同時做五六件事——打電話、發布命令、讀郵件、潦草地寫一些便條，而且從不錯板眼。
提出問題之後，希望在10秒鐘之內就有回應。
對下屬甚至一線工人進行『機關槍似』的提問。
這是羅塞娜博得斯基筆下的老闆——前通用CEO傑克韋爾奇的工作片段，他頭腦靈活、精力旺盛，但同時脾氣急躁、風格強硬。
在短短20年間，這位商界傳奇人物使GE的市場資本增長30多倍，達到了4500億美元，排名從世界第10提升到第1。
1984年，傑克韋爾奇被美國《財富》雜誌評為美國最強硬十大老闆之一。
羅塞娜作為這個"強硬"老闆的助理，和他搭檔工作了14年。如果說傑克韋爾奇是"全球第一CEO"的話，那麼羅塞娜無疑就是"世界第一助理"。
《新聞周刊》曾描述羅塞娜為「傑克韋爾奇的秘密武器"。
那麼究竟是怎樣的才能讓這位看起來溫和親切的女性成為"全球第一CEO"的秘密武器呢？羅塞娜的答案就是：向上管理。
她著有《向上管理：支撐做副手的智慧》一書，記錄她和老闆日常工作的點滴，分享了她的向上管理經驗。
羅塞娜，在做傑克韋爾奇助理14年的時間裡，為韋爾奇額外節省了兩萬個小時，相當於每周增加了一天的時間。
她說：
在向上管理方面我所做的大部分工作相當於水壩看守員。我調節傑克和他人之間一些（但不是全部）主要溝通渠道的流量。我的工作就是充當人工水閘，目的不是要阻礙漫過大壩或通過水閘的水流，而是引導流向，這樣就能夠以最有效的方式處理和引用水流。
這道出了向上管理的真諦。
而在我拜讀了羅塞娜的書，了解了她的助理經歷之後，我更願意認為一個優秀的向上管理者需要扮演好這四種角色：信息過濾系統、分類達人、準備高手、精簡專家。
01信息過濾系統
職場中，一個人隨著職級的上升，接收到的信息也會逐漸增多。這個時候，下屬尤其是助理就是某種程度的信息過濾系統。
對於羅塞娜來說，她的"信息過濾作用"主要體現在對郵件以及媒體方面的信息的處理。
1.郵件的處理：過濾無用信息
羅塞納每天早上到公司的第一件事，就是在韋爾奇上班之前，瀏覽前一天晚上韋爾奇收到的電子郵件。她會將50-100封的電子郵件，最後精簡為15-20件便於處理的事項。
她分類挑出那些最緊急的郵件；扔掉垃圾郵件和浪費時間的郵件，例如公司關於通用停車場的通告，CEO完全沒有必要看；需要用心回復的電子郵件，羅塞娜則會從韋爾奇的郵件轉入自己的郵箱。這類郵件通常需要對某一問題進行背景調查、回答顧客的質詢、處理開會請求等。對於大多數郵件，在羅塞娜瀏覽過後會轉到通用內部的其他相關部門。她只保留那些對韋爾奇來說重要或者能引起他興趣的郵件，並隨信發給韋爾奇內容概述以及處理方法。
紙質信件的處理也類似，有50%會被扔掉，30%發給其他辦公室，針對剩下的20%進一步篩選，最後只有不到5%的信件會送到韋爾奇的辦公桌上。
我們看到，通過下屬的信息過濾作用，到達上級郵箱或辦公桌上的信息便得到了控制，保證上級能將最寶貴的時間用於最重要的事情上。
這點對於那些高級別的管理者尤為重要。
2.和媒體打交道：過濾不利信息
在處理和媒體的關係時，作為"全球第一CEO"的助理，羅塞娜採取的方法是"努力跟媒體保持距離"。一般情況下她會將媒體的電話和電子郵件轉給公共關係部。
但是企業又需要一定程度的曝光。因此羅塞娜會和公關部緊密合作，在過於冷淡和急於曝光之間取得平衡。
羅塞娜還會特別警惕某個周刊記者突然打來電話，就某個最近的熱點事件說："我肯定傑克不想評論，但是......"
