檔案室的「記憶」
文▐ 新幹縣人民法院 嚴偉能
「這裡是檔案室嗎?我想調份判決書。」早上八點,一名當事人站在辦公室門口,這樣說道。
「是的,查閱檔案請出示一下身份證。」像往常一樣,我開始了一天的工作。
調閱檔案是我每天最常處理的工作之一,轉眼間,我已經在承載了法院無數「記憶」的檔案室度過了五年時光。從一個初出茅廬的畢業生,成長為一名可以獨當一面的司法行政人員。
2014年的夏天,我從西北大學檔案學專業畢業,之後通過江西省公務員考試考入了新幹法院,從此成了一名法院人。剛入職時的我,在好奇心的驅使下,翻閱了新幹法院建院以來第一份卷宗,是一起刑事案件,粗糙的草紙,略微潦草的毛筆書寫,只是薄薄的一卷,卻有一種說不出的厚重感。在檔案室小小的 240平方米的空間內,保存了1950年建院以來的所有點點滴滴,有人事信息、院史資料,還有大大小小近6萬份的裁判文書,這一卷卷、一頁頁,匯聚了法院最珍貴的「記憶」。
初來法院時,我接手的檔案管理工作還是沿用最傳統的方式——用手寫、用筆記。到現在我還清晰的記得,我面對著堆積如山的案卷和一本本厚厚的索引目錄手足無措的樣子,還好有堅守在法院檔案崗位上的返聘退休幹部鄢飛雲,他是我的領路人,是他帶我熟悉法院檔案工作,為我講解法院檔案的分類方法和不同年代案件類型的代碼,幫我答疑解惑。
那時候,最繁瑣的就是為當事人調閱案卷複印材料,首先要先從當事人的姓氏著手找到相應的檢索目錄,再依據他提供的案件發生年份或者大致年份,逐條檢索確定案卷號,最後根據案卷號從庫房中調取紙質案卷,複印蓋章交到當事人手中。要是遇上當事人的姓氏是大姓,如李、王、周或者本地常見的鄒、蔣等姓氏,那真是要查得我頭昏眼花。
一張張泛黃的紙頁、一道道繁瑣的查閱程序、一件件不斷增加的案件數量……傳統的檔案管理模式已經難以適應新形勢,卷宗檔案化管理工作被提上日程,檔案室的「記憶」終於有了新去處。
2015年,新幹法院開展了全面的信息化改造升級,檔案管理工作也借著這股東風加入了改造升級隊伍。我們建立了電子目錄庫,引入了電子檔案管理系統,對2004年至今的所有卷宗進行了數位化加工並導入管理系統,新收案卷全部實行紙質、電子卷宗同步籤收。若要查閱2004年以後的案卷,只需根據當事人的身份信息在系統中搜索即可找到對應的電子版,然後一鍵列印就搞定了。目前,2004年之前的案卷也在數位化加工過程中,在不久的將來,我們就可以實現全部案卷的電子化,法院檔案管理水平實現了質的飛躍。在信息化的過程中,新幹法院還完善了各項檔案工作制度,2016年1月27日順利通過評估,被江西省檔案局認定為檔案工作規範化管理省特級單位。
鄢飛雲老同志離職時對我說:小嚴,檔案工作比較枯燥,但是很重要,我現在把接力棒交到你手裡,你要沉下心慢慢來,用心把工作做好。前輩的諄諄教導我時刻銘記心中,在今後的日子裡,也將繼續立足本職工作,不斷推進檔案工作的開展,讓檔案管理信息化成果真正實現共享,做到「讓數據多跑路,讓群眾少跑腿,讓機器多幹活,讓法官少受累」,更加高效地服務人民群眾,服務法官辦案,服務司法管理。