世界500強職場精英教你如何寫英文郵件(含英文郵件格式常用語)

2020-12-09 口語俠
職場英文郵件常用語

日常工作中，英文郵件已經成為重要的溝通形式。尤其是在外企，初入職場的新手往往難以寫出一封令人滿意的英文郵件。那麼本人作為世界500強公司的職場精英，分享一些我十年來積累的英文郵件寫作心得。教你如何寫如何寫一封職場英文郵件，如何把英文郵件寫出花兒，讓同事、老闆、客戶看得賞心悅目。

郵件步驟

郵件第一步：問候語。

Greeting

一般最常使用的是Dear/Hi+收信人姓名。如果是寄信給長輩或領導、客戶，加上稱謂會比較正式，平級同事或合作夥伴直接寫名字即可。一般來說，郵件開頭比較重要。春風化雨的開頭能夠快速拉近彼此的距離，承前啟後，掃清溝通障礙。

下面給大家介紹一些既簡單又經典的開頭句式。

1.I hope you are doing well. 希望你一切安好。

2.I hope this finds you well. 希望你一切都好。

3.How is everything? 一切還好嗎？

郵件第二步：告知目的

Purpose

在詳細表述前，一般需要一句提綱挈領的話告知郵件重點。

I am writing to confirm /enquire/inform you...

我寫信時要確認/詢問/通知你

回信的開頭可以說

Thank you for reaching out to us regarding … 感謝您聯絡我們 …

郵件第三步：正文

Content

職場商務郵件最重要的一點就是要簡單明了，直入主題，不要用複雜句式，大長句，這裡不需要你彰顯自己的英語超高寫作水平。

Please review the attached documents thoroughly.請仔細查閱附件。

I have attached the previously mentioned documents for your review.

上述所提文件已附在文章附件請查閱。

郵件第四步：結尾

Closing

通常我們會客氣地說，辛苦、感謝、隨時溝通之類的。

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.

如果您有任何問題歡迎隨時溝通。

Thank you for your time and consideration.

感謝您的寶貴時間。

I look forward to hearing from you.

盼覆。

郵件第五步：結尾敬語&籤名檔

Sign off and signature block.

這裡注意，只要首字母大寫就可以了，不用全部大寫哈!

Sincerely,

Yours sincerely,

籤名檔要跟著結尾敬語後面：

Sincerely,

John Smith

Sales Representative, Flooring Company

+886-900-000-000

好啦，以上就是一篇專業地道的職場英語郵件的步驟和格式。下面補充一些郵件中常用的職場英語地道表達，讓人看得賞心悅目，凸顯你的高情商。

【進階萬金油句子】

請別人幫忙的郵件

At your convenience, would you please send me.....Thank you for your assistance.

如果是回答對方的問題，最後加上Hope this answers your question. Let me know if further detail/explanation would be helpful.

尋求意見

Our team would appreciate your insights/input on.....

Due to the short time frame for this proposal, prompt reply is greatly appreciated.

會議通知

We will have a meeting scheduled as noted below...

我們將舉行一個會議，時間表如下。

We wish to notify you that...

我們希望通知你。

道歉

We are sorry to inform you that...

我們很抱歉地通知你。。

I’m afraid I have some bad news.

我恐怕要帶來一些壞消息。

郵件問好 (美國人好喜歡用hope)，前面提到郵件開頭比較重要。一個好的開頭能夠快速拉近彼此的距離，承前啟後

萬能的：

Hope you’re well/Hope you are doing well.

I hope this message finds you well.

職場英文郵件常用語

TIPS：讓你的郵件看起來diplomatic and polite

1. 連接詞的使用

在一個郵件裡說起另外一件事情，你可以用in addition to/additionally/furthermore （此外，另外）

多使用被動語態

郵件或者正式的文件裡，被動語態會顯得更專業。比如需要某樣東西，把I need xxx改成xxx is required，還可以多使用It is+動詞的句型，比如It is proposed that/It is confirmed that...

3.說到底其實就是要學會儘量用native speaker的用詞去表達自己的想法和目的，我們大多數職場白領和精英都缺乏這樣說英語的真實語言環境和一個直接和老外交流對話的機會，要想提高你的英語口語表達，郵件回復更地道，還可以使用口語俠app，上面有有很多來自外企的外教，像打微信語音電話一樣，一鍵撥通，隨時隨地可以和外教練習口語，討論學習更加地道的職場英語口語和郵件表達。

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