數字檔案室的數字檔案資源應包含文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業等各門類電子檔案、傳統載體檔案數字副本和數字資料等，若條件成熟，公務電子郵件、網頁等門類的電子檔案也應作為數字檔案資源建設內容。
5.1基本要求
數字檔案資源建設的基本要求是齊全完整、標準規範。
5.1.1齊全完整性要求
歸檔保存的數字檔案資源門類應齊全、完整，各門類電子檔案 或數字副本應齊全、完整，能夠系統反映本單位履行主要職責的過程；關於同一事由的往來文件以及文件的組件應齊全、完整，文件之間的有機聯繫得以保存;各門類電子檔案內容信息處於原始狀態， 基本元數據齊全、完整。
5.1.2標準規範性要求
數字檔案資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質等應符合《電子文件歸檔與管理規範》（GB/T18894\《歸檔文件整理規則》（DA/T22）、《檔號編制規則》（DA/T13）等國家標準或地方規範的要求；應參照國家或地方相關標準規範設置、捕獲電子檔案元數據，推薦採用包括文件實體、機構人員實體、業務實體在內的多實體元數據方案，元數據的賦值應以自動捕獲為主、手工著錄為輔。
5.2數字檔案資源命名規則
應採用檔號或唯一標識符為數字檔案資源命名。採用檔號為數字檔案資源命名的，若以卷為單位整理，按《檔號編制規則》（DA/r 13-1994）編制檔號，推薦增設檔案門類代碼作為類別號的子項；若 以件為單位整理，檔號可採用「全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號-子件號」結構。具體編制方法如下。
1）全宗號：用四位代碼標識，按照《檔號編制規則》（DA/r 13-1994）編制。
2）檔案門類代碼.年度：文書、照片、錄音、錄像、科技、專業的門類代碼分別為「WS」、「ZP」、「LY」、「LX」、「KJ」、「ZY」，科 技、專業門類需要復分的，應參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2008）和國家基本專業檔案目錄執行。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數字標註公元紀年，如「2013」。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，並在附註項加以說明。
3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年的，分別以代碼「Y」、「D30」、「D10」標識。採用其他保管期限的，也應 使用其相應縮寫代碼。
4）機構（問題）代碼：機構（問題）代碼採用3位漢語拼音字 母標識，如辦公室可用「BGS」標識。未按照機構（問題）分類的， 應省略機構（問題）代碼。
5）件號•子件號：件號是單件歸檔文件在一個保管期限下排列 的順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用「0」補足， 如「0026」。子件號是指件內單份文件排列的順序號，用3位阿拉伯 數字標識，不足3位的，前面用「0」補足，如「001」。不需要編制子 件號的，子件號可以省略。如有需要，可以在件號 子件號之後編制 下位代碼，比如頁（張）號等。
5.3文書類電子檔案質量要求
文書類電子文件（檔案）的收集、整理、鑑定等，應符合國家 檔案局令第8號、《歸檔文件整理規則》（DA/T22）等要求，此外， 在辦公自動化等業務系統形成並歸檔保存的電子公文，其質量還需 滿足以下要求。
5.3.1完整性要求
關於同一事由的往來電子公文齊全、完整，電子公文的組件正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確 有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電子印章齊全、完 整；文件標題、文號、主送機關、正文、發文機關署名和成文日期 6個要素齊全、完整。
5.3.2版面格式要求
電子公文正本的公文格式應符合｛黨政機關公文處理工作條例》 第三章要求，正本的頁面尺寸及版面要求、公文格式各要素編排規 則、公文的特定格式、式樣應分別符合《黨政機關公文格式》（GBfT 9704-2012）第5章、第7章、第10章、第11章的要求。
5.3.3文件格式要求
