作者：奔跑中的奶酪 來源：奔跑中的奶酪（ID：runningcheese01）
文件管理是所有人都繞不開的一個話題，我也一直在思考這個問題。在前面的文章中，我們將時間管理的思路融入到了文件管理中來。
將文件管理分成了三個階段：收件箱-->工作檯-->檔案庫，其中對「檔案庫」的管理是文件管理的關鍵。
我們對文件進行管理，是為了更快地找到想要的文件嗎？這麼說也沒什麼問題，畢竟這是對文件進行管理後最直觀的感受。
但就像汽車還沒被發明出來時一樣，人們也都認為需要的是「一匹更快的馬」，然而福特卻發現人們實際上需要的是更快地到達目的地，福特也因此發明了汽車。
文件管理也一樣，更快地找到想要的文件是我們想要的，但讓文件能夠更好地用於生產創造才是我們真正所希望的，對文件的管理，同時也是對知識的管理。
在知識管理領域有一個「DIKW模型」的概念。
它將 Data（數據）、Information（信息）、Knowledge（知識）、Wisdom（智慧）納入到了一個縱向的金字塔分層結構中，四個層級依次遞進，每一層級都需要從上一層級中汲取內容。
1. 數據
數據是指原始、未經過加工的內容。比如電腦裡新下載的文件，如果不去打開查看，那麼這些文件就屬於數據，數據本身並沒有意義。
2. 信息
信息是指從數據中提取出來的內容。它可以用作某種陳述，包括回答誰（Who）、什麼（What）、哪裡（When）、什麼時候（When）的問題，數據有了解釋，也就有了意義。
從本質上來看，文件就是一個裝載著「信息」的容器。
3. 知識
知識不是信息的簡單累加，而是要從眾多信息中發現信息之間的聯繫，從而形成體系化的結構。知識是行動和決策的導向，它能夠回答如何（How）的問題。
比如我們收集了很多關於中國歷史的文件，如果按朝代時間線來組織這些文件，那麼就能形成中國的斷代史。
4. 智慧
智慧是對知識的靈活運用，是一種駕馭知識的本領。我們可以掌握很多的知識，但知道如何恰如其分地運用知識才是智慧的表現。
知識是死的，智慧卻是活的，智慧是對事物發展的前瞻性看法，能解決為什麼（Why）的問題。
如何將數據變成信息，再到知識和智慧，網站 Gapingvoid 用了一張漫畫來形象的表示這一過程。
對文件進行有效管理，裝載著「信息」的文件就可以變成知識，文件管理與知識管理是緊密聯繫在一起的。
換句話說，要做好文件管理，除了要能夠更快地找到想要的文件，我們還需要將處於「數據和信息」階段的文件變成「知識和智慧」。
而方法則是我們下面要講的「文件命名」和「文件分類」。
對文件進行管理，首先要做的就是進行命名。
未經命名的文件是沒有意義的，比如像 0A0EC4B3、38523bd.doc、4565489.jpg 這樣的文件，就好比是海灘裡的沙子，存在但沒有意義。
通過命名，可以讓文件就從沒有意義的「數據」變成「信息」。
對文件進行命名，要遵循那些命名規範呢？
1. 唯一
儘可能做到文件名的完全不一樣，這是區分「此件」和「彼件」的基礎，也方便後續通過搜索來查找文件。
2. 統一
使用統一的命名規則。比如日期之間的空格用中劃線來連接，例如 2020-06-28，因為這是日期的標準格式。
同時，個位數字前面最好加上 0 來補位顯示，因為排序可能會把 1 和 11 排在一起，會出現 1、10、11、12、2、3、4、5 的情況。
而關鍵詞之間的空格則可以用下劃線來代替。原因是為了避免文件的顯示問題，因為在不同平臺下，空格有可能會被自動刪除，又或者變成 %20 這樣的亂碼，最後導致文件調用失敗。
3. 三段式命名法
詳盡的文件命名的確會給搜索帶來極大的便利，比如「洋蔥電影_The_Onion_Movie_2008_DVD_中英雙語.mp4」這樣的命名，在管理大量文件時非常有效。
但這樣的專業化命名方式並不適合用來管理自己的文件，如果電腦裡的每一個文件都要做到這種程度的命名，工作量就實在太大了。