如果羅塞娜上鉤，同意"傑克可能不想評論"，那麼第二天就會在雜誌上讀到拐彎抹角的不利於傑克韋爾奇的說法。
對於這樣的電話，羅塞娜要麼求助公關部門，要麼啟用錄音程序，將可能的失實報導擋在門外。
通過下屬的謹慎處理，過濾掉對上司乃至公司不利的信息，這樣保證公司不被負面新聞纏身，上司也就無需將注意力放在公關上。
"信息過濾系統"這一角色的普遍意義在於：身為下屬，我們需要懂得控制經過我們到達上司的信息流量，儘可能的的將無用信息分流，使上司工作更為輕鬆。
02分類達人
韋爾奇一天要處理大量的文件，羅塞娜通過對上司的文件分類幫助上司進行時間管理。
羅塞娜會將不同類別的文件用顏色區分：
藍色的文件夾是個人文件；黃色是內部文件；紅色是供韋爾奇閱讀的文件；桔色是外部文件；綠色是要韋爾奇籤名的文件。每一類文件都佔據同樣大小的地盤。
辦公桌上的各個物品的位置也是精心編排且基本固定的，這樣保證韋爾奇每天能在同樣的地方找到具體門類的資料。
由於老闆的急躁性格，羅塞娜還會訓練自己記住具體文件的所在位置。
這樣當韋爾奇再一次喊出:"羅，XX在哪裡？"時，她就能很快做出回應："電話左邊，黃色文件夾，上面數第三頁。"
羅塞娜甚至還會仿照韋爾奇辦公桌面樣式來布置他的公文包。
比如，顏色標記一樣的文件夾會放在固定位置上，日程表貼上黃色的塑料封面，讓老闆可以從厚厚的文件中找到自己需要的資料。
看起來這些都是芝麻小事，可是對於一個助理來說，通過優化這些小事，潛移默化地對上司的時間進行管理，這便是下屬成為"分類達人"的意義。
當然，我們並非人人都是助理，不一定需要給上司整理文件、布置公文包，但是羅塞娜給我們普通人的啟示就是：在和上司搭檔的過程中，我們要學會分門別類我們準備向上司傳遞的信息。
比如，哪些工作是可以直接了當進行溝通的，哪些信息是需要迂迴傳遞的，哪些任務是需要找上司求助的，這就像是羅塞娜對於文件的不同顏色之分。
這些信息選擇在什麼時間傳達，是正式場合還是非正式場合，是需要一個人還是多個人匯報，這就像是羅塞娜對於不同文件在辦公桌的位置之分了。
學會對事項進行分門別類，是我們進行向上管理的另一項必備技能。
03預先管理高手
僅僅是對上司的信息進行過濾，為要匯報的工作進行分門別類還不足以將向上管理做到完美。我們需要扮演的向上管理的第三種角色就是：預先管理高手。
對於預先管理，我有自己的定義：
做好自己能做的一切工作，儘可能保證到達上司手中的問題僅剩決策。
羅塞娜在這方面同樣是傑出代表。她每天在對郵件進行初步的過濾後，下一步就是針對保留的郵件做進一步的處理。
1.做充分的準備工作
羅塞娜每天需要為韋爾奇準備好日程表。她會根據日程表當中的約見、會議和公司外部事件清單，給自己的老闆製作一份8~10小時內要回答的問題的內情報告，可以說這就是一份上司一天對外溝通的提綱。
而這份提綱需要她做大量的準備工作，有時甚至需要提前一周就做準備。
以羅塞娜安排一次韋爾奇和重要客戶的會面為例，她常常會先問自己幾個問題：
這次會議的目的是什麼？涉及哪些人物？期望傑克做出什麼？議程表上有何安排？關於參加者和這些問題，傑克需要知道什麼信息？該事件之前，傑克是否需要某個知情人介紹情況？如果是，需要從誰那裡知道什麼信息？這次會面的重點是否有可能延伸到其他事情？如果是，它們是哪些事情？可能會有怎樣的預期結果？需要通知誰？除了議程表上的領域和課題，還有哪些可以讓傑克有利可圖？通過問自己這些問題，羅塞娜接下來就可以採取相應的行動。
比如，她至少會提前一天打電話給曾經和這位客戶打過交道的通用高級主管，要求他們給出一份關係簡況，包括當前所有的好壞因素。然後根據這些信息再做進一步的準備。
