與教授聯絡，通常都是通過郵件。在國外，很多時候出於公私分明的考慮，教授的SNS帳號大多不公開給學生。所以郵件通信是不可避免的方式。相較於SNS等社交軟體，用郵件通信時有一種額外的「正式感」，加上日語敬語極其繁雜，很多學生都對和教授通郵件產生畏難情緒。
和教授的初次聯繫，一般是從出願許可開始（如果允許事前聯絡的話）。在入學之後，學校的大事小情，都是通過郵件來交流的。大概可以分為：內諾取得、出欠席聯絡、論文商討、援疑質理幾大類。首先，先看一看日本人眼中的標準郵件是怎麼書寫的。
首先要有一個比較安全的郵箱地址，國內經常用到QQ郵箱，但是實例證明QQ郵箱發出的郵件有一定概率被屏蔽為垃圾郵件，導致教授看不到。所以安全起見最好用Gmail、Yahoo、Hotmail甚至網易郵箱教育郵箱都可以。
郵件名
郵件名一定要簡潔詳細，如果是初次聯繫就更加重要了。件名一定要做到人物事件一目了然，切記出現「ご相談」、「ご連絡「、」出願連絡」等等這種半清不白的題目。如果是出願認可，最好是例如「XX課程出願許可に関するご連絡 XXX大學XXX」這種格式。
宛名
宛名就是郵件開頭對對方的稱呼。和教授聯絡名字後面自然要加「先生」二字以表尊重。除此之外，如果是初次聯絡，稱呼名要儘量寫全，比如「東京大學 経済學研究科 佐藤間 先生」等等。即使是日後和教授關係親密，平時以暱稱相稱，在郵件裡也要用禮貌的稱呼。
挨拶文
あいさつ，也就是開頭的問候用語。日本是一個非常重視あいさつ的國家，郵件中的用語也較為複雜。通常我們都用「您好」等來表達，在日語中當然用「こんにちは」也是正確的。不過，很多時候日本人會根據實際情況使用不同的用語。比如第一次聯繫會用「初めまして」；日常聯絡習慣用「お世話になっております」或者「いつもごXXいただき、ありがとうございます」等。
本文
接下來就可以說主要內容了。要注意如果篇幅較長，最好根據內容分出幾個自然段，且行間留有一行空行，這樣郵件閱讀起來有整潔感。
結尾
日語郵件的結尾相較於中英文也比較繁複。常見的結尾禮貌用語有「お手數をお掛けしますが、どうぞよろしくお願いいたします」或者「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」。如果需要對方回信，可以加上「ご返信いただけましたら幸いです」。
注意點
首先就是老生常談的敬語了。日語交流尤其是對尊長必須要用敬語，而敬語對於外國人來說，甚至對於日本人來說，都是一個噩夢般的存在。即便如此，必要的敬語表現形式也要學會運用。還有一個點就是郵件的籤名。寫郵件時最好在落款後附上自己的姓名、住址、聯繫方式等，由於郵件客戶端都有設置籤名的功能，所以可以方便設置，使整篇文章顯得更完整。
以上就是一個標準日式郵件的寫法。然而就實際情況而言，是不是一定要像寫八股那樣墨守成規呢？
其實未必。至少從大量的經驗來說是這樣的。就如所有人都頭疼的敬語問題，使用敬語的確是應該的，可是敬語究竟要使用到何種程度又是一個問題。尤其是對於留學生來說首先純熟掌握敬語很難，其次對於敬語的使用場景和規範也不甚了解。但是從某種角度來說，教授對此也是心知肚明的。所以，雖然我們不能保證100%掌握敬語，但是可以表達出尊敬的態度。實際交流中です/ます的形式就足夠了，在開頭結尾處的固定措辭中加上敬語就足夠了，隨著利用郵件溝通的次數增多，慢慢就可以熟練地使用各種敬語了。
還有一個很多人經常忽視的要點——回復。無論什麼時候，當教授（或者任何人）發來郵件的時候，要養成回復對方的習慣，這樣對方就知道你已經獲知了消息。這也是一個郵件禮節。
與上一點相應的，經常有這樣一種情況使得我們十分焦慮，那就是在初次聯繫教授尋求內諾時，會出現教授不回信的情況。此時，教授的意思似乎很難以捉摸。出現這種情況一般有幾點原因：
（1） 郵件轉入垃圾箱。為了避免這種情況就要像前文所述那樣選擇一個比較安全的郵件地址。
（2）教授太忙碌沒看郵箱。這種情況也是存在的，尤其是在節假日時候，很多教授是不看郵件的；還有一些年長的教授手機上沒有郵箱客戶端，只能等到了辦公室才看郵件。
（3）婉拒。這個是最令人擔憂的。有些教授不會回覆你告知他因為種種原因不能收你，而是通過冷處理忽略你的郵件。
無論什麼原因，先要記住一點不要頻發的發郵件「催」，因為這一般沒什麼用處且有討人嫌的感覺，不禮貌。正確的做法是在第一封郵件發出後的一周左右再試探性的發一封確認郵件，表明意願。如果再三確認都沒有回覆，就意味著可以放棄轉向其他學校了。
溝通，是一個很複雜的事情。尤其是與不同文化的人群交流又是一門獨特的學問。從小小的一封郵件中，就能窺伺到無窮的奧妙。
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