電子公文的正本、定稿、公文處理單應以OFD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，版式文檔格式應符合《版式電子文件長 期保存格式需求》(DA/T 47-2009),並支持向同級國家綜合檔案館 採用的長期保存格式轉換；集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確 有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級國家綜合檔 案館認可的格式歸檔保存。
5.3.4元數據捕獲要求
應參照《文書類電子文件元數據方案》(DATT46-2009)設置、 捕獲電子公文元數據，至少應包括：聚合層次、來源、立檔單位名稱、電子文件號、檔號、年度、保管期限、內容描述、題名、日期、 密級、形式特徵、存儲位置、脫機載體編號、權限管理、機構人員名稱、業務狀態、業務行為、行為時間、實體標識符20項。
5.3.5封裝要求
若條件成熟，根據同級國家綜合檔案館要求，可以對文書類電 子檔案與其元數據進行封裝。封裝可參照《基於XML的電子文件封裝規範》(DA/T48-2009)執行。
5.4聲像類電子檔案質量要求
5.4.1基本要求
聲像類電子文件的歸檔範圍應參考《照片檔案管理規範Xgb/t 11821-2002)第4章或同級檔案行政管理部門的具體要求執行。收集、歸檔的聲像類電子文件應經過挑選和系統整理，應能系統、客觀地記錄本單位的重要職能活動，以及歷次活動的主要內容、主要 人物、主要場景等。按照客觀事實編輯形成的錄音、錄像類電子文件可收集、歸檔。
5.4.2品質要求
聲像類電子檔案應主題鮮明、影像和語音清晰、人物形象端正。照片類電子檔案應以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件(EXIF)信息保存完整，像素數不低於300萬；重要或珍貴的錄音 類電子檔案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻採樣率不低於44.1kHz；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低於8Mbpso
5.4.3照片類電子檔案基本元數據集
應參照《照片類電子檔案元數據方案》(制定中)設置、捕獲照片類電子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔號、年度、題名、 攝影者、攝影時間、人物、地點、業務活動描述、保管期限、密級、 計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、垂直解析度、水平解析度、圖像寬度、圖像高度、色彩空間、捕獲設備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機構人員、管理活動元數據。
5.4.4錄音類電子檔案基本元數據集
應參照相關元數據標準設置、捕獲錄音類電子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔號、年度、題名、錄音者、錄音時間、人物、地點、業務活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式 信息、計算機文件大小、時間長度、音頻編碼標準、音頻比特率、 音頻採樣率、音頻採樣精度、聲道數、捕獲設備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機構人員、管理活動元數據。
5.4.5錄像類電子檔案基本元數據集
應參照相關元數據標準設置、捕獲錄像類電子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔號、年度、題名、攝像者、編輯者、攝像時間、人物、地點、業務活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、時間長度、視頻編碼標準、色彩空間、幀大小、幀速率、視頻比特率、音頻編碼標準、音頻比特率、 音頻採樣率、音頻採樣精度、聲道數、捕獲設備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機構人員、管理活動力數據。
5.4.6著錄要求
為確保聲像類電子檔案的真實、完整和可用，電子文件形成部門、檔案部門應按照國家、行業或地方相關標準規範，圍繞聲像類電子檔案記錄的中心內容，對題名、人物、地點、主題、業務活動描述等元數據進行全面著錄。
5.5科技和專業類電子檔案質量要求
5.5.1科技類電子文件歸檔的基本要求
