留學必備:如何寫英文郵件與教授溝通

（圖源：pixabay）

郵件是國外主要的書面交流方式之一，也是許多留學生在學業面前的第一道難關。

無論國內外，碼論文都令人「頭禿」，加上思路、邏輯、文獻格式的差異，許多人在出國前都會提前學習論文寫作做入學準備，但郵件寫作，卻沒有太多人重視。

但把郵件寫好也不是一件簡單事，需要掌握不少技巧。

在國外，沒有預約就「殺」到辦公室堵導師的行為是非常不禮貌的。無論是預約個人談話還是諮詢作業，最好是先用郵件聯繫對方。

電子郵件作為一種應用文體，根據收件人的不同可以有不同的用詞和語氣，不需要都很正式。

但是，保持一定的郵件禮儀對雙方都有利，收件人可以在短時間內接收到正確的信息，你也可以給對方留下好印象。

（圖源：網絡）

面對面說話可以及時補充或「改口」，微信還有2分鐘的撤回時間，但郵件不能撤回，且不方便調整或補充。

很多留學生因為不熟悉郵件寫作，在一開始會害怕發郵件，從標題開始就刪刪改改好幾次，寫一封郵件所費的時間不亞於一篇小作業。

為了各位新手留學生可以迅速上手郵件寫作，這裡給大家總結幾點郵件寫作的TIPS，每次寫郵件前請大家認真複習。

掌握技巧後多寫幾封，大家就能夠無壓力用郵件對話啦！

（圖源：網絡）

電子郵件是一種應用文體，核心是實用性

相信大家在不少地方都看到過這句正確的廢話，也不大放在心上，但人們忽略的往往是最重要的。

電子郵件最重要的是實用。

牢記這句話，寫作時至少減輕50%的壓力。

（圖源：網絡）

實用意味著什麼？簡潔而清楚地傳達信息就可以了，高級詞彙、複雜從句、華麗表達等等都不需要，而且沒必要。

教授並沒有美國時間來評判學生的郵件寫得夠不夠高級，也不會用郵件來衡量學生的寫作水平，所以，請不要用複雜的表達來增加教授的郵件閱讀時間。

因此，寫郵件前，不要想著把郵件寫得多麼華麗，語言以簡練為佳，儘量清晰完整。

信息完整很重要

語言要簡練，可是事情也要說完整。

你對教授很熟悉，對方則未必。

每次寫郵件先說清楚自己的身份，比如名字與專業。

如果是諮詢作業問題的，寫清楚作業編號，教授不可能只教一個班級或一門課，提供完整的信息有助於教授快速查找資料，回覆你的郵件。

另外，郵件不是連續劇，千萬不要在重要的地方戛然而止。

不要在重要的地方戛然而止。

不要在重要的地方戛然而止。

不要在重要的地方戛然而止。

（圖源：網絡）

如果因為急事要與教授調整個人面談時間，記得先表達歉意和希望調整時間的意願，然後記得與教授預約新的面談時間，給出你屬意的時間範圍讓教授參考。

這種情況不用太過擔心會留下不好的印象，只要解釋清楚了，教授也是會理解的，畢竟「we are humans」。

儘量一封郵件搞定，提高效率

雖然每個教授或導師的性格各異，有些比較嚴肅，有些則相對親切，但他們的時間都很寶貴。

本著「時間就是金錢」的原則，如果是同一個作業或項目中出現的疑問，儘量把所有問題整理好用一封郵件發出，不要想到一個發一封。

（圖源：網絡）

教授不是商務人士，不會時刻關注郵件信息，他們會傾向於在某個時間段閱讀郵件，所以聰明的學生會把問題一次性問完。

如果教授漏了回答某個問題，你可以考慮再追加一封郵件，又或者在課堂上或課後提問。

基本要素不可缺少，用詞要正確

如果說郵件的正文內容是「軟體」，那麼「硬體」部分就是：郵箱地址、標題、稱呼、開頭問候、結束語、禮節問候和籤名。

（圖源：網絡）

正文內容一開始寫得不好可以慢慢練，但是「硬體」部分就一定要保證用詞準確。

郵件地址

一般使用學生郵箱，即以學校域名為後綴的那個，私人郵箱發送的郵件有可能被分到垃圾郵件或者不被查看。

標題

簡練但要具體化。

交作業不要只寫「assignment」，要寫「assignment+你的名字/學號+專業/班級」；

詢問作業要求時，如果你只寫「A question」，導師估計也滿臉問號，記得寫清楚是「A question about assignment XXX」

稱呼

不是所有導師都是博士學位，不要亂用Dr.,一般用「Dear/Hi/Hello+Prof.+導師的姓氏」。

第一節課，授課教師都會做自我介紹，這時候注意他的職稱是什麼。

行業專家有可能沒有Dr.或Prof.的頭銜，可以只用「Dear/Hi/Hello+Mrs./Mr./Ms+導師的姓氏」。

中文常用的「尊敬的XXX教授」不要直譯到英文郵件上，一般不這麼說。

開頭問候

開頭有一個問候語會顯得沒有那麼直接，但開門見山也沒有太大問題。

周一型

特點：周一發送 ，是對話的首封郵件

Hope you have a great weekend! I am writing to blahblahblah...你的主題

感謝回復型

特點：回覆郵件，教授完美回答了提問，表示感謝然後結束，不需要長篇大論

Thank you for your kindly reply. Now I get clearer about the requirements of the assignment.

