前言
檔案管理員拿著大把的鑰匙，打開走廊盡頭檔案室的房門，淡淡的黴味和著昏黃的燈光撲面而來，一排排落地到頂的文件櫃擠滿了他的視野：在迷宮般狹小的空間裡，他瞪大眼睛、輕輕地翻找著需要的資料，小心地拂去塵土，生怕泛黃的紙張在手中缺角斷邊。心煩意亂的他盼望著快一點找到想要的文件，渴望離開那令人窒息的空間，回到外面任意縱橫的網絡世界。
這樣的場景時刻發生在我們周圍每一個用紙張記錄信息的地方。亙古不變的檔案管理方式，使得檔案管理員在看似清閒的工作中付出了繁重的體力。面對著滿目的 紙張、資料、書籍，查找你所需要的一點點重要的文件資料，真不是一件容易完成的工作。現代人們對信息資源的更大需求，使得用紙張記載保存資料交流起來越來 越不適應現代社會的要求。首先是紙張記載的單位信息資料非常有限，幾K的文檔資料就需要列印成厚厚的一沓紙，使用時很不方便。其次，用紙張保存文檔資料 時，會佔用大量空間，當我們看到檔案館的藏書室就知道了紙張的力量了。而且紙張保存起來很麻煩，即要防溼、防蟲，還要放火等等。所以紙張記錄數據人們交流 起來很不方便。
在當今社會，信息化、數位化是整個社會發展趨勢，把大量的紙張文件、圖書轉換成計算機所能識別的電子文件是一件非常實用、非常有意義的事情。應用平板式掃描儀對 紙張進行掃描是一個解決辦法。但是當面對數量非常大的紙張文件和圖書時，平板式掃描儀的速度就不能應付了。平板式掃描儀的掃描速度只有每分鐘兩到三張，只 有應用高速掃描儀才能處理這種業務。Bell&Howell快速掃描儀是一種專為大量商業票據及文件所設計的掃描儀,每分鐘可處理125頁以上的 單據,或是雙面掃描可處理250個影像,並能支持長時間高負荷的工作,是金融服務業不可或缺的設備。把紙張變成電子文件儲存起來就需要存儲設備。選擇一種物美價廉的設備是每個客戶所追求的目標。現在的存儲設備主要有三種：磁帶、硬碟和 光碟。用磁帶作為存儲設備，它的容量很大，但是存在著很大的缺點，保存時和紙張一樣對環境要求很高，用戶使用查詢時只能順序查詢，所以很不方便;硬碟的存 儲速度在三種存儲設備裡面是最快的，用戶使用硬碟時對資料的存儲、查詢、檢索等操作時非常迅速，但是對某些行業來說，硬碟的安全性 太低了，用戶保存一些重要資料時，硬碟的缺點是暴露無疑。光碟，作為三種存儲設備裡面，單位存儲容量成本是最低的，攜帶非常方便。相對於硬碟，它的安全性 非常高，只要管理好，其他人不可能越權查看資料。相對於磁帶，光碟可以隨時查詢用戶想要看到的資料，不用像磁帶一樣只能順序查找。所以，特點優勢突出的光 盤是作為海量存儲設備的首選。所以應用光碟存儲、保存、交流數據文件是現在社會的必然趨勢。
作為光碟大容量的存儲設備—-光碟庫，它容量大：光碟庫的容量非常大(600片DVD庫，5.6TB),換盤速度快，支持跨盤檢索，支持網絡無縫的數據刻錄(同時支持六臺刻錄機)，機械手自動加載碟片，內部組件模塊化設計，內置錯誤診斷系統，機械手自動翻面可讀取雙面碟片，是網絡時代理想的存儲設備。
本方案是一個DVD-ROM/RAM 檔案存儲檢索系統，它是專門用於對各種檔案資料的存儲備份、檢索查閱的系統。管理員可以對原始數據資料進行掃描備份，刻錄成光碟存放於DVD- ROM/RAM光碟庫中，用戶利用網絡很方便的檢索查閱數據資料。此系統用途非常廣泛，可適用於多種用戶環境。例如象銀行、檔案館、圖書館等等單位。
方案說明：
1、先將舊的文件資料通過高速掃描儀進行掃描，利用伺服器做數據處理，把文件存成JPEG等圖象格式，並把這些數據刻錄成光碟。這個伺服器叫做鏡像檢索伺服器。
