小白講Excel，在Excel中批量手動錄入什麼樣的數據最高效！

上文我們聊了其實Excel並不擅長錄入大量的源數據，哪它到底擅長適合錄入什麼樣的數據呢？適合哪些錄入場景呢？在解答這兩問題之前，我們首選需要了解Excel它在單元格中支持錄入什麼數據類型？在Excel中，我們錄入的數據可以根據錄入的數據是否產生變化分為常量和公式，先了解一下Excel中的常量有哪些數據數據類型吧。

常量

常量是一個計算機語言的術語，它的廣義概念就是不變化的量，在我們錄入源數據後，不是人為修改，它是保持穩定不變的。Excel的常量我分為了6大類型，分別為數值，文本，邏輯值（布爾值）,錯誤值，數組，接下來逐個介紹一下：

數值：數值是常用的數據類型之一，type函數識別為1，比如某產品產量、銷量，年度銷售業績以及商品的單價，而不參與計算的數字序列比如身份證號，郵政編碼，手機號碼，電話等通常為文本數字而不是數值，在系統中數值一旦超過15位就會自動轉為採用科學計數法，超出的部分會被清除且不可逆，所以超出15位的數值計算基本沒有意義，遇到這樣的問題我們該如何解決呢？

如果你是用記事本錄入的就需要在導入的過程中，可參考

如果你是在表格中錄入，常用的方法加單引號',但我不建議你這麼做，因為一旦加了之後，再轉變成數值的話就會多操作幾步才行，推薦使用給數據所在的列設置為文本格式，具體方法：

• 比如數據在B列，滑鼠移至b列標識符後變成後，點滑鼠左鍵，選中整列，然後ctrl+1或滑鼠左鍵彈出的菜單中選設置單元格格式，格式選擇文本，然後點擊確定再輸入。

文本：日常錄入數據類型之一，type函數識別碼為2，主要由漢字，英文字母，文本型數字以及特殊符號組成，比如錄入姓名，性別，公司名稱以及身份證號等，除了人為的設置文本格式的數字外，我們也會遇到導入的數據的並沒有設置正確的格式的數字，在帶入公式中或編寫公式常常會導致無法正常的結果，這裡有幾個快速轉化文本數字為數值的方法，與你分享一下：

• 符號法：轉化為數值的操作符號有加減0,乘除1，負號-；如果通過設置單元格格式的方法是無法立即生效的，除非對文本數字進行修改才能起作用；我採用的方式是選擇性粘貼，選擇一個空白的單元格輸入數值1，複製，然後選擇要轉換類型的數據，滑鼠右鍵-選擇性粘貼，選擇運算乘或除都可以，然後確定，是不是所有的數據就轉化為數字類型；

• 分列法：如果你選擇數據的整列的數據，你也可以通過分列的方式來轉化成數值，具體操作如下圖：

• 兩種方法比較：分列轉化法只能一列一列數據的轉化，而且需要將轉化的數據存入到新列，因為它不會修改單元格格式，如果做修改的話，原來的單元格式文本格式，修改完又自動變回文本了，而符號轉化就沒有這個問題，而且數據的量不受限制，這裡推薦用符號法。

布爾值：只有兩個值的數據類型TRUE和FALSE,TYPE識別碼為4，它比較特殊的地方就是它是可以參與數學運算的，比如TRUE + 1 + FALSE+TRUE你猜猜等於幾呢？3，你作對了嗎？這裡TRUE等效1，FALSE等效0，但實際並不相等，如果單元格輸入=if(1=TRUE,"相等","不相等")或=if(0=FALSE,"相等","不相等"),結果都是"不相等"；

擴展內容：在Excel中，什麼值的結果為TRUE,≠0的數值，正負都可，0的結果為FALSE,這是可以用數學表達式來代替【與】和【或】邏輯條件的原理之一，比如A1單元格成績>70且<=80的條件的我們通常會這麼寫吧！AND(A1>70,A1<=80)或多層if嵌套來寫if(A1>70,if(A1<=80,'優異',''),''),而用數學表達式就簡單很多，比如(A1>70)*(A1<=80)，是不是就簡潔多了呢？接下來就是公式遇到異常才會出現的錯誤編碼。

錯誤編碼：常見數據格式之一，type函數對應值為16，語法結構：#錯誤編碼，常見的錯誤代碼為：

#N/A，#DIV/0!，#VALUE!，#REF!，#NAME?，#NUM!，#NULL!，######；而且每一個都有特別含義，這些可以幫助我們更好找出公式中的錯誤和bug的原因所在。

雖然這些錯誤代碼通常都是由公式生成，不過也並沒有限制我們手動輸入這些錯誤代碼，至於意義嗎？會在之後的文章詳解這些錯誤代碼的意義以及如何才能更好處理它們。

數組：常用的數據類型但很少手動錄入，type函數對應識別碼為64，Excel中數組是2維結構，也滿足了Excel表格的行列結構需要，用;號隔縱向數據，用,號分隔橫向數據，雖然我們不容易見到選擇A1:F1範圍的數組存儲結構，我們可以藉助定義名稱，然後通過名稱管理器來查看其實際數組存儲結構，