正是羅塞娜做的這些基礎工作保證了無數次重要會面的順利進行。
2.精準找到相關的人
羅塞娜在篩選完相關郵件後，對於那些需要返還到自己上司手裡的郵件，她並非一轉了之，而是還有後續的工作：她會打電話給相關的人。
羅塞娜根據經驗和對郵件當事人的了解，她會推測在某個問題上韋爾奇會倚重於誰，然後和他們電話溝通，提醒他們可能要把各自的事情處理好，有可能會被大BOSS召見，並給出一些具體溝通事宜的建議。
這樣，這些經理人和韋爾奇討論問題時就更有準備、更有效。
事實上，羅塞娜在整件事情中就起到了預先管理的作用，她事先打電話給這些經理人就省去了韋爾奇的多次溝通的麻煩，為自己的老闆降低了溝通成本，節省了時間。
當然，要想像羅塞娜那樣遇到問題就能清楚地定位到責任人，一方面多留心觀察身邊的人和事，另一方面要對自己的上司足夠了解，否則預先管理極有可能管錯了方向，找錯了人。
3.畫出重點
羅塞娜是一個十分喜歡用螢光筆的人，這也和她的工作性質有關。
每周在執行長辦公室的材料逾50萬字：
數以千計的信件、電子郵件、報告、備忘錄、簡報、匯報材料和各種商業級學術出版物。如果韋爾奇逐字閱讀，恐怕他根本沒有時間管理通用。
羅塞娜來為上司擠時間。
她會用螢光筆尋找主題句、論據和結論，以適應自己的老闆快速瀏覽、跳讀的需要。事實上，韋爾奇面前的這些材料有很大一部分沒有太大價值，因此韋爾奇的快讀是必要的，漏掉某個真正重要的事情的可能性極低。
對於所有的上司來說，他們最期待的狀態是：下屬解決了所有問題。當然這是不可能的。
那麼次優解就是：下屬反饋問題，同時也做好了相應的背景調查且資料翔實、嚴密，他能夠據此作出決策。
下屬做了自己能做的事情，使得上司的工作有那麼一刻好像輕鬆了一些，而這些都歸功於預先管理。
04精簡專家
進行向上管理的最後一個角色是精簡專家，也就是說你要學會簡化你的工作。我們來看看羅塞娜是怎麼做的。
作為通用這樣複雜龐大系統的CEO，新年伊始，韋爾奇的365天當中的289天已經被做了安排，剩下的76天中他會抽一些時間安排和少數人的會面。
羅塞娜的挑戰在於她要在韋爾奇可行的時間範圍內，同時協調來自不同城市的經理人的時間。當然，打電話可以實現，只是有點低效。
羅塞娜的方式是：
她製作了一張簡單的會議網格表，在左側列出參加者的名字，在頂端一行列出所建議的日期，這些日期適合韋爾奇以及一兩位不可以缺少的人物的日程。
像這樣：
她將網格表傳真給每個人（當時傳真更為普遍），要求他們列出1-2個他們能夠參會的日期。
當羅塞娜收到每個人的反饋後，她隨後就會製作一張總表，如下圖：
這張表顯示，最受歡迎的兩個日期是6月28日和7月2日（除了F和I沒有選擇）。然後羅塞娜會把這兩個日期做成另一張表發出去徵求意見。
這一次，就看F和I如何達成共識。結果往往是，他們會再看看自己的工作日曆，然後選擇6月28日和7月2日當中的一天。
這個表格看似簡單，但卻在向上管理的同時也進行了橫向管理。羅塞娜用簡化流程的方式達到了高效工作的目的。
這種簡單的原則，將確定會議日期的爭吵以及徵求各方意見過程中時間和精力的浪費降低到最小限度。
對於我們而言，如果在工作中能有這種簡化問題的思維，我們將為自己和上司節約更多的時間，從而改善和上司的協作狀態。
向上管理最重要的本質就是：
為你的上司節省時間、協助他們分清輕重緩急。
如果我們能夠扮演好信息過濾系統、分類達人、預先管理高手、精簡專家這四種角色，我們無疑能更好地向上管理，而這無論對於上司還是我們自己，都是百利而無一害。
學會向上管理，我們或許成為不了"世界第一助理"或"第一下屬"，但我們一定能成為更好的下屬，更好的自己。