Word作為現在很多上班族必備的日常工具，無論是寫簡歷、寫論文、寫文案還是寫計劃書等等都需要藉助word的幫助。
然而90%的人對於word只掌握了10%的功能，沒有準確掌握一些實用技巧，以至於在日常的工作中常常吃不懂word快速技巧操作的虧。
如果你在工作中常遇到為新建下一頁瘋狂回車，還在一遍遍使用基礎Ctrl+C和Ctrl+V，或者還在為文字轉表格、PDF轉word等發愁，那麼建議你收藏好這篇文章，空閒時跟著下文中提供給的方法多操作幾遍，在關鍵時刻說不定可以讓你在上司和其他同事面前秀一把。
01 批量複製粘貼
複製粘貼在每個人的工作中是很常用的操作，word裡面還有一個很常用的複製方法就是格式刷。
然而多數人在利用格式刷時往往只知道單擊一次格式刷可以將格式複製粘貼一次，卻不知道其實在面對同類型格式需要多次複製時，也可以雙擊格式刷，這樣就可以連續使用格式刷進行多次的格式複製粘貼了。
格式刷雖然方便，但是在進行跨頁面操作時容易出現意外退出格式刷的情況，要想實現穩定的連續複製粘貼功能，快捷鍵的存在會讓你覺得這簡直就是開掛的操作。
很多人都知道Ctrl+C和Ctrl+V是用來複製粘貼內容的，可是Ctrl+shift+C和Ctrl+shift+V會變成什麼呢？答案是Ctrl+shift+C和Ctrl+shift+V是用來複製粘貼格式的，在某種程度上來說等同于格式刷，但又比格式刷穩定（至少在跨頁面操作時不用擔心出現意外退出的情況）。
即便有了Ctrl+shift+C和Ctrl+shift+V這兩組快捷鍵，在面對一份已經完成了的文檔，可是需要修改標題字體、字體顏色等，仍需要逐個選中標題才能實現格式刷的作用，那麼有沒有可以一次選中所有標題，再一次性把格式粘貼過去的辦法呢？
答案是有的。在word中隱藏了一個很神奇的功能，那就是選中格式相似文本。
先在文本中其中一個需要修改的標題或者內容按要求修改好，然後按下Ctrl+shift+C，這時複製的格式會被保存到後臺，然後點擊需要進行同樣操作的標題二，接著點擊開始工具欄內的選擇-->選擇格式相似的文本，這時就會看到文檔裡所有的標題都被選上了，然後再按Ctrl+shift+V就能輕鬆實現一鍵修改所有的標題格式。
02 文件格式轉換
工作中在製作完一份精美整潔的Office文檔（包括Word、Powerpoint、Excel等）需要發送給客戶，或者是臨時收到一份PDF文件需要轉換成普通Office文檔的時候，往往會把很多人一下子都難住了。
也有一些聰明的小夥伴會藉助一些格式轉換工具來實現文件格式轉換，事實上Office本來就自帶可以實現格式轉換的功能，但需要注意的是在進行文件格式轉換時，可能存在轉換後文檔內容出現錯亂的情況。
由於部分文件格式的特殊性，如PDF，想要百分之百將原文件轉換成另一種格式，目前是不可能的。但總體轉換，在做局部修改也能實現文件格式轉換。
1. Word和PDF互換
Word轉PDF其實只需在保存文檔時直接將保存格式設置為PDF即可，建議選擇另存為PDF文件，以防止在轉換過程中出現錯亂。
而將PDF轉成Word則需要根據情況進行操作：
如果PDF文件是可修改的，那麼可以直接新建一個空白文檔將PDF中的內容複製粘貼過去，在對空行、錯位等進行小範圍修改即可。
如果很不幸PDF不能修改，也還是有兩種辦法可以轉換成Word。一種是直接利用Word，但這個方法僅限於你電腦的Office版本是Office2013及往後的版本。
操作方法就是直接點擊需要轉換的PDF文件，右擊選擇打開方式為Word2013或2013以上的版本。在進行這個操作時Word會提醒你轉換後可能會和PDF有差異，點擊確認，接著就會得到一份Word，再根據PDF稍作調整就好。
如果電腦上沒有高本版的Office，也可以藉助一些插件或者在線轉換器完成格式轉換。
