社保故事:檔案管理員的煩惱

社保故事：檔案管理員的煩惱

　來源：

中國勞動保障新聞網

　　作者：

鄧小芳

　日期：

2013-07-16　　分享 |

[導讀]他背著包下車了，而我得繼續我的旅行，我目送著他走出列車，內心也有些遺憾，很多業務上的專業知識沒有來得及向他討教。突然看到他還跑到我的窗口敲了敲窗揮手告別，讓我萬分感謝，忍不住再次看了看他的電話，開始對下一次的交流時間期盼起來……

　　一、巧遇

　　乘坐在列車上，或許讓很多人都感覺到無聊，稍微動一下肩膀就可以挨到對方這麼近，現實中卻顯得如此的陌生和遙遠。很多時候一路上一言不發，發呆的看著窗外一閃而過的山，一閃而過的水，在不知不覺中睡著，又在不知不覺中醒來，直到下車時才如夢方醒的拖著行禮頭也不回的走了。

　　但人與人的相遇有時卻的確是一種緣分，當他抱著一疊資料請我讓一下，一屁股坐穩在我旁邊的位置後，朝我笑了笑「謝謝！」讓我有一種對他說不清的好感。人與人的交往，或許就是那麼不可思議，有時仿佛彼此相距得很遠，但或許彼此一個微笑，一個善意的舉動卻讓彼此拉得很近。

　　「你是做檔案管理的？」我看著他放下來的一堆資料，忍不住問了一下。

　　「是啊，剛學習回來，省裡下達了社保檔案達標的指導精神，局長學習後很興奮，表示不僅要達標，還要通過信息化管理好檔案，提高整體服務水平，方便百姓辦事。」

　　他手裡不停的將資料整理好，放入筆計本包裡，一邊跟我很快就攀談了起來。

　　「唉，還一點頭緒都沒有，回家自己慢慢學習了。」

　　「是嗎？」我也有些興奮，因為我自己是從事信息化建設行業的人。現在的信息技術飛速發展，各類技術連自己都感覺「天方夜譚」，但偉大的天才們往往都將這一切變成現實，改變著我們的生活，也正因為這樣，才讓我對計算機應用保持著一種痴迷的喜愛。

　　我也特喜歡這種聊天的方式，相比在辦公室，即使再寬敞，那一張深褐色橢圓形的辦公桌，一張張黑黑的辦公椅，還有頭頂上那發著蒼白光的燈和直直的坐在你對面說著客套話的人，一切仿佛過於正式和嚴肅，但此刻，我卻在火車上巧遇了一位想通過信息化進行檔案管理的社保檔案管理員。

　　二、煩惱

　　他對我沒有什麼敵意，相反，反倒找到了共同的語言。

　　「我們的檔案管理從單位成立之日起就建立了，現在都專門騰出了一間大房子存放，還安裝了空調等，條件一年比一年好，但現在發現查檔案的機率也越來越大，以前一人管檔案工作感覺還不飽和，現在加了兩人個，我們都感受人手太少，開始忙不過來了。」

　　「各地基本上都是這種情況。」對於他發的牢騷，我表示理解。

　　「唉，以前是一個冷部門，歸辦公室管理，檔案管理其實只是辦公室工作中的一部份，辦公室其他很多工作要做呢，但不知怎麼時候起，檔案管理越來越重要，單位領導、業務科室、參保對象來調閱檔案的次數越來越多，現在省裡說貫徹人力資源和社會保障部的精神，規範社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，提出了很詳細具體的要求。看看這些文件。」

　　他拎了拎包，苦笑了一下。

　　「領導讓我來擔此重任，擬籌備單獨成立檔案管理部門，按部裡《社會保險業務檔案管理規定》和省裡要求，當然也是為了單位應用的需要，搞好檔案管理，同時讓檔案都掃描成電子檔案，應用到業務中去，真是一項挑戰，相信自己能做好。」

　　「兄弟，你有沒有什麼建議？」他從一種美好的憧憬中晃過神來，眨巴著年青又有朝氣的眼睛看著我。

　　三、方法

　　「我想能不能分三部份來討論檔案管理的問題。」我想了一下，提出自己的建議。

　　「第一部份是檔案室的環境設施管理要求，按檔案管理要求，對檔案庫房、技術用房、檔案閱覽室和檔案陳列展覽廳進行部署，同時達到防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲、防黴、防塵、防光等要求。」

