有一個管理學的大師把一個魚缸放在學生的面前。他先把幾塊大石頭放進去，裝滿了魚缸；然後放一些碎石填補空隙；再放沙。最後倒水填滿魚缸。他問學生：「你們從這裡學到什麼功課？」有個聰明的學生說：「不管你怎樣忙，總可以擠出一點時間做別的事。」大師說：「不是！真正的功課是：我們先要做最重要的事(大石頭)，然後才做別的次要的事。」
我們都要明白這個原理。要重整生命裡的優先次序，把生命中最大的石頭先放進去，其次再放那些「碎石」。
而事情的輕重緩急，不妨這樣劃分：
1.重要且急近。約佔5%，第一優先並全力以赴去完成。
2.不重要但急迫。如訂機票是小事，但未訂到會耽誤大事，故有時效性，約佔10%，須在時效內完成。
3.例行工作。此乃時間管理的關鍵，每天、每周、每月、每季、每年都須做的工作，理當予以標準化，一切依章行事，免除思慮、協商、爭議、等待、奔波等無效工時，約佔20%~60%，
交由標準、制度管理，僅需花5%~15%的時間即可完成。
4.重要但不急迫。即無時效，實不必掛在心上，影響手上工作，待急迫時再處理即可。
5.不重要也不急迫。多數人喜歡做此類工作，而沒時間做前三類工作，實於事無補也。
6.無效工作。喝茶、看報、聊天、閒逛、抽菸、蹲廁所……此其一；檢查、審核、盤點、搬運……此其二；若反客為主，過度為之，時間再多也不夠。
許多人在處理日常事務時，完全不考慮完成某個任務之後他們會得到什麼好處。這些人以為每個任務都是一樣的，只要時間被工作填得滿滿的，他們就會很高興。
或者，他們願意做表面看來有趣的事情，而不理會不那麼有趣的事情。他們完全不知道怎樣把人生的任務和責任按重要性排隊，確定主次。在確定每一天具體做什麼之前，要問自己三個問題：
（1）我需要做什麼？明確哪些非做不可，又必須自己親自做的事情。
（2）什麼能給我最高回報？人們應該把時間和精力集中在能給自己最高回報的事情上，即所謂「揚己所長」。
（3）什麼能給我們最大的滿足感？在能給自己帶來最高回報的事情中，優先安排能給自己帶來滿足感和快樂的事情。把重要事情擺在第一位。
別讓那些瑣碎的事情「偷走」你的時間。如：承諾太多，貪多不爛；喜歡開會，誇誇其談；門戶大開，迎來送往；家務繁雜、應酬過多等等。
下面是充分利用時間的一些技巧：
——做好協調，工作分流；
——在處理重要而耗時的事務中感到
厭倦時，改而處理其他雜務，既可節省時間，又能轉換心情；
——不浪費零碎時間（利用零碎時間處理雜務，延後用餐時間以免擁擠等）；
——採取比較簡單的生活方式，處理好工作與生活的矛盾；
——儘量減少不必要的對外應酬，必須應酬時設法節省應酬時間；
——充分運用上下班的搭車時間（如在車上想問題等）。