如何禮貌地給電子郵件添加開頭和結尾?

2021-12-22 復旦大學英文寫作中心

很多同學在用英文寫電子郵件的時候，常常會過於「平鋪直敘」或「有事說事」，在語氣上顯得不那麼禮貌，尤其是讀者和自己的關係並不是很熟悉的情況下，這類郵件容易引起交流上的誤會。我們一起看看下面的例子:

Mike和同一個部門的同事原本定好周一下午開組會，商量某個項目的具體進展，但是，Mike周一上午發現自己有點急事，需要改時間。Mike給同事群發了一封郵件，開頭是這樣寫的：

Hello!

I need to reschedule our meeting this Monday afternoon due to some emergency...

這樣開頭，Mike確實精準傳達了有效信息，但是稍微顯得有點生硬，可能會讓同事們覺得臨時改時間是個很隨意的決定，而且有點理所應當的意味。我們可以修改一下，讓整封郵件讀起來顯得更有禮貌：

Hello all!

Hope all of us have enjoyed a wonderful weekend! So sorry about this, but I need to reschedule our meeting this Monday afternoon due to some emergency…

如果是周一早上或者假期歸來群發郵件，我們一般會在開頭補充一些禮貌用語，比如，」Hope you have enjoyed your winter break!」, 「Hope this email finds your well!」. 如果翻譯成中文，大意是「希望大家假期過得愉快！」，「見信安！」等，然後，發件人才會引入自己需要說明的問題。另外，如果發件人已經和收件人之前有過郵件往來，也經常會先加一句 」Thank you for your email」, 然後再進行下一步的溝通。有禮貌地撰寫電子郵件，會讓收件人感覺得到了充分的尊重，整個溝通過程也會流暢很多。

我們回到Mike之前寫的郵件，不妨再思考一個問題，這封郵件該怎麼結尾呢？如果只是想表達自己需要調整開會時間，Mike可能會這樣寫：

Hello!

I need to reschedule our meeting this Monday afternoon due to some emergency. Can we meet at 2:00 pm on Tuesday instead?

Best,

Mike

寫郵件要求變更約定時間、地點，或者需要對方做出相應調整，我們一般會在結尾向對方表示歉意，並感謝對方的理解。我們可以對Mike的郵件做出如下修改：

Hello all!

Hope all of us have enjoyed a wonderful weekend! So sorry about this, but I need to reschedule our meeting this Monday afternoon due to some emergency. Can we meet at 2:00 pm on Tuesday instead?

My apologies again for the inconvenience, and I am thankful for all your understanding!

Best,

Mike

修改過後，收件人能直觀地感受到Mike的誠意，也會積極做出調整，保證會議更換時間順利進行。另外發件人有時也會在結尾附上自己的聯繫方式，告知大家有問題隨時聯繫，這也是英文郵件中較為有禮貌的結尾方式。例如，老師要開會出差，告知同學們某一節課需要改時間，一般會這樣寫：

Hello all,

Hope this email finds you well! I will travel to Beijing for a conference this Wednesday,

so we need to reschedule our class at 9:00 am on Friday instead.

Sorry for this change. Please let me know if you have any questions. I can be reached at 180XXXX7082.

Best,

Dr. Johnson

需要注意的是，「有問題隨時聯繫」，不能直接翻譯成 「Please tell me if you have questions.」 更自然、更常用的表達是「Please let me know if you have any questions.」 或者 」Please contact me at XXX if you have any questions.」 如果收件人有不清楚的地方，鼓勵提問，發件人將隨時提供幫助，也是寫郵件一種誠意滿滿的表達。

撰稿：高潔   外文學院大英部教師

編輯：管陽陽 杜方圓   外文學院大英部教師

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