　　「具體是什麼要求呢？」他興趣大增。

　　「相應的工程要求，找檔案行政管理部門應該能得到專業的指導。」我有些不好意思，因為這些指標我還真說不上來，看來這是自己需要強化的知識了。

　　「噢。」他仿佛有些失望。

　　「第二部門就是檔案的信息化管理了，哈，這個我倒可以提出自己的一些想法，看看對你有沒有幫助。」

　　「對於檔案管理的制度、分類辦法、保管年限、借閱管理等等，我都很清楚，《社會保險業務檔案管理規定》中也很明確，你就告訴我怎麼樣採用信息化整理檔案吧，這方面我還沒有考慮清楚。」

　　他看著我，生怕我東拉西扯一些自己也不清楚的空話。我臉有些紅，為自己誇下海口表示信息化是我最喜愛的行業開始表示懊悔，因為信息化只是讓人從重複的、有規律的工作中解脫出來，有更多精力和時間去從事更有價值的事情而已，人人都喜歡。信息化只是一個工具，就像一支筆，無論他變得多精美和方便，而要寫出優美的文章，還是在於人的思維。

　　「那我就直接的提我的建議了，我們面對的檔案分兩部份，一部份為歷史檔案，就是長年累月積累下來的檔案資料；一部份是目前還在產生的檔案資料，兩部份的檔案資料，構成了整個檔案室的資料。」

　　他點了點頭，表示默認這種說法。　　

　　1、歷史檔案的整理

　　「很多人都認為將紙質檔案變成電子檔案是一件很簡單的事情，搞一臺掃描儀，然後不停的一張張掃描就可以了。」

　　「難道不是這樣嗎？」

　　「紙質檔案掃描成電子檔案不僅僅是一件體力活，並且是一件技術活，整理過程其實很複雜。首先由於歷史的積累，檔案資料多，一般都有幾百萬份，上千萬頁的量；由於社保事業發展的不同階段，採用的檔案紙張各異，需要採集的設備不同，有規範的A4紙，可以批量掃描、有以前薄薄的明細表紙張，需要一張一張掃、還有像一本書一樣不好拆分的，需要拍攝儀拍攝；檔案是不可再生的資源，面對如此多的歷史檔案，在採集過程中還要確保檔案資料的不缺失、不遺漏、不重複，必須要有科學的管理方式；同時按社保檔案管理，如何以檔案盒為基礎單位進行電子化掃描，確保資料不錯亂等，必須要有嚴格的管理來保證。同時所有的檔案不是掃描一下就完了，還需要把這些檔案的關鍵信息輸入進去，才能定位這份檔案。所以不是簡單的將檔案掃描一下就實現了檔案的電子化，必須建立起一套工作流程和技術規範，才能保障歷史檔案正確的入庫……」

　　「這麼麻煩啊！」仿佛超出了他的想像，讓他有些驚訝。

　　「是的，這還是按正規流程，如果遇到時間久了檔案破損，還需要專業的去修復；有些時間久遠了，字跡都有些模糊，需要睜大眼睛才能仔細辨認出來，在掃描時還需要採用彩色或灰度的掃描方式，純黑白的掃描可能會根本看不清楚檔案的字跡。」

　　「看來不是僅憑几個人就可以完成的，是一項知識含量很高的項目。一般人家怎麼做呢？

　　「一般採用專業的掃描公司來外包，他們不僅擁有多種類型的設備，更關鍵的都有一套嚴格的管理方式，來確保檔案採集工作的準確性。」

　　「檔案是保密的，我們要為參保對象負責，沒有本人的授權是不可以輕易查閱的。如果外包給公司，不安全。」他有些疑慮。

　　「那你可以選擇駐場辦公，專門設置一個場地，外包公司會自配電腦、多種採集設備、專業人員駐現場來辦公，接受你的管理，切斷外網的連接，電腦所有的USB口都屏蔽的，同時不允許帶紙和筆等物品進去，由於是流水作業，環環相扣，每個人接觸的檔案只是其中的一部份，如果資料還洩密，那就只能憑外包人員那超強的記憶力了。」

