SAP財務系統總帳的功能強大而豐富，涵蓋了組織結構、會計科目表、會計憑證、簡化操作、定期處理、操作和維護、信息和查詢、配置等各個方面，筆者選擇了部分具有代表性的內容說明如何使用這些功能提高企業的財務水平。
三套會計科目表並存，為跨國公司屬地化核算和集團化管理並行提供了可能。
在SAP財務系統中存在三大類會計科目表：運營會計科目表、集團會計科目表和國家會計科目表。其中運營會計科目表是記帳必須的會計科目表，集團會計科目表是集團出具合併會計報表使用的會計科目表，國家會計科目表是為了滿足某國要求，出具的符合該國會計準則要求的科目表。
三套科目表的設置為一個經營實體按照不同的會計科目系統出具報告提供了可能，換句話說也就是每個公司都可以分別按照三套科目表出具財務報告，這種功能的設置為集團公司，特別是跨國集團公司提供了集團化管理和屬地化管理並重的可能性。
SAP財務系統對集團公司的會計科目表設計通常給出兩種建議方案：
方案1：全集團統一使用一套會計科目表：不論是控股公司還是下級單位都共享一套完整的會計科目表，各家公司在完整的會計科目表裡選擇自己需要的會計科目，從而生成每個公司代碼的個性化的會計科目表。
方案2：用分行業的會計科目表：如一個大型企業，同時經營多種行業，如果共用一套會計科目表，其中的科目數量將是龐大的，且覆蓋了各種各樣的行業特殊的科目。所以可以採用相同的行業共用一個會計科目表，這些分行業的會計科目表又能分配給同一個合併會計科目表，這個合併科目表中的科目與分行業科目表中的科目具有對應的關係。通過這樣的管理，既實現了分行業的會計核算，整個集團又有一個統一的核算口徑。
多重會計核算原則並行
在SAP財務管理系統中可以容納多重的會計核算原則，即按照不同的核算規則進行核算，並分別記錄。例如對於資產的折舊，會計準則規定的會計折舊方法和稅法規定的折舊方法是不同的，對於跨國公司中國的折舊方法與集團所在國的折舊方法也有可能是不同的，這就要求企業能夠按照不同的折舊方法記錄折舊，提供給不同的干係人。
SAP財務系統提供了強大的平行記帳功能，在業務發生時能夠按照各種會計處理原則平行記帳，並不增加操作人員的工作量，仍然使用資產折舊的例子，在每個月末運行資產折舊的時候，資產會計只需要點擊折舊執行的按鈕，系統就可以根據已經設置好的多種折舊計提方法平行記帳。這種平行記帳的功能為會計核算環境複雜的企業提供了巨大的幫助。
靈活的會計期間管理
在中國，習慣以自然年度和自然月度作為會計年度和會計期間，即1月1日到12月31日為一個會計年度，而會計期間就是12個自然月。但有些企業的經營是不適合使用自然年度的，這些企業就需要根據自己的需求來定義會計期間。在SAP財務系統中會計年度和期間是可以進行定義的，也就是說可以不使用自然年月作為會計年度和月度，而自行設置自己的會計期間變式。各公司可以共用一個會計年度變式，也可以各自用自己特殊的會計年度變式。
多貨幣處理
為了滿足不同國家對貨幣的法規要求，SAP支持同時使用3種貨幣作為記帳和結算的本位幣，所有的業務均能以本位幣、集團公司貨幣以及客戶自定義的硬通貨記入帳本。
此外，SAP財務系統還提供自動處理外幣評估、信息分類的功能，為月末結算帶來很大的方便。
高度集成的系統大量減少財務人員的工作量，實現數據的一次性記帳。
強大的系統集成功能是SAP產品的重要特點，SAP系統強大的系統集成性決定了SAP系統中的財務憑證絕大多數不是通過手工錄入的，而是通過系統集成的方式由其他業務模塊集成生成的。
高度集成的系統實現了一次性記帳：採購原材料的收貨入庫、生產領料、完工產品入庫、銷售出庫、收到的供應商發票校驗、給客戶開票記帳，這些業務在發生時會遵循有關記帳原則，按照預先設置好的會計科目，自動記入總帳。固定資產的購置、折舊和處理都會在更新每個明細資產的同時更新總帳，而不需要財務人員錄入憑證。通過權限的管理可以使所有子公司或工廠的原始數據的來源處於總部的監控之下。高度的系統集成實現了數據的單口錄入，財務數據完全來源於業務原始數據，既提高了財務數據的準確性，同時大量減少了財務人員的工作量。
清晰的帳戶管理模式和簡易的憑證錄入方法
SAP財務系統的日常記帳是非常簡單的，SAP提供了各種工具來幫助用戶簡化他們的工作：
1．簡易憑證錄入原則：在總分類帳中憑證輸入和憑證的維護是重要的內容，錄入的內容主要包含了憑證抬頭、憑證行項目和簡化操作輔助功能等部分。
SAP提供了各種簡化憑證操作的輔助功能，憑證可以暫存，屏幕的格式可以調整並保存為預定義的屏幕變式供操作人員調用；還可以設置憑證輸入的模板，例如，每月發放工資的憑證，由於科目與成本中心都是類似的，可以做成模板，每次做憑證時直接調用，並根據當月情況填入金額即可；還可以使用周期性憑證，把每個月都完全相同的業務，比如，計提和待攤費用製作成周期性運行憑證，每月運行就可以生成準確的財務憑證了。
2．未清項帳管理：對於SAP憑證輸入和憑證管理來說，有一個基本概念需要解釋，那就是「未清項帳」管理。在財務管理中，有些科目只需要有「借貸餘」的管理就可以了，但是有些科目不止需要「借貸餘」，還需要管理到每筆交易的狀態，比如銀行未達科目，客戶和供應商的明細科目等。
定期處理
財務核算中總是有些事務是定期處理的，最典型的是與日結，月結和年結相關的處理，比如包括自動清帳、匯率評估和匯兌損益的計算、周期性憑證過帳、預提費用、利息計算、重分類調整、計劃、列印、歸檔、關帳、餘額結轉等。在做月結和年結的時候有很多項這樣的事務需要處理，而且要求在很短的時間內完成，這就給財務人員帶來了很大的工作壓力。
SAP財務系統提供了「定期處理計劃管理者」工具，來安排這些工作，在這個工具中我們把要完成的事項按順序安排好，月結或年結時財務的工作就可以有條不紊的快速完成了。當然SAP的快速結帳，除了這些工具外，最主要還是源自於它的集成特性。
信息和查詢
SAP財務管理信息系統包括了靈活和多樣的報表和功能，如帳戶餘額顯示，帳戶行項目顯示，審計線索，資產負債表，損益表，現金流量表，試算平衡表，納稅申報表，總帳信息系統等。SAP的信息系統具有一些特點，比如「鑽取」的方式或稱為「穿透」的方式，即可以進行多維的分析和不斷深入地挖掘，直至進入原始憑證。
除此以外，SAP還提供了簡便易學的編制報表工具，用戶可以自己通過報表編制工具編寫各種個性化報表。
責任編輯：zoe