在編排文檔時，當文檔中有多處需要相同的排版格式時，不必依次重複設置，可能使用Word中的「格式刷」來複製格式。
一、複製格式
這裡，我們先來設置一種標題格式，如：我們在一篇文檔中，一級標題的格式為：字體用「黑體」，字號用「三號「，字形為「加粗」這種比較簡單的格式，設置後的效果如下圖中的（1）所示；二級標題為：字體用「華文楷體」，字號用「三號「，字形為「加粗」這種比較簡單的格式，設置後的效果如下圖中的（2）所示；
接著，我們提出我們的問題，如果說我們的這篇文檔中，每一個「課時」的標題我們都希望用我們上圖中的一級標題來顯示，每一個「課時」中的「標題」、「標籤」和「介紹」我們都希望用二級標題來顯示，那麼，我們需要重複設置的次數就會比較高，也就顯示比較繁瑣，我們有沒有比較簡單的方式來滿足我們的要求呢？這裡我們就用Word中的「格式刷」操作來快速得到我們需要的效果。具體操作方法如下：
1、先設置好滿足我們要求的不同格式，如上圖中的「（1）」和「（2）」所示；
2、選中標題「第七課時」的內容，如下圖中的「（1）」所示，然後單擊「開始」菜單中的「格式刷」按鈕，如下圖中的「（2）」所示，將已經設置好的的「第七課時」的全部格式複製出來；這裡我們的光標會變成一把小刷子的形狀，再將光標移動到「第八課時」的前面或後面之後按下滑鼠左鍵拖動來刷一下，如下圖的的「（3）」所示，就會將「第八課時」的格式修改為「第七課時」的格式。此時，滑鼠恢復成正常的狀態，格式刷的功能取消。如果我們還需要將同樣的格式複製到「第九課時」、「第十課時」時，我們重複前面的步驟即可。
同樣的道理，我們也可以先選中已經設置好格式的「標題」二字之後，用相同的操作方法複製格式並應用到「標籤」和「介紹」上，得到最終的效果如下圖所示：
小技巧：
單擊和雙擊「格式刷」的區別
當我們在使用格式刷時，每次選擇之後都只能刷一次，有時會顯得比較麻煩，特別是我們需要多次運用同一種效果時特別明顯，因此，軟體裡有選擇一種格式的文本後，有單擊和雙擊「格式刷」的不同操作，當我們只需要複製一次格式時，我們單擊「格式刷」即可複製一次，當我們需要複製多次格式式，我們就雙擊格式刷之後就可以進行無數次的複製，直到我們將我們需要的格式全部應用完成之後，再次單擊「格式刷」按鈕即可取消格式的複製，恢復到正常的編輯狀態。
二、清除格式
1、當不需要文檔中文本或段落的格式時，可以使用「清除格式」命令，清除了格式後的文本或段落將恢復為文檔的默認狀態，即宋體、五號、黑色的格式。下面我們接著介紹一下「清除格式」的方法，如下圖中的操作所示：
單擊選擇需要清除格式的字符或段落「第七課時」如上圖中的「（1）」所示，單擊「開始」選項卡
，如上圖中的「（2）」所示，單擊「清除格式」按鈕，如上圖中的「（3）所示」，結果如上圖所示，「第七課時」已經沒有加粗和其它的格式了，而是恢復到了和我們的其他文本相同的格式。
2、同樣的，我們也可以選擇正文中的沒有添加其它格式的文本，之後單擊「格式刷」按鈕，再來刷一下我們帶有格式的文本，同樣可以清除我們的格式。
小技巧
清除格式的其他方法
選中文本或段落後，按下快捷鍵「Ctrl+Shift+N」就能清除格式。在清除格式的操作過程中，如果需要清除格式的內容不是連續的，而是向上圖中的這樣，我們是不是需要一次次的去選擇清除呢？操作不是這樣的，而是可以一次性全部選擇，包括沒有格式的正文文本一次性選下來，之後單擊開始菜單中的「清除格式」按鈕或是按下快捷鍵「Ctrl+Shift+N」即可清除我們已經設置了的全部格式。