　　「如果這樣是可以考慮，再說現在檔案都規範化了，一般都是採用A3和A4紙，很多設備將歷史檔案整理了後，一般就不會再使用了。」他仿佛有所悟：「那如果外包，我們需要做什麼呢？」

　　「其實你們的工作相對簡單了，就是每天與外包公司清點他們領取和歸還的檔案，同時抽查電子化的檔案的準確性，當然如果是專業的公司，他們有自己的嚴格的檢測方法，不會輕易出錯。」

　　「那撒手不管，由他們自己去整理可不行，我們對整個過程都不理解，那不就是失控了。」

　　「那我介紹一下一般外包公司的流程，他們會與你核對領取的檔案資料後，對需要電子化的檔案進行清點，去掉金屬物、掃描的紙張分類等；第二步是根據不同的紙張採用不同的設備掃描，變成電子檔案；第三步將關鍵的檔案信息錄入到電腦，定位每一張電子檔案，同時對圖片進行糾偏、去汙、識別等；第三步會進行專業的檢測，如發現不合格品，重新掃描；第四步將檔案按實物要求還原，進行檔案數量的檢驗、整理、裝訂等；第五步錄入並校對案卷、列印卷內目錄並裝訂；然後將檔案歸還給你，歸還時仍是以領取時的狀態一樣，以盒為單位歸還；最後他們負責將電子化的檔案數據導入到系統中去，供你們應用。

　　「這麼複雜啊。」

　　「是的，如果你自己請人整理，也差不多需要這些流程，才能確保多人合作而不會將檔案弄亂，外包的專業公司是接受你的管理的，就等於在這個時間段是你部門的編外人員，你可以隨時去檢查他們工作中每一個步驟的內容。」

　　「對歷史檔案的掃描多少有個概念了，那新增的檔案呢？」他有些興趣的想討論下一個問題。

　　    2、新增檔案的採集

　　「我們業務在發展，新增檔案就源源不斷的產生，並匯入到電子檔案庫中去，如果新增檔案沒能處理好，會讓我們已整理好的歷史檔案又變亂了。」

　　「是的，如果按檔案管理要求分類好，有序入庫，應該不會亂了。」他感覺新增檔案的處理容易多了。

　　「將檔案分類好是非常關鍵的，但根據業務的需要，我們最好也根據各類業務特徵需要歸類好，有的一崗掃描進去，後續多個崗位應用的，實時性很高，可以採用業務經辦過程中掃描方式；有些如企業認證類材料，很重要，但實時性不高，可以採用業務經辦後集中單筆掃描；還有一些業務量大，但對電子檔案應用要求不高，只是業務中需要提供的一些材料或記錄，可以採用業務經辦後集中去掃描。」

　　「如果這樣是不是採用的設備不一樣呢？」

　　「是的，檔案掃描業務量小的可以採用掃描儀或高拍儀，檔案掃描業務量大的，可以採用專業高速文件掃描儀，根據不同的業務要求可以自由去選擇高、中、低檔掃描設備。」

　　「那不是需要各種掃描的設備，能兼容嗎？接口的開發和維護方便嗎？」他有些擔心起來。

　　「現在成熟的檔案採集軟體是不限掃描設備的。」

　　    我們聊得很投機，時間也過得很快，他要準備下車了。    　　

　　四、告別

　　「你好像只說了二部份，還有第三部份呢？」他邊收拾東西準備下車，邊質問我。

　　「第三部份就是應用了，這個話題就更長了，檔案不是為了掃描成電子檔案而掃描，而是需要把檔案充分的利用起來，所以對於他的安全、傳輸、存儲和條碼等也非常關鍵。不過你先把檔案實現電子化，這個基礎工作做好了，應用只是根據業務需要，自然而然產生的業務系統。」

　　「那只能以後多交流。」我們留下了彼此的電話聯繫方式。

　　他背著包下車了，而我得繼續我的旅行，我目送著他走出列車，內心也有些遺憾，很多業務上的專業知識沒有來得及向他討教。突然看到他還跑到我的窗口敲了敲窗揮手告別，讓我萬分感謝，忍不住再次看了看他的電話，開始對下一次的交流時間期盼起來……