操作較為簡單的在線轉換器如PDF365、Smallpdf、迅捷PDF轉換器等。
2. Word和PPT互換
將Word轉換成PPT時需要先根據文本內容設置相應的大綱級別。具體操作是在Word中點擊視圖→大綱視圖，將Word中對應的標題內容設置成級標，操作見下圖：
然後打開PPT軟體，點擊開始→新建幻燈片，選擇幻燈片（大綱級別），選擇設置了大綱級別的Word文檔打開，在進行美化，就能實現Word轉PPT。操作如下：
PPT轉換成Word的操作跟Word轉PPT相似，也是打開大綱視圖，然後Ctrl+A選中全部，然後Ctrl+C複製到新建的Word中就可以了。操作如下圖：
3. Word和Excel互換
將Word文檔另存為網頁文件格式，之後打開Excel表格，點擊文件打開保存的網頁文件，然後保存為工作簿的格式就能實現Word和Excel的轉換。具體操作見下圖：
將Excel轉換成word則需要同時打開Excel文件和空白的Word文檔，然後選中Excel數據區域，按住Ctrl不放，將表格拖進Word文檔中，這樣就可以完整地將Excel格式放進Word中了。具體操作如下圖：
03 快速查看文檔被修改的內容
在家辦公最不方便的就是沒辦法面對面溝通，這也是導致效率低的原因之一。由於沒辦法近距離溝通，所以有時候文案內容被修改過了，我們卻不知道修改了哪裡，導致後面自己重新整理的時候沒有及時更正修改，粗心大意不說，還會拖慢工作進度。
要想在發送文檔後能清楚地知道別人修改了文檔中的哪些內容，就需要在發送文檔前將文檔設置成審閱模式。具體的操作是點擊上方工具欄中的審閱，然後點擊修訂，使修訂按鈕顯示灰色的高亮狀態。這樣文檔在被發送後就會自動記錄別人修改過的地方。
如果忘記給文檔開啟審閱模式，或是上司覺得審閱模式下的修改提示對他們閱讀文章造成不適或者困難，那麼也可以在不開啟審閱模式的情況下知道他對文檔進行了哪些修改操作。
方法就是在收到領導發回來的已經修改了的文檔以後，打開修改過的文檔，然後點擊審閱→點擊比較，在原文件中選擇先前發給領導的沒有修改的文件，在修訂的文檔中選擇領導修改完發回來的這份，然後點擊確定，word會將兩份文檔放到一起並標記出已經被修改的地方。
需要注意的是，在使用word文檔比較時，需要保證同時保存了修改前文檔和修改後文檔的情況下才能進行操作。因此在保存領導發回來的文檔時需要另存為新的文檔，不可以直接覆蓋原文檔。
如果需要限制接收文檔的人對文檔進行修改，或是只允許接收方再能修改文檔內局部的內容，則需要藉助限制編輯這一功能的幫忙。
對全文開啟限制編輯功能後接收方只能查看文檔，但不能對文檔進行修改。
而在一些特殊的文檔內容的限制中，則需要藉助word上方工具欄開發工具中的控制項來輔助實現。如果Word上方工具欄中沒有開發工具這一工具欄，則需要通過打開左邊的文件下拉通道中的選項，選擇自定義功能區，勾選開發工具前的按鈕來調出開發工具欄。
需要注意的是，在對文章中的內容進行了控制項設置後，必須打開審閱中的限制編輯才能讓控制項生效。
不管是在家辦公還是在公司辦公，熟練掌握這些辦公工具的操作都能讓你工作起來事半功倍。
也許有些人已經回到工作崗位了，有些人仍被困在家裡辦公，無論你現在處在怎樣的狀態，都希望藉助這次疫情在家辦公的機會，能好好利用空閒時間好好提高自己對工具的利用能力。
中國自古有雲「工欲善其事必先利其器」，想要在工作中出色表現並且獲得讚賞，就必須先提高自己的能力。很多時候工作靠的不是一味的埋頭苦幹，更重要的是要懂得藉助工具和他人的幫助。
如果你還要什麼其他的Word技巧或者能提高辦公效率的方法，歡迎到留言裡分享給大家哦。
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