一、在做年度結轉前要做好備份，備份步驟如下：
1、進入系統管理，點註冊。
3、再點擊菜單欄中的「帳套」，下拉菜單中選擇「輸出」
4、選擇我們所要備份的帳套，選擇之後點確認。
5、稍後系統會出現畫面，如果電腦配置較低，系統會有短暫的沒有響應，只要繼續等下去就可，系統在壓縮資料庫。
6、數據備份完成後，彈出如下對話框，我們再選擇自己所要保存數據的路徑即可。
7、選擇路徑時，一定要確定所選文件夾為打開狀態，只要雙擊要保存的文件夾，再點確認即可完成備份。
8、備份完成，如果要將數據拷貝到U盤，直接找到備份文件夾，複製到U盤即可。
二、完成數據備份後，進行建立新年度的年度帳
1、 進入系統管理，點「系統」下拉菜單中的「註冊」；用戶名選擇要做帳套的帳套主管的名字，一般為操作員自己的名字；選擇要做的帳套；會計年度選擇上一年的年度。如果要做2006年的年度帳，就選2005年。選好後點確定
2、 在菜單欄中選年度帳，在下拉菜單中選「建立」。
3、 點確認，接著點是。
4、系統會出現畫面，用戶只要耐心等待即可，根據電腦性能不同，花的時間也不同。
5、 建立完成後，系統會彈出畫面，表示建立成功。
三、結轉上年數據
註：在用友軟體中，年度帳建立完成後，並不代表著直接可以進行下一年度的帳務操作，此時系統只結轉了會計科目，客戶檔案，存貨檔案等基礎檔案，沒有任何上年數據。上年度數據的結轉需要我們進一步的操作。
1、進入系統管理，點「系統」下拉菜單中的「註冊」；用戶名選擇要做帳套的帳套主管的名字，一般為操作員自己的名字；選擇要做的帳套；會計年度選擇本年的年度。如果要結轉2005年的年度期末數據，此時要選2006年。選好後點確定。
2、在菜單欄中選年度帳，在下拉菜單中選「結轉上年數據」。
註：因為版本的不一樣，此時選擇也不一樣，如果是財務通基礎版，直接選擇總帳系統結轉即可；如果是財務通版準版或者套裝版，並且本帳套使用了固定資產、工資模塊。先要結轉固定資產和工資系統，兩者沒有先後順序；最後結轉總帳系統。
如果是TONG2005的版本，並且使用了購銷存，就按照如圖所示，按順序從上到下結轉。
因為結轉都比較簡單，在此我們只以結轉總帳系統為例加以說明。
3、在結轉上年數據中選擇總帳系統結轉，
4、確認後系統彈出對話框，如果客戶要進行帳齡分析，並且每個月進行了帳齡兩清的操作，就選擇明細方式結轉；如果不需要帳齡分析，選餘額方式。
註：一般建議選擇餘額方式結轉，明細方式結轉如果操作不當容易出錯。
5、經過結轉後，系統會彈出一個結轉報告，提示你正確的結轉科目和錯誤的結轉科目，如果有錯誤的，要查清楚原因。
6、如果沒有問題，稍等就可以進行用下年度的時間進去進行新年度的帳務操作了。
7、新的年度的報表，只要重新把原來的報表複製一份，在報表系統打開，進行帳套初始後就可以重新計算了。