我們可以選取文件一到三個重要信息來命名即可，也就是「關鍵詞+序列+描述」三段式命名法。
關鍵詞：
用於定位，關鍵詞是文件最重要的特徵，輸入它就能完成搜索。（必須）
序列：
用於排序，序列可以是日期，也可以是版本、編號等內容。（可選）
描述：
用於區分，添加額外的描述可用於區分多個相似文件。（可選）
不同場景和需求下，文件命名的方法可以不一樣。
比如在網上下載的圖片，可以只用「關鍵字」進行命名，最好的方法就是使用圖片本身已經使用的名稱，這樣可以把第一次遇到這張圖片時的感覺記錄下來。
而如果是有時間線的文件，比如工作文件和照片文件，可以用「日期序列 + 關鍵詞」的命名方法。
如果是同一項目下的相關文件，則可以用「關鍵字 + 編號序列」的方法來命名，好處是可以讓這些相關的文件排在一起。
如果要進行批量命名，我推薦使用軟體 Renamer。
03從信息到知識：文件分類對文件進行命名後，文件就從「數據」變成了「信息」，但信息的簡單累加不會成為知識，就像一本字典裡的內容如果是隨機排列的話，是沒多大用處的。
對文件進行分類，可以讓文件之間建立聯繫，並形成系統化的結構。
文件分類的方法有很多，那理想的分類方式應該是怎樣的呢？
首先，它應該是系統性的，能夠同時兼顧知識的廣度和深度。其次，它應該是終極的，也就是不會再有更簡潔的分類了。
同時，它還應該是終身可用的，從年輕到年老都能使用，還有它應該是多平臺通用的，不管是文件分類，還是筆記分類、書籤分類、書籍分類，我們都能使用同一套分類方法。
要做到這些要求，按照知識本身的性質來分類是唯一的選擇，匯集了人類幾千年文明的圖書館就是這樣分類的。
1. 一級分類
在圖書館的分類方法中，「杜威十進位分類法」是一種高效簡潔且易用的分類方法 。
在一級分類中，它將人類所有的知識分成了 10 個主要學科，同時使用三位數字來代表分類編碼。
000 - 總類
500 - 自然科學
100 - 哲學與心理學
600 - 應用科學
200 - 宗教
700 - 藝術與休閒
300 - 社會科學
800 - 文學
400 - 語言
900 - 歷史與地理
10大分類並不是隨意編排的，而是非常的有講究，下面的這張圖可以幫助我們記憶。
2. 二級分類
在分成 10 大學科（main classes）後，每個學科下面又會細分 10 個大類（divisions），接著每個大類又會分成 10 個小類（sections）。
同時，分類編碼也會繼續細分，百位數字代表一級分類，十位數字代表二級分類，個位數字則代表三級分類。
比如 100 哲學 → 160 邏輯學 → 162 演譯法。
這樣的分類既能照顧到知識的廣度，也能照顧到知識的深度，任何別人口中「不明覺厲」的東西就不會那麼神秘了，任何新學習的內容都可以分門別類地放到相應的目錄中去。
但上面的二級分類的問題很明顯。
人的能力和精力都是有限的，幾乎所有人都只能掌握其中的部分內容，這樣詳盡全面的二級分類並不適合用於個人知識分類。
事實上，不但每個人的知識偏向都會有所不同，10大學科在人類知識中的佔比也不一樣，下面是 10 大學科的佔比研究。
所以，我們可以根據自己的情況修改和刪除部分內容。
總的說來，就是選擇 2-3 個學科深入學習，來做為知識的深度，其他的學科則用來補充知識的廣度，比如下面是我的知識庫分類。
首先，我們可以把「000 總類」修改為「000 Inbox」，對於那些不能及時整理的、不知道如何分類的文件，可以暫時放到這裡來。
然後「400 語言」這個分類，對於大多數人來說，需要學習的語言指的就是英語，我們可以把這個分類改成「英語學習」，「800 文學」也同理。
還有「200 宗教」，大多數人都只是粗淺的了解，我們可以將所有有關宗教的內容都列入到一個文件夾中，等收集的內容多了，再考慮進行下一步的細分，「100 哲學」分類多，則是因為我的個人興趣。
