中國的企業很多都處於數位化轉型的關鍵時刻，數位化轉型包括業務上的，也包括管理上的。傳統企業依靠制度等管理文件落實管理執行力，而制度管理的數位化的需求也應該涵蓋在整體數位化轉型過程中來考慮。
傳統企業非數位化制度管理的方式是通過電子文檔、電子表格、電子演示文稿(例如：WORD，EXCEL，PPT)等方式來編寫、存儲和瀏覽制度，這些離散的文檔方式帶來的常見問題包括：
1、制度編寫不規範問題：制度、程序、手冊等管理文件寫起來太辛苦，編寫不規範，內容不準確。公司內一個部門的名稱或一張表單樣式改了，很難準確地找出要修改的所有文件。制度內容更新不及時，更新內容不準確，更新起來不便捷。
2、制度使用太麻煩問題：企業員工無法從成堆的制度中全面、準確的找到自已負責的所有工作及所有相關管理要求。編寫制度的人擔心管理文件的內容沒有正確地依據上級文件制定，無法證明其依從性關係。傳統制度文件的內容不直觀，無法在移動端、流媒體等新技術條件下使用制度，例如制度中無法播放一段視頻。
3、制度保管不安全：制度在審批過程中，質量檢查不到位，發布了有失準確的文件。制度文本方式存儲文件不安全，一些敏感的制度文檔被隨意下載，郵件微信傳遞，流失出公司。很多公司甚至一些內部制度在目前流行的網盤上都可以隨意查到和下載。
4、制度管理很困難：比如，寫了這麼多制度文件，您知道一共制定了多少表單、多少流程、多少術語嗎?您知道流程用到了多少表單，多少表單是沒有被流程引用，為什麼嗎?這麼多文件，相互關係如何，沒有沒規定重複、矛盾或者含糊的條款?
博陽精訊推出的EBPM平臺，包含了數位化的制度管理功能，主要具有如下特徵：
1、通過結構化的方式在線編寫制度：
首先定製規範的制度模板(例如前言、適用範圍、引用文件、規範內容、流程、附錄等)，編寫人員在相應章節編寫制度內容，形成規範性的內容。平臺自動將內容變成結構化的制度要素(例如組織、術語、表單、流程)等。
撰寫制度文件時需要引用相關管理要素，則直接從管理要素架構的相關要素池中進行選擇，而不是重新創建，實現了管理要素的共享和協同，實現了管理體系在要素級別上的融合。
撰寫制度文件時需要引用其他文件的條款，則直接從文件架構的相關文件池中進行選擇，而不是重新寫一遍，實現了文件條款的共享和協同，實現了管理體系在跨文件的融合。
撰寫制度文件時需要引用其他流程，則直接從流程架構的相關流程池中進行選擇，流程將自動轉化為制度文本，並自動為制度和流程形成關聯關係。
2、通過按人員的方式展現制度內容：
可在制度發布後，依據制度中的流程的崗位關係，自動形成該崗位的流程、制度、條款和條款相關詳情。明確「我的」日常管理要求。
對於有依從性的制度和條款，可以查看到所依從的上級制度和條款，也可跟蹤上級制度、條款的變化情況，快速識別制度修訂的源頭，滿足依從性審查。
對於制度中的表單，可在線查看附件。附件支持PDF或者流媒體等多種線下文件無法滿足的模式。
同時支持移動端瀏覽和完成發布審批過程。方便員工在非辦公場所情況下快速查找自己需要的資料。
3、通過數位化手段對制度進行管理：
可按制度架構對編寫權限進行授權，可授權到已有組織架構的部門、處室、崗位等多層組織。已授權的人員才可以編輯和鎖定該制度文件。
一旦制度發布後，可在線查看，也可獲得審批後自動生成多種格式為文本。例如不同模板格式的制度、規程文件，各種手冊。模板可靈活定製。
編寫完成過程中和發布後，制度的完整內容僅支持在線查看。有權限後才可以下載到本地文件。有效地對涉密文件進行管控，又方便需要的人員使用。
4、可對制度進行在線分析和動態評價：
在制度文件錄入過程中，各項要素將自動歸集到各要素架構，一方面方便其他制度引用，另一方面逐漸形成公司完整的要素架構清單。
可隨時對制度和要素的關係進行分析，例如：有流程的制度、無流程的制度;涉及流程的條款、不涉及流程的條款;這些分析結果有效支持制度的優化完善。
可查看匹配條款最多的制度，以此分析這些制度間是否存在模糊、矛盾、衝突的現象，哪些制度需要改進，哪些制度需要合併等。
通過使用EBPM平臺，企業能快速擺脫傳統制度文件的束縛，切入數位化管理的時代。在數位化管理時代中，企業通過EBPM平臺可幫助企業打通戰略、流程、制度、信息系統的聯動閉環，真正實現「數字孿生」的概念。
上海博陽精訊信息科技有限公司 (簡稱：博陽精訊)於2008年在上海創立，是原德國IDS Scheer公司的合作夥伴。2011年，德國軟體廠商Software AG收購IDS Scheer公司後，原IDS Scheer中國公司BPM諮詢團隊的骨幹併入博陽精訊，使得博陽精訊成為國內專注於提供「業務流程管理」 解決方案的專業公司。
博陽的願景：數位化時代企業管理體系解決方案的領先供應商。
博陽的使命：助力中國企業提升管理水平，成為世界一流公司。
作者：熊韌 博陽精訊諮詢總監
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