2、作為鏡像資料庫的伺服器，它要把所掃描的文件光碟存放在光碟庫中，並統一管理光碟庫。伺服器對數據光碟設置權限，管理客戶對數據的訪問查詢。
3、客戶端的應用：當這些數據信息成功的存放在光碟庫中，伺服器能夠管理這些數據時，客戶就可以通過網絡方便快捷的檢索查詢所需的數據資料了。
4、對於一些經常被檢索應用的數據光碟，管理軟體可以自動在伺服器中做緩存，使客戶訪問速度更快。
系統構成
硬體需求： JVC系列光碟庫：600片盤庫容量可達5。6TB
服 務 器：Windows NT
高速掃描儀：BELL+HOWELL 8000系列掃描儀
客戶終端：清華同方品牌機
網絡設備(HUB，SWITCH)
軟體需求： 掃描儀管理軟體：清華同方光碟掃描儀管理軟體
光碟檢索管理軟體：SamrtStor光碟庫管理軟體
本系統的工作過程包括六個部分：
即對文檔圖本的採集、索引、核對、存儲、查詢和輸出。
●採集：由圖像錄入工作站把檔案資料通過掃描儀或通過圖像採集平臺轉化成計算機能識別的圖像數據，並對該檔案文檔進行索引要素的錄入。
●索引：本系統可以最多在線保存1億張檔案數據(CD-R方式)的原件圖像，要想如此眾多的票據文檔圖像在以後查詢時被快速、準確的定位，就要為每一張 採集到的圖像加上一個特定的"標籤"，這個標籤就是索引值。索引值可以是檔案名稱、發生日期等信息。索引值輸入成功就完成了索引。
●核對：當用戶的應用系統採用業務數據集中處理的主機系統，檔案的要素數據在其他業務系統已經錄入過，並保存在主機中。在這種情況下，要求本系統中對同一張憑證所加的索引值，與主機中的該憑證的業務數據嚴格校核並確保一致。
●存儲：經索引和校對後的圖像信息，要存入中心資料庫。但在存儲之前必須進行壓縮，以最大限度的節約存儲空間。經壓縮後的圖像數據最終存入光碟庫。
●查詢：需要查詢時，可以用多種方法來檢索，可以使用條件查詢或模糊查詢的方式，而不一定要知道憑證的全部要素。比如按名稱、按發生日期範圍檢索等。通 過快速檢索技術，多臺查詢工作站可以通過網絡同時檢索文檔圖像。如果在分館等下級單位，可以通過下發光碟或通過廣域網來進行查詢。
●輸出：文檔被檢索出來之後，自動的還原顯示在計算機的彩色顯示器上，並且可以根據用戶的需要使用彩色印表機以1：1的比例把原始圖像還原列印輸出或使用傳真機把圖像傳真出去;或是通過INTERNET，INTRANET把圖像作為E-MAIL發送到查詢終端。
主要的用戶群
企業和政府
★ 設計方案管理(CAD Print) ★ 報紙管理(新聞局)
★ 用戶管理(銀行、保險公司) ★ 專利管理
★ 技術報告管理 ★ 技術信息管理
★ 印刷數據管理(印刷廠)
醫院
★ 醫療紀錄管理
★ 診斷報告管理
簡單應用說明(保險公司)
隨著保險公司擴大經營規模，各類原始憑證、單證、檔案原件產生的數量越來越大。這個檔案管理系統的建立全面解決了保險公司原始檔案管理的庫房擁擠、查閱 不便、投資大、勞動強度高等問題，提高了保險公司檔案的電子化、自動化、無紙化管理水平。保險公司文檔管理系統結合中國國情，適合保險公司業務需求和操作 習慣，是集數據採集、壓縮存儲、模式識別、圖象處理、錄入查詢、綜合管理於一體的保險業務自動化管理系統。這個系統將成為保險公司加強管理、提高服務質量 的重要手段之一。它提供了五大功能：內容的創建和獲取，存儲和管理，權限管理，訪問和查詢以及發布。是實現保險公司數位化辦公的完全解決方案。