在國內上大學，開班級會議，在微信群裡@所有人通知一下就行；和導師討論畢業論文，微信上請教或是線上約聊就行；出去玩，微信一喊，分分鐘叫上人。
But到英國之後，小夥伴們才會明白「Email是人與人之間交流溝通的最主要方式….」
學校活動發Email，考試信息發Email，籤證信息發Eamil；發郵件是學校和老師的責任，而主動查看郵件是你自己的責任。
不及時查看的話，經常會錯過重要的信息。比如，課前PPT更新，考試通知，學校活動等。
不僅如此，除了接收重要通知。如果想與導師進一步溝通或預約教授的office hour尋求學術幫助，寫好一份電子郵件是非常重要的。
再碰上疫情期間，留學的小夥伴和英國導師都成了「網友」關係，無論上課還是交流都轉到了線上，通過郵件交流的機會就更頻繁了。
首先，詳細的文字解釋能夠讓彼此更好的領會對方的意思，而且又能夠讓你深思熟慮之後寫出完整連貫的話語，避免了打電話時說話卡殼、幾個詞反覆倒不過來的尷尬。比如課後因為一個不怎麼理解的知識點想詢問老師或者同學一波~
在英國，郵件真的很重要，一定要禮貌且完整的寫郵件，給對方留下一個美好的印象，也會給自己的事情進展加分。
記得先弄清楚自己的郵件是正式的還是非正式的，寫法不同。
一.Informal letter（非正式）:
1.Beginning(開頭): Dear + first name
2.Friendly greeting(寒暄): I hope this letter finds you well.
3.Contractions(寫縮寫): I'm, didn't, couldn't, there's...
4.Questions(丟出問題): Do you remember...? Why don't you...？
5.Exclamation(感嘆): ...earlier than I thought it was!
6.Linking(連接詞口語化): Well, Anyway, so, and
7.Phrases(短語口語化):had a great time, couldn't have asked for, working flat out, back to normal
8.Ending(結尾): Hope to see you soon + first name
二.Formal letter(正式):
1.Beginning(開頭):Dear Sir or Madam
2.No greeting necessary(不用寒暄)
3.No contractions(不準用縮寫！): I am, did not...
4.Normally avoid direct questions(問問題要客氣):"I would like" instead of "Can I have?"
5.No exclamation marks( 不要驚嘆) (!)
6.Linking(連接詞不要口語化): However, Consequently, and, also
7.Phrases and vocabulary(用詞稍高級):with regard to, appliance, it was installed, the following day, failed to (meaning "didn't"), procedure, he assured me, report the issue, contacted, under warranty, I am entitled to, replacement, phone me personally
