,通過郵件來安排任務,在科學性和合理性上要比口頭指派、社交軟體聊天指派好得多,最重要的是有一份書面文件呈現,會顯得更加嚴肅和正式。而完美郵箱通過功能設置簡化了生成任務郵件的門檻,讓這一切都變得自然而然。
另外,我們也注意到,完美郵箱會自動將郵件進行分類和歸納,方便我們快速地進行查找。而在線文檔、共享網盤等功能的加入,則可以讓團隊間的協同工作變得更加便捷。
授予權限、登陸帳戶之後,在線文檔功能就算是開通了。我們既可以在線上新建文檔,也可以直接導入本地文檔,而導入的文檔可以在郵箱中打開並編輯,同屬一個團隊內的成員,也可以實時查看和同時編輯文檔。
基本上,完美郵箱的線上文檔 可以實現大多數辦公軟體的體驗,甚至還可能更好一些。畢竟這是基於網頁實現的功能,我們無需下載任何軟體,隨時隨地打開電腦就可以使用,而且載入速度、響應速度也都非常不錯。
綜合我們的這些體驗來看,完美郵箱給我們的感覺更像是一個基於網頁的「辦公軟體」,融合了郵箱功能。在「團隊工作檯」在內的辦公功能加持下,完美郵箱的確可以有效地提升我們日常工作中的溝通效率,一些瑣事、碎事,如申請、審核、周報等均可以在其中快速完成,而重要事項也可以利用線上文檔、視頻會議等功能實現溝通確認。過往辦公軟體+OA+溝通系統才能實現的功能,現在用常用的工作郵箱就能實現,極大地節省了我們的工作成本和所需時間。
以「商務」作為切入點可行嗎?
在體驗上,完美郵箱確實給我們留下了十分深刻的印象。對於上班族來說,如果可以在工作的環節中節省時間,那麼自然是一樁好事。但小雷的其他同事聽到完美世界要做郵箱的時候,無一表現出一些「驚愕」:都2020年了,怎麼還有公司推郵箱新品?
從數據來看,現在郵箱已經不是「主流」的社交工具,發展了近30年的郵箱產品,在中國的用戶數量約為3.2億;而短短幾年時間,IM應用的用戶基數已經來到了十億級別。從發展的趨勢來看,電子郵箱雖然是工作必需品,但確實不再是主流。完美郵箱的未來會有戲嗎?
由於抓準的是辦公、商務需求,完美郵箱很有機會找到突破口。如果說個人普通郵箱,重複傳統郵箱功能,那麼前景可能是暗淡的,現在依然使用電子郵箱進行日常生活交流人實在屈指可數。然而,出於工作需要而使用電子郵箱進行商務溝通的卻大有人在,電子郵箱對他們而言要比社交軟體更加重要,畢竟這是「吃飯的工具」之一。
考慮到目前線上辦公在我國普及率仍不高,未來肯定還會有繼續發展的空間。而電子郵箱作為正式場合的重要溝通工具也必然會長期存在,完美郵箱的出現,可以看作是一種長線投資,超級域名的存在也更支持孵化其他類型產品。
完美世界本身也是大家好感度很高的品牌,在網際網路圈頗被關注和看好,已通過多樣化的產品將品牌滲透至 不同人群,這讓完美郵箱有了一定的先發優勢。最直接的影響是,大家對完美郵箱的嘗試意願和接納程度更高一些,畢竟在中國市場中有著「酒越香越醇」的傳統,大家對老品牌有著天然的好感。
最重要的一點,還是憑產品實力說話。經過短暫的體驗,完美郵箱在差異化方面做得確實相當出色,而非「重複發明輪子」。對小雷這種經常要用到郵箱的用戶來說,簡化使用流程、降低時間消耗成本可以說是最大訴求之一,但目前在用的、以前用過的電子郵箱裡沒有哪一個說可以讓我們感到「節省了時間」。
實際上,正是由於電子郵箱整體的衰落,導致辦公郵箱的使用需求被忽視,一些非常簡單的、可以提升工作效率的功能遲遲沒有出現。提供差異化體驗、抓住需求痛點往往是一個新產品成功的關鍵,而完美郵箱至少是做到了。
最重要的一點,完美郵箱是免費的個人商務郵箱!「免費」這一詞在國內有多麼重要,相信已經不用我們贅述。目前市面上大多數比較好用的商務郵箱甚至是辦公軟體均有不同程度的收費條件,對個人及小微團隊而言使用成本並不低。
完美郵箱在功能已經比較完整甚至超出平均水準的情況下,還能打出「免費」的旗號,自然自帶吸引力光環。完美郵箱未來還會開放企業二級域名、AI語音郵件等功能,充分滿足企業的個性化和使用需求,前景我們還是很看好的。而且強化了商務屬性的郵箱產品,正合我們的口味。