商務英語中，電子郵件（email）寫作是很重要的一部分，好的電子郵件不僅是英語水平的體現，更是保障正常商務交流的前提。
商務電子郵件有其自身的特點，其實也不複雜，牢記下面五步即可輕鬆搞定email!
1. 搞清發送郵件對象、郵箱地址
錒
發送郵件之前，必須搞清楚發送郵件的對象、職位（以便稱呼對方）以及郵箱地址。
To：email接收者郵箱地址；From：email發送者郵箱地址；CC：抄送；Subject：主題，即這份email的主要內容是什麼。每一項都必須保證完全正確，Subject簡單明了地寫清楚是什麼事即可，比如：pricing policy meeting（定價政策會議）; letter of application（申請信）.
2. 明確郵件目的
一般來講，商務電子郵件分為以下幾種：表達感謝（Thanking）、答覆消息（Responding）、表達歉意（Apologizing）、通知（Announcing）、提醒（Reminding）、確認信息（Making Confirmation）、提出要求（Requesting）、詢問原因（Inquiring）、提出建議（Making suggestions）等。
每種類型都會相應的句型可供參考，這裡以表達感謝和詢問原因為例。
表達感謝可以用Thank you for v+ing/ your reply. 開頭；詢問原因時，可以用Could you tell me...? Would it be possible for you to let me know ...? I wonder if you could explain... 等句型。
對於英語基礎不是特別紮實的同學來說，適當積累一些常用句型，對提高商務郵件書寫能力及工作效率是很有幫助的。在平時多積累的基礎上也可以閱讀一些書籍參考，比如《商務英語周末課堂—電子郵件英語》。
3. 正文內容直奔主題
商務郵件不需要過多的寒暄，恰當的稱呼和招呼之後就可直接進入主題。第一句說明郵件的目的，比如：I'd like to discuss the meeting preparation with you. 表明郵件的目的是商討會議準備，接下去再展開具體內容。商務郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。
4. 注意語氣和措辭
除了英語不出錯，說話的語氣和措辭也要格外注意。同級之間、較為熟悉的工作夥伴之間可以採用非正式（informal）表達，而和上司匯報工作、和客戶溝通則需要用正式（formal）用語。比如提出建議時，非正式場合可以說How is ... for you? Is... ok for you? 正式用語則要說成When would be convenient for you?
5. 檢查拼寫
確保發送的郵件不要有拼寫錯誤，可以先用電腦自動檢查一遍，不確定的單詞查字典確認。拼寫雖是小事，卻反映出辦事的態度，千萬不要因為拼寫而給對方造成不好的印象。
有了以上5步的保駕護航，寫出一封較為滿意的商務電子郵件就不是一件難事了。
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