申請訪問學者，和對方完全是陌生人的國外教授溝通，最常見且常用的方式是通過郵件。那麼，第一封郵件的重要性也就不言而喻。和教授的來往郵件中，申請者首先要學會和國外教授郵件溝通的技巧，所謂細節決定成敗，如何來提高訪學申請郵件的回覆率？成功申請理想大學或醫院的訪學職位呢？
英才留學的顧問申請老師根據平時幫助我們的客戶申請時遇到的一些問題，精心準備了這些溝通技巧，跟隨小編一起來學習下和國外教授郵件溝通需要注意的小細節吧！
第一封郵件，標題如何寫？
首先要明白，教授的郵箱每天也許會收到幾封甚至十幾封申請郵件，或者其他不同的郵件，一個言簡意賅，又目的明確的郵件主題可以讓教授第一時間明白郵件來意。因此，請在郵件及自薦信標題中明確地表明意圖，即"申請訪問學者職位"，如「Applying visiting scholar position...」。
如果計劃申請公派或者單位資助，可將相關情況標註在標題中。部分導師很歡迎國外學者前來交流合作，但是考慮到自身經費不足，較難給出職位。如果申請者已有經費資助，可能會加大導師打開您申請郵件的機率。
郵件內容應包含哪些部分？
訪問學者的申請郵件的首要目的是求職/尋求合作交流或學習的機會，故而郵件的內容應主要圍繞以下兩個主題：
1、 申請者自身的學術實力、資源及合作前景，同時，這些也是說服國外教授在眾多備選人員中選擇你的理由；
2、 為什麼選擇這位導師，即雙方學術背景的契合度。
所以，一封真誠的，有說服力的郵件內容應該包含申請者的目的，大概的自我介紹（包括學術背景、工作經歷、職位等），重點介紹自身的學術科研能力：如主持或參與的課題，掌握的實驗技能、應用軟體、發表的文章等等。
同時，要講清楚自己的研究領域，感興趣的研究方向，以及與對方教授的契合度。如果能對教授的背景做一定的研究功課，簡單闡述教授的在研課題或者發表的文章，會更有說服力。
郵件發送有哪些注意事項？
發信時一定不要忘記提醒導師附件中包含您的簡歷，以便於對方具體了解您的學術經歷及背景（請注意發送郵件前確認簡歷已上傳）。
郵件內容不宜過長，一般建議400-500字左右最好。
第一封郵件起草完畢，因為大多數申請者在投遞郵件的時候，可能會 同時聯繫幾位或者更多教授，所以還需要明確一些郵件的注意要點：
郵件是永久性的
一旦你把它發出去了，就不可能再收回來了。只要教授收到了郵件，他就主宰了這封郵件的命運，或者保 存，或者是把郵件轉發給同事。所以發送之前，要再三檢查郵件內容裡教授的名字與郵箱，千萬不要出現把寫給A教授的郵件發到B教授的郵箱裡這樣的烏龍哦。
使用國外更常用的郵箱
國外教授更喜歡打開那些來自比較正式的、有名的郵箱地址，如高效老師就是.edu結尾郵箱，或者gmail ，hotmail, outlook郵箱；儘量避免使用qq， 163等郵箱，一是教授可能認為是垃圾郵件，不會打開；另外就是可能系統就直接認為是垃圾郵件給放到垃圾箱裡，教授也許連看到這封郵件的機會都沒有。
稱呼很重要
最安全的開頭方式是用「親愛的xxx教授」 （Dear Professor XXX）, 這樣的話你就不會再考慮這個教授是不是博士，教授的性別或其他。
清楚簡潔是最好的
你的教授每天會收到上百封郵件，所以如果你的問題很簡潔明了那是最好的(一般把問題一條條列出來比較 好)。如果你的問題表述的很詳盡或者多層面的，最好在教授的辦公時間面談，這樣教授就能夠更有效地幫你解決問題。
及時回復已收到郵件
如果你的教授給你回答或者發送你需要的資料，一定要告訴他你已經收到了。這樣，他們就會覺得你是個不 錯的、值得招收的學者。
同時，在和教授溝通來往的郵件中，要避免拼寫錯誤，所以每次都要使用拼寫檢查，並校對你的郵件兩遍。
在郵件中表現出禮貌和友好很重要，但是要適度，不要搞得像是在阿諛奉承
最後的籤名很重要
每封郵件最後都要感謝教授抽出時間來幫助你，並以「Best Wishes、Regards、Sincerely」來結尾。(或 者其他相關的正式語，但是要用友好的語氣。) 然後籤上你的名字。如果和教授來往郵件比較多，可以再用自己的英文名字，或簡寫等。
以上就是郵件溝通的一些小技巧，相信這些「攻略」對你的出國訪學申請一定會有所幫助，當然訪問學者申請過程中除了郵件溝通的基本禮儀外，還有很多方方面面需要注意的事項。
英才留學提供各國訪問學者申請、籤證辦理服務，已積累數百的各個名校訪學成功案例，包括哈佛大學、史丹福大學、耶魯大學、哥倫比亞大學、劍橋大學、牛津大學、麻省總醫院，安德森癌症醫院、克利夫蘭診所等頂尖大學和醫院。