值得一提的是「600 應用科學」，這個分類屬於工科類知識，如果沒有從事相關的工作，分類中的絕大部分內容一般人都不會有所涉及。
我們可以把技術類（Technology）的內容放在這個分類下，比如我會把編程和設計的內容放在這裡。
至於工作和生活上的文件，比如公司文件和個人相冊之類的，將它們列入到上面的分類中不太合適。
那我們就再單獨列一個文件夾，比如把工作上的文件列入「A00 工作」，生活中的文件列入「B00 生活」中去。
這樣一來，文件分類就變成了：學科分類 + 生活和工作。
為了減少文件夾的層級結構，文件夾最好只有3層，我們可以把二級分類直接放在E盤的根目錄下。
一級分類可以用一個空的文件夾來做分隔，名稱可以用學科的英文加上中劃線來突出顯示。
在長期的使用之下，你會記得這些分類的編碼，需要查找文件時，調用軟體 Listary 輸入 810 就可以快速打開相應的文件夾。
又或者在手動查找文件時，按下數字鍵 8，文件選擇就會定位到 8 開頭的文件夾上，文件也是同理。
3. 三級分類
到了第三級分類，內容就非常接近實用的層面了，對第三級分類的靈活度可以更高，因為文件收集工作不是一天完成的，而是一點一點增加的。
文件少時，可以將文件直接放在二級目錄下，不再進行第三級分類，當文件很多時，再進行第三級分類。
分類時要注意 MECE 原則，指的是 Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive，意思是相互獨立、完全窮盡，也就是要做到「既不重複，也不遺漏」。
比如對衣服進行分類時，按季節可以分類為春秋款，夏季款和冬季款；按場合可以分為工作服、休閒服、運動服和禮服；按身體部位可以分為上衣、褲子、鞋和配飾。
只要使用同一個維度進行分類，就可以做到既不重複，也沒有遺漏，如果把衣服分為春秋服、休閒服和上衣時，就會有多個維度，分類就不 MECE 了。
另外，第三級分類的數字編碼可加可不多，視情況而定。
我的一個習慣，是將第三級分下的 **1 文件夾設置為該領域的優秀書單文件夾，任何領域只需要讀幾本該領域的入門常識書，在別人看來，你就已經上知天文下知地理了。
04從知識到智慧：文件運用說到這裡，你可能要問了，為什麼要把文件分類搞得這麼複雜？
直接把文件分類成「工作、學習、生活、興趣」四個大類不是更簡單嗎？這就關乎如何把知識轉化為智慧了。
如果我們把文件分成「工作、學習、生活、興趣」四個大類，那麼知識庫是這樣的：
而如果我們按照知識本身的性質來分類，得到的知識庫是這樣的：
而當我們運用上面的知識庫來解決各種問題時，情況是這樣的：
看出來有什麼不同了嗎？
如果文件分類為「工作、學習、生活、興趣」，那麼知識間無限組合的可能性就會被限定在這 4 個分類上，就像買來的電腦是一體機，雖然方便，上手就能用，但卻沒了升級空間。
知識與智慧之間的關係，就好比知識是資料庫，而智慧是基於資料庫的人工智慧。通過對知識的重新建構，可以解決不同場景下的各種問題，能夠靈活地運用知識才有智慧的表現。
比如百科網站裡有很多中國歷史的知識，人人都可以查閱，但高曉松在節目《曉說》中就以獨特的視角講述了「青樓、鏢局、科舉」的歷史。
節目中他還加入了一些自己的見聞經歷，節目播出後火爆全網，這便是對知識靈活運用的表現。
還有，大多數人會因為年齡的增長，選擇從技術崗位轉到管理崗位，又或者因為時代潮流的變化而更換工作。
昨天你是程式設計師，那裡需要那裡搬；今天就有可能當上了視頻UP主，和網友談笑風生；明天又有可能自己創業當上老闆，而平時積累的知識就是你轉行的資本。
如果你的「工作」文件夾裡只有編程相關的知識，那你可能會一直做程式設計師。
只要你掌握的是知識本身，那麼將來任何一個新興行業的崛起，你只要稍加轉變就能輕車熟路地進入，因為社會需要的東西在本質上都是一樣的，只不過外在的載體變了而已。
所以啊，一個人的命運，當然要靠自我奮鬥，但是也要考慮到歷史的進程。
點「在看」給我一朵小黃花