電子郵件結尾敬語該如何選用?

2021-02-13 田間小站

儘管現在有各式各樣的即時通訊工具，但電子郵件由於擁有法律效力等方面的優勢，當前仍然是商務溝通中較為正式的通訊方式之一。

然而，很多人雖然特別注重郵件開頭和正文的措辭，但卻常常忽略結尾敬語（complimentary close）的用詞。比如「Best regards」、「Warm regards,」、「Warm wishes,」等大同小異的結尾敬語，就讓不少小夥伴頭疼。它們在使用上究竟有何區別，以及該如何正確選用呢？

首先，我們將一些常見的結尾敬語彙總，並按照從親切到正式的程度依次排列如下：

Affectionately,

Warmly,

Warm regards,

Warm wishes,

Cordially,

Best wishes,

With thanks,

Kind regards,

Best regards,

Sincerely,

Sincerely yours,

Yours truly,

Respectfully,

Very truly yours,

其中，越靠前的越親切，越靠後的則越正式。這樣可以讓大家有一個比較直觀的理解。

至於具體選用哪個，要看兩個方面，一個是郵件類型，另一個則是你與收件人之間的關係。

舉個例子，假如你是公司的一名人事經理，需要發一封解僱信給某個同事，那麼最好使用「Sincerely yours,」這種中規中矩的結尾敬語。反過來，如果郵件內容是祝賀某位同事退休，則可以用「Warm wishes,」這類比較溫馨的結尾敬語。

你若是圖省事或者傻傻分不清，也可以就用一個安全穩妥的「Sincerely,」，或者說現在越來越流行的「Best regards,」。

值得注意的是，「Best regards,」還有一個簡寫版——「Regards,」也會經常碰到。不過小站並不建議大家過多使用，相較於給人一種親近的感覺，「Regards,」往往更多地讓人覺得有些簡短無禮，特別是在第一次跟不太熟悉的收件人聯繫時。

如果收件人確實是你的一個關係非常親密的商業合作夥伴，那麼「Affectionately,」可以作為你的首選。

說起親密的結尾敬語，肯定有小夥伴在心裡嘀咕美劇《緋聞女孩》（Gossip Girl）裡經常看到的「XOXO」（hugs and kisses）這種可以用嗎？小站只能說，只要你夠膽關係夠親密，也不是不可以。

除了上面說的這些應用情景外，平時也可能會遇到需要發郵件表示同情、慰唁的時候，那麼改用下面這些結尾敬語則更為合宜：

In deepest sympathy,

With our condolences,

In sympathy,

Very sincerely,

最後再囉嗦一句，結尾敬語在拼寫時，只大寫第一個單詞的首字母，其餘一律小寫。

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