本期主編：橙子
近幾期跟大家分享了檔案數位化的知識，今天我們這期來講檔案管理系統。說到檔案管理系統，我們經常能聽到的另一個詞就是自動化辦公，那麼，接下來就說說他們之間的關係。
往期也介紹了關於檔案管理系統、檔案數位化的專業知識，感興趣的朋友可以查看喔
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如今，信息技術已經進入了一個飛速發展的時代，尤其是計算機網絡技術的發展。管理信息系統已廣泛應用於社會各職能部門和機構。檔案管理工作也不例外，那檔案管理系統是如何實現自動化辦公的呢？
一、檔案管理系統如何實現自動化辦公？
檔案管理系統需要先進行檔案數位化，就是將紙質的檔案轉換成電子信息存儲在伺服器中。（之前的文章都有詳細描述，感興趣的朋友可以翻看往期文章。）
檔案在完成數位化之後，信息可上傳至系統伺服器中，在檔案查詢時，系統會從伺服器中直接調取檔案信息，從而實現自動化辦公。
二、檔案管理系統有哪些功能？
系統採用模塊化設計，不同模塊的聯動而實現對檔案信息的綜合管理，從而使得無人化辦公成為了可能，那系統中都有哪些模塊，他們的功能又是什麼呢？
(1)檔案案卷管理
主要負責完成整個文件的管理，包括文件的轉入、轉出、分享、查閱、借閱等功能。文件轉入是接受外來部門轉入的檔案資料。
各接收單位的管檔人員收到文件後，要對照《轉遞登記表》進行核對，審核通過後，在《轉遞登記表》回執上簽名蓋章，返回《回執單》，將文件按程序入庫存放。
(2)檔案材料管理
系統能完成檔案目錄的編輯、資料的輸入、輸出，以及紙質資料的數位化等操作。文件資料的收集、鑑定、歸檔、整理是檔案管理工作中的一項重要內容。
(3)檔案審核
系統可以實現檔案的審核功能，包括人員的調動、升遷等，用軟體來實現管理，省去了很多原本複雜的工作，簡化了流程。
(4)檔案網上閱檔系統
通過在線審查許可證文件查閱申請，在線實現文件查閱功能以系統專用資源網為網絡基礎，在系統內部實現當地和遠程查閱文件、文件查閱功能。
系統在進行安全方面考慮，可以根據日期、時間、長期有效等多種方式，完成文件許可的文件查閱過程進行詳細的日誌記錄，信息採用加密方式，使系統運行更加安全。
(5)備份系統
為了保證系統數據的安全，提供了定時備份和手動備份功能。備份內容包括文件管理數據和數字素材數據。
系統備份由文件管理器執行，可以每周備份一次，也可以隨時手動備份。備份數據可以通過移動硬碟、錄像機等存儲。
三、檔案管理系統優勢總結
1、系統實現了無人化辦公。
2、系統簡化了工作流程，提升了工作效率。
3、使用系統管理，節約大量人力物力。
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