一個好的Word作品，外觀形象必須要美觀、大方得體。想要做這些，字符格式的設置、段落格式的設置、表格的編輯處理、藝術字、自選圖形、圖片的插入編輯……等等，十八般武藝必須要樣樣精通。操作起來會勞心勞力，有一些情況下還要做大量重複設置操作，下面就介紹大家一種簡單的偷懶方法——格式刷
格式刷的功用，Word 2010的提供的格式刷可以複製文本或段落的格式，可以快速的設置文本或段落的格式。也就將指定文本的字符格式或段落格式快速地複製到其他的文本上。
使用舉例，假設有一商業合同文檔，其中的一級標題有二十多處，並且要求都是字體格式為：楷體、小四號、字符加粗；段落格式為左對齊、段前間距0.5行，段後間距0.5行。如果我們不會使用格式刷，就要反覆重複設置「楷體、小四……左對齊、段前間距0.5」，一直到一級標題設置完。那麼使用格式刷需要怎樣做呢？請看使用舉例說明：
將第一處一級標題按要求設置完（楷體小四……段後間距0.5），插入點光標不離開該一級標題。
雙擊「格式刷」工具按鈕（複製字符格式和段落格式），
分別刷其他的一級標題（光標會變成刷子形狀），在其他一級標題上粘貼格式。
再次單擊格式按鈕（粉刷工作完成後），光標恢復正常。
複製格式說明：
單擊格式刷按鈕只能用格式刷刷一次（粘貼格式一次）。
雙擊格式刷則可以多次刷取（多次粘貼）。
快捷鍵：Ctrl+Shift+C(複製格式) Ctrl+Shift+V（粘貼格式)