繼續提問型

特點：有遺漏問題未得到回答，回覆郵件，再次提問或確認

Thank you for your kindly reply. I am not sure if I understand your words in the right way, did you mean blahblahblah

結束語

事情說完，結束語一般另起一行。

一般是「Looking forward to your reply/response」或類似的表達；

簡單一點，也可以是「Thank you！」

禮節問候

安全型：Sincerely，Best Wishes，Regards，

熟稔後可用：Best，Regards，Cheers，Thanks

籤名

不要用暱稱！

寫給教授或導師的郵件不是與朋友在社交媒體的聊天，記得要寫上自己的正式用名全名。

可以把英文名括在後面，比如Lei Li（Ray）。

郵件寫作TIPS說完了，我們來看看幾個常見的郵件溝通場景，大家也可以提前演練一下：

（圖源：網絡）

詢問作業要求，如文獻格式，遞交格式

對於每個新生來說，第一個學期交的第一份作業都是一場災難。

每個學院甚至是每個專業都有慣用的論文文獻格式，千萬不要想當然地用自己熟悉的那個，常見有Chicago、Harvard和APA。

遞交作業的格式也有很多，文字類的一般是doc、pdf和ppt。

作業的基本要求一般都會寫在課程guide上，或者第一堂課的ppt上，如果沒有說明也可以發郵件詢問確認：

標題

inquiry about the requirements of assignment XXX(作業編號或名字)

正文

Dear Prof. Brown,

Good morning!

My name is XXX, and I am a student of your Economics course. I am writing to enquire about the requirement of the assignment 1.

I wanted to know if there is one fixed referencing style for this course or I can use the one I am familier with.

Also, are there any requirements for the file format?

Look forward to hearing from you!

Best Wishes,

Lei Li (Ray)

有標準答案的問題，導師比較鼓勵在堂上提問，方便統一回答。

如果是比較具體的問題，比如探討文章寫作角度、研究方向、案例選擇等無標準答案的問題，面對面談話效果更佳，推薦預約個人面談，那就變成寫一封預約的郵件：

標題

personal consultation appointment for XXX(項目編號或名字)

正文

Dear Prof. Brown,

Good morning!

My name is XXX, and I am a student of the Economics course.

I have a few ideas on my project xxx and I wanted to discuss with you.

May I book a personal consultation with you on Wednesday or Friday this week? Would it be convenient for you?（可以給兩到三天時間段，如果教授在這兩天有空，他/她會在回覆中說明具體時間）

Please let me know what day and time would work best for you.

Thanks very much for your time and help!

kind regards,

Xxx

團隊預約教授面談

除了個人作業，國外有很多作業是以團隊形式完成，尤其是商科。

當團隊想預約面談時，一般一個小組出一個代表，整個學期下來都由代表與老師進行溝通。

預約諮詢的格式與上一點頗為類似，只需換一下主語：

標題

group consultation appointment for XXX(項目編號或名字)

正文

Dear Prof. Brown,

Good morning!

My name is XXX, and I am the team leader of group xxx.

Our group has a few ideas on the project xxx and we wanted to discuss with you.

May I book a team consultation with you on Wednesday or Friday this week? Would it be convenient for you?

Please let me know what day and time would work best for you.

Look forward to hearing from you!

Best Wishes,

Lei Li (Ray)

小組約談有一大雷區需要大家避免的，那就是組內觀點未達一致就找去教授約談。

在教授面前爭執並不能展現個人能力，反而會讓教授給你們團隊的協作能力、溝通能力打負分。

教授的作用主要是給予學術幫助，而不是團隊調解。

有不一樣的觀點可以提前列出來，先內部討論一波，縮小範圍，最後再與教授討論可行性。

對作業成績不滿意

國外高校的教務系統使用率比國內的要高，提交作業一般是線上提交，打分結束後，學生可以在系統看到老師對於本次作業評分標準和評價。

如果對於成績不滿意或者有疑問，可以通過郵件詢問導師的評價。

這裡並不是說與老師溝通了就可以調整成績，但是基於想要進步的初衷，老師可能在原有評價上給予更多的方向指點。

申請作業延期提交

申請作業延期提交也是一個很常見的郵件溝通場景。

對於大作業，即在最終成績獨立佔一定比重的那種，學院或專業一般都有規範的延期政策，在有合理理由的前提下，學生可以向授課老師申請一定的額外時間完成作業，一周到十幾天不等。

學院會有專門的申請表格，學生需要填寫提交才可以完成申請過程，但在之前需要先得到授課老師的批准，要寫一封郵件：

標題

Extension for XXX paper

正文

Dear Prof. Brown,

I hope you are well!

My name is XXX, and I am a student of your Economics course.

I』ve been working on my XXX essay/project for the past few months or so now, but since I got a severe flu last week, I did not finalize it as planned.（解釋原因，要儘可能詳細，合理，電腦被水潑了的那種就不要了~）

Due to the heavy workload for the rest of my finals, I don’t think I』ll be able to finish it on time.

Would it be OK if I apply for one week extension and submit the paper on next Friday 12pm?（說清楚你想要的額外天數，老師會根據你的理由來衡量是否批准你的申請，又或者縮短申請的天數）

Thank you for your understanding!

Best Wishes,

Lei Li (Ray)

郵件寫作能力不能一朝練成，但可以根據對方的回信來調整下次寫信的語氣和用詞，多寫幾次，就可以揣摩出更合適的語氣了。

郵件寫作還多見於投遞實習的時候，關注我們，下次有機會給大家分享應聘郵件的寫作乾貨吧！