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一、函
公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下:
(一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。
1、標題。
2、主送機關。
(二)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。
(三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題,或請對方及時復函,或請對方提出意見或請主管部門批准等。
(四)結語。通常應根據函詢、函告、函或函復的事項,選擇運用不同的結束語。如「特此函詢()」、「請即復函」、「特此函告」、「特此函復」等。有的函也可以不用結束語,如屬便函,可以像普通信件一樣,使用「此致」、「敬禮」。
(五)結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。
署名機關單位名稱,寫明成文時間年、月、日;並加蓋公章。
二、通知
通知是下行文,要求下級機關辦理、執行或服從安排的文種。通知講究時效性,是告知立即辦理、執行或周知的事項。
(一)標題:制發機關+事由+通知。
(二)正文:㈠通知前言:即制發通知的理由、目的、依據。例如「為了解決×××的問題,經×××批准,現將×××,具體規定通知如下。㈡通知主體:寫出通知事項,分條列項,條目分明。
(三)結尾:三種寫法:
1.意盡言止,不單寫結束語。
2.在前言和主體之間,如未用「特作如下通知」作為過渡語,結尾可用「特此通知」結尾。
3.再次明確主題的段落描寫。
三、報告
《報告》寫作要點
報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答覆上級機關詢問時用的陳述性公文。
(一)標題:制發機關+事由+報告;報告前可加「緊急」。
(二)正文:㈠事由:直陳其事,把情況及前因、後果寫清楚。㈡事項:寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。
(三)結尾:可寫「特此報告」、「專此報告」,後面不用任何標點符號,或「以上報告如無不妥,請批轉各地、各部門執行」,或「以上報告,請指示」等語。注意事項:概述事實,重點突出,中心明確,實事求是,有針對性。
四、請示
請示是下級機關向上級機關請求指示或批准的呈請性、期復性公文。
(一)標題:制發機關名稱+事由+請示。
(二)正文:㈠請示的原因:陳述情況,闡述理由,講情必要性和可能性,最後用「為此,請示如下」。㈡請示的事項:寫明請示要求,如請求物資要寫明品名、規格、數量,請求資金要寫明金額。
(三)結尾語:多用「上述意見,是否妥當,請指示」。「特此請示,請予批准」,「以上請求,請予審批」,「以上請示,請予批覆」,「以上請示,如無不妥,請批轉各部門執行」等語。
注意事項:一文一事;一個主送機關;逐級請示。
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