從上圖可以看出行和列的數據用數組存儲的方式，哪麼問題來了，上圖A1:C3的數據又是怎樣的呢？總結為8個字

標誌符號為{},不論數據是什麼類型數據，都用"引號包括；

先列後行，列為逗號，行為分號；數據存儲的格式為{"1","2","3";"7","8","9";"13","14","15";}

注意：所觀察的特徵只是在名稱管理器的樣式顯示的樣式，並不能代表實際的情況。

說了這麼多關於數組的內容，它有什麼用呢？主要為了給公式開啟數組模式做個鋪墊，之後我會花一篇到兩篇詳細解釋公式數組模式的用法及其使用的場景有哪些？我了解的常量的內容也就這些了，下面開始公式部分的介紹。

公式

公式的引導符號為=，當在一個單元格第一個字符輸入=，則系統會自動進入公式模式，在這種狀態下，可以輸入三種類型，常量，表達式，函數；

常量中的數值，錯誤編碼，數組，邏輯值上並無區別，只是在輸入文本時需要用雙引號包括可以，否則會自動識別為定義名稱；

表達式：通常有常量和操作符組成，比如文本的拼接="天津"&"市政府" 結果為天津市政府，數學表達式如=3+3+TURE 結果為7，還有引用單元格內容的方式：=A1&A2或=A1*A2(A1模式),常量在前面的內容已經介紹過了，這裡說一下操作符，它分算術運算符,文本連接符（&），比較運算符（=，<,<=,>,>=）,引用運算符；

算術運算符：加（+），減（-），乘（*），除（/），冪(^)，百分號（%），負號（-），加減乘除負都比較熟悉，這裡不過多介紹，看一下冪和百分號用法：假如2的5次方，正確的表達式為= 2^5,結果為32，如果一旦數值後加%，則數值會縮小100倍，比如=5%，結果為0.05

引用運算符：範圍引用符 冒號（：），聯合符：逗號（，），交叉引用符空格（單個）；冒號： 比如A1:C3,是A1到C3的所有單元格的引用；交叉引用符空格：值兩個引用範圍中都包含的單元格，具體詳解如下圖：

那麼問題來了，如果它們都在一個表達式中，誰先誰後呢？

引用先，算術後，連接，比較緊後排。

• 引用運算符級別最高，算術運算符其次，&中間，比較運算符最後。

• 其中算符運算，-（負號）第1，%第2，^第3，第4乘除，最後加減

• 若同級別，遵守從左到右依次計算。

了解運算順序，主要是在編寫表達式的時候做到有數，別對自己編寫的表達式自己都不知道什麼結果。舉個慄子求25的2次方再縮小100倍公式怎麼寫？正確=(25^2)%,而不是=25^2%,也不是=25%^2,遇到無法用優先級搞定的時候，就用()來改變優先級，在Excel有()先算括號裡的表達式。

函數：是編寫功能的主要元素，它的引導符除了=外，還有一個不為人知的@，也可以引導系統進入函數識別模式，2016版的函數有405個，共分為12個使用場景的大類，有文本，信息，邏輯，查找與引用，日期和時間，統計，數學和三角，工程，財務，多維數據集，兼容性函數和web函數。不過我們需要掌握幾十個就能滿足我們日常的需求，剩下的現用現查好了。更多關於函數的內容可以從之前的文章裡了解。

在公式錄入模式下，最多為8000字符，日常使用中很難超過這個字符，如果一個公式中函數套用超過的100多字符，排查和分析錯誤變的十分困難，哪麼該如何解決這個問題呢？拆分公式，把公式拆分如果子公式，存放到同行的單元格中，這樣既可以方便分析錯誤，如果遇到不能顯示出這些單元格，可以按ctrl+0隱藏整列內容，ctrl+9隱藏整行內容，ctrl+shift+0,顯示隱藏列的內容，ctrl+shift+9顯示隱藏行的內容，如果按快捷鍵不能顯示隱藏內容，可以用滑鼠拖拽顯示（原因是當前打開軟體中有熱鍵衝突）。

文章到這，在Excel中能錄入的數據內容了都說了，哪什麼數據適合在Excel手動批量錄入呢？

• 有規律的數據，比如序列，日期，只要我們選擇好填充的範圍，可以藉助滑鼠拖拽，【開始】下的【填充】下快速填充和序列，來完成，這裡分享一個有用的小技巧，就是在當如果拖拽填充的有的時候是複製，有的時候是創建遞增序列，其實這兩種模式有個轉換鍵就是ctrl，當拖拽滑鼠是複製功能的時候，滑鼠不用放，按住ctrl鍵就能切換到填充序列模式是不是很方便呢？如果拖拽是序列而你要複製，照樣按ctrl就能切換到複製模式。

• 輸入相同的內容，我們需要藉助ctrl+g，先等位到這些位置，然後在當前選擇單元格輸入內容後按ctrl+enter(回車)就能同時在選定的位置填充上相同內容了，

• 拆分結構相同的數據，比如身份證號，提取省份，只需按身份證的內容錄入第一個輸入，接著按ctrl+e就能批量完成整列對應的數據的提取，不過這種方法有局限，我會後面的文章揭曉答案。

好了關於Excel錄入的什麼數據以及適合批量手動錄入的數據，我就知道這麼多了！如果你有想了解什麼內容，可以私信或留言給我！我會儘量提前安排更新相應的內容，如果有什麼疑問或者文中有什麼紕漏，歡迎留言指正！