科技類電子文件的收集、整理、鑑定、編目等應參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2008)、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》(DA/T28-2002)等標準規範執 行。圖形類電子文件應以DWG等通用格式收集、歸檔，其他電子 文件歸檔保存格式可參照文書、聲像類電子文件執行。
5.5.2專業類電子文件歸檔基本要求
在履行本單位主要職能過程中產生的專業類電子文件都應收集、歸檔，包括但不限於國家檔案局頒布的第一批、第二批國家專 業檔案基本目錄所列內容。各種專業類電子文件的整理、鑑定、編目參照相應的管理辦法執行。僅以資料庫形式存在的專業類電子文件，如人口、環境、農業等各種普查數據，可以XML等跨平臺通用格式收集、歸檔，或直接以原資料庫數據文件歸檔，同時歸檔一套完整的資料庫設計文檔。以電子文檔形式存在的專業類電子文件，可參考文書類電子檔案的各項管理要求執行。
5.5.3元數據的設置與捕獲
應參照《檔案著錄規則》(DA/r 18-1999 )、《文書類電子文件元 數據方案》(DATT46-2009)等有關標準，設置、捕獲科技、專業類 電子檔案元數據，至少應包括：聚合層次、檔號、年度、題名、責任者、成文時間、文號、密級、稿本、保管期限、計算機文件名、 格式信息、計算機文件大小，以及描述電子檔案管理過程的機構人員、管理活動元數據。
5.6紙質檔案數字副本質量要求
本部分僅對批量製作的文書、科技、專業等類紙質檔案數字副本提出要求，電子環境中業務流程上的紙質文件數位化可參照執行。紙質檔案數位化的各項技術要求按照《紙質檔案數位化技術規範》(DATT31)以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。為保證數 字副本的真實性、完整性和可用性，參照《縮微攝影技術縮微品的法律認可性》(GB/Z 20650-2006)、《信息與文獻——檔案數位化實施指南》(ISO/TR 13028:2010(E))等標準規範的相關規定，紙質檔案數位化還應符合以下要求。
5.6.1數位化對象確認要求
應按完整性、規範性要求確定需數位化的紙質檔案。原則上，年度內、每個案卷內或保管期限內、關於同一事由的往來文件、每份文件的組件應完整數位化。涉密紙質檔案數位化應符合相應規範要求。推薦實行數位化對象審批制，擬數位化的檔案原件應經過本 單位相關負責人的審查籤批。
5.6.2元數據捕獲要求
在數位化過程中，紙質檔案數位化系統應以件為單位自動捕獲 數位化元數據，至少應包括：數位化授權信息、數位化日期與時間、水平解析度、垂直解析度、色彩空間、格式信息、計算機文件大小、 數位化軟硬設備等。應將數位化元數據與目錄數據組合形成紙質檔 案數字副本的元資料庫，並導入數字檔案室應用系統提供檢索服務。
5.6.3數位化質量控制要求
應制定並在數位化過程中實行各種相應、有效的質量控制措施,對紙質檔案的安全、數字副本的完整性和規範性、圖像質量、元資料庫的準確性等實施全程監控。
5.6.4數位化工作文檔管理要求
在數位化項目實施過程中形成的重要數位化工作文檔應歸檔保存，應與紙質檔案數字副本的保存期限相同。應歸檔的數位化工作文檔包括數位化對象審批書、招投標文件、數位化成果驗收報告、數位化流程單等。
5.7數字檔案資源的備份
應著眼本單位電子政務整體備份需求制定數字檔案資源備份策略，需明確備份對象、近線和離線備份策略及管理規範，配備必要 的恆溫恆溼防磁櫃等設施設備。
5.7.1備份對象
數字檔案資源備份對象應包括：各門類電子檔案、各門類傳統載體檔案數字副本、元資料庫、目錄資料庫、各類數字資料、數字檔案室應用系統配置文件與日誌文件等。
5.7.2近線備份
應結合虛擬帶庫、帶庫等備份系統作用機制和便於管理等情況,明確數字檔案資源備份策略，包括：容錯級別、增量備份或全量備份、備份周期、核驗和檢測機制、磁帶更新等。
5.7.3離線備份
應根據數字檔案資源形成與大小特徵等，確定各門類數字檔案資源的離線備份介質與管理規範。應確定離線備份介質編號規則，推薦編號由數字檔案資源門類代碼、離線備份介質類別代碼、備份年度、介質流水號等若干項構成。應按照規範的存儲結構備份數字檔案資源，推薦離線備份介質根目錄下建立數據文件夾、目錄文件夾、授權文件夾、其他文件夾及說明文件，數據文件夾存儲各門類電子檔案或傳統載體檔案數字副本，目錄文件夾存儲元數據、目錄 數據及數字檔案室應用系統配置文件和日誌文件等，授權文件夾存 儲數位化、備份、介質轉換等的審批文件，說明文件用於描述離線 備份介質製作有關的各方面情況。應定期檢測、更新離線備份介質，並記錄檢測情況、介質轉換情況等。
5.7.4除上述備份要求外，重要檔案還應通過紙質或縮微膠片等方式進行異質備份。重要檔案的範圍按照國蒙或地方的相關規範執行。