中國郵箱網訊 11月3日消息 不論是剛入職日系企業的朋友，還是已經在日企摸爬滾打多年的朋友，相信你日常業務聯絡使用最多的工具就是郵件。不過即使你掌握了商務郵件的書寫方法，也積累了多年的寫作經驗，但商務郵件的注意事項也許還有你沒有注意到的地方。相不相信，看完以下注意事項你自己可以對照一下。
第一項：郵件標題「件名（けんめい）」要準確、簡明扼要地表達聯絡的事情。
件名要做到簡明扼要，那麼就要控制標題的字數，一般件名要控制在20字以內的。如果件名內容過長，讓收件人花時間去確認你想聯絡的事情，對不起，你已經給對方帶來了麻煩，對方很忙的，不會第一時間去給你看的，看也是排到最後了，這樣一來就影響了你的工作效率。另外，件名過長，對方收到郵件後有可能全部顯示出來的，這樣的郵件基本都是被「放一放」了。
關於件名準確、簡明扼要，舉個例子說明一下。比如「ご連絡」這個件名的確做到了簡潔明了，可是沒有做到準確。是關於什麼的聯絡那，意思表達不準確，這樣的郵件往往會被丟到垃圾郵件處理掉的。如果寫成「會社資料の送付についてのご連絡」，這樣寫收件人就能馬上了解你聯絡的目的，就有可能第一時間打開你的郵件然後立刻對應。是不是就一目了然了。所以說郵件件名的設定真的很重要，細節決定成敗。
第二項：正文的書寫格式要便於閱讀。
書寫郵件正文內容的時候要注意行長，每一行長度不要超過35個字，如果超出35個字，閱讀起來就費勁了。另外，另起一段書寫的時候，兩個段落之間空白行儘量多隔開一兩行，讓郵件內容從段落設計上讀起來變得舒適些。
第三項：有件必回，快速對應
一天中你會收到很多業務往來的郵件，和你業務相關的郵件必須做到：有件必回，快速對應。即使有些郵件需要經過確認不能立刻回復的，也需要簡單回復一下，比如說「我收到郵件了，在××日之前給您回復」這個樣的答覆。
第四項：一封郵件聯絡一件事情
商務郵件原則上是一封郵件聯絡一件事情，實在避不開一封郵件聯絡多個事情的時候，要記住注意郵件的書寫方法
件名 見積の件打ち合わせの資料
株式會社ABC商事
佐藤 拓也様
いつもお世話になっております。
用件は以下の２點となります。ご確認ください。
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【要件１】
昨日、ご依頼いただいたA商品見積の件につきまして、社內にて
検討しているところで、來週の金曜日までには、
回答させていただければと存じます。
佐藤様には、別途にこちらよりメールを差し上げますので、
しばらくお待ちくださいませ。
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【要件２】
再來週の新製品販売代理についての打ち合わせ要の資料を
まず、メールに添付させていただきました。
大変お手數ですが、ご査収ください。
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上記の2件、どうぞよろしくお願いいたします。
第五項：要正確地使用引用內容
回覆郵件的時候如果想引用對方的郵件內容，一定要注意不要對引用內容做任何編輯，不論引用內容是否有錯字或漏字，這是引用文的商務禮儀。引用的時候都必須使用引用符號「＞」另外儘量避免多次引用。
第六項：避免曖昧，摸稜兩可的表現
我們在寫郵件的時候往往無意識的就寫出比較曖昧、摸稜兩可的內容，因為這種表現是引起糾紛的源頭，一定要注意詞語的使用，請參考下面的例子吧。
第七項：同一個詞語不要再文中反覆出現
在郵件中如果同一個詞反覆出現的話，會給對方囉嗦或者詞窮的印象，一旦讓對方形成這種「壞印象」，或多或少都會影響你們今後的業務展開的。舉幾個例子，大家體驗一下吧。
第八項：添付文件的注意點
1. 添付文件的格式
添付文件一般使用下面這幾個文件格式，如果是正規版本的話，這些格式基本都是可以打開的。
JPEGファイルの畫像(jpeg/jpg) 圖片
Word文書(doc/docx) Word文檔
Excel文書(xls/xlsx) Excel文檔
PDFファイル(pdf) PDF文檔
圧縮ファイル(zip) Zip壓縮文檔
這裡需要說一下有些文案，產品介紹，公司介紹等文檔使用PPT的場合比較多，用PPT作成的圖片有可能對方收到後會出現打不開或者不能完全顯示的可能性，這個需要注意一下。
2. 添付文件容量不能過大
添付文件容量過大，對方收到郵件後也許花費一些時間才能打開，這樣會給對方工作帶來一些麻煩。發送大容量文件的時候，最好提前確認一下對方的網絡受信環境。如果對方網絡環境不是很好，可以把文件拆開分成幾個文檔發送比較好。
第九項：發送郵件前需要確認的內容
以上九項注意事項是根據多年工作經驗總結出來的，當然除了這些注意事項以外還有其他沒有遇到過或者沒有注意到的。希望大家可以把自己經驗分享出來，讓大家一切進步！