外貿單證員是做什麼的?

外貿單證員工作流程

一、從業務員那裡拿來PI,S/C和工廠的信息後，開始聯繫工廠

詢問：

①　有沒有現貨?要不要商檢?

②　如果走空運有沒有空運鑑定?

③　如何包裝?毛重?體積?

④　HS編碼，CASNO.

⑤ 付款的銀行資料有沒有給過?

二、跟貨代聯繫訂倉

①　製作託書託書上注意運費，出運港，目的港，件毛體

②　索要進倉地址(入貨通知)

③　走空運的情況下，要給貨代空運鑑定，非危保函(蓋公章)

④ 海運情況下，給貨代非危保函，有的還需要MSDS

三、做美金情況下，需要製作劃匯資料

合同，發票。英文劃匯資料本來應該工廠制單， 用來描述工廠和我外貿公司次票用美金付款的貨物的情況。 用作外貿公司對工廠劃匯的依據。內容跟採購合同一致。 蓋上工廠的章，交給財務。

四、跟工廠確認嘜頭，逐字核對

注意嘜頭上要顯示CAS號碼 批號要正確(要與分析單上一致)生產日期到期日期

五、關於商檢

①　做美金的情況下，工廠自己做商檢，給工廠提供目的港，出運港信息

②　做人民幣情況下，可以委託工廠做商檢。

看工廠要正本的商檢文件還是傳真件就可以。

③　製作商檢資料：採購合同，商檢發票，商檢箱單，商檢委託書(蓋章)。

④　商檢做好後，讓工廠傳真商檢憑條，確認無誤後傳給貨代，讓貨代去換通關單。

六、關於報關

①　做美金時，工廠自己報關。提供出運港，目的港

②　做人民幣時，讓貨代公司幫忙報關。

③　給貨代公司寄報關資料：報關發票，報關箱單，報關單，核銷單(備案到出運港)，

④　報關委託書，準備4張蓋了單證章的空白紙讓貨代備用。

⑤　注意都要蓋好章，報關單上顯示的品名要注意，是工廠可以開發票的品名。

⑥　零退稅產品報關，要跟財務說，問財務報關金額怎麼寫，因為要交稅，金額要少報

注意，商檢資料和報關資料上的數量金額沒有特殊要求的情況下，

都按照與國外客人成交的數量金額來報關商檢。

七、嘜頭確認好

付款底單給工廠傳真過去，敦促工廠按時發貨。索要發貨進倉的追蹤方式。

八、和貨代聯繫，確認是否按時進倉

九、確認提單。

注意：

①　出運港

②　目的港

③　客人名稱地址，通知人，發貨人，逐字核對

④　件數，毛重(不要顯示成了淨重)，體積，逐字核對!

⑤　顯示運費

⑥　出運日期

⑦　顯示裝船指示上要求的內容

十、如果可以押匯，要投信用證保險

①　列印一張議付的發票，發票右上角寫上HS編碼和出運日期。

②　一定要確認提單籤發的日期，與申請信保時發票上寫的日期一致。

十一、工廠分析單

①　做美金時，用工廠寄來的分析單給客人，一定要讓工廠顯示上CAS號碼

②　做人民幣時，讓工廠傳真分析單，我公司重新製作，蓋上自己公司的章。

③　同樣要注意CAS號碼，批號和嘜頭上的是否一致。生產日期保質期，品名。

十二、貨物報關放行，裝船開航後，讓貨代寄提單

需要付款買單的，先讓他們開發票，傳真過來，付款，寄單。

①給貨代付運費時要在友邦登記，財務管理-運費登記-新建-發票號金額幣種

②申請付款通知書要籤字。

③給財務付款(申請付款通知書銀行資料)

十三、給工廠傳真開票資料，讓工廠開增值稅發票

有疑問的要根據貨代那裡報關預錄單的品名開。數量，金額也要對應一致。

十四、工廠寄單

①　做美金時，讓工廠寄商業發票，箱單，分析單(2份顯示有CAS號碼)

②　做人民幣時，讓工廠寄增值稅發票，合同正本，正本分析單

十五、製作CO.

注意列印出來CO的發票後，記得要蓋章，和付款申請單一起交給財務。

十六、投保

保單上被保險人寫出口商，保單上顯示的出運日期要與提單上顯示的一致。

十七、收到工廠寄來的資料後，將增值稅發票複印留底

正本合同、增值稅發票、報關預錄單、提單複印件。

十八、收到貨代提單，複印留底

十九、製作匯票

詢問財務交單交單哪個銀行。匯票上注意發票號碼，金額。日期為提單日。

二十、備齊所有資料後準備交單

商業發票，箱單，分析單，產地證。仔細核對：蓋章是否正確，內容是否一致。

二十一、貨代退回核銷單，先不要寄給工廠

①　做美金時，財務到銀行核銷，核銷好銀行蓋章後，寄回工廠。

②　如果用離岸公司的帳戶劃美金給工廠，就可以直接寄回工廠，不用去核銷。

③　做人民幣時，外貿公司自己去核銷外匯，辦理退稅。

④　用離岸公司與工廠做美金時，工廠的核銷單退下來後可以直接寄還給工廠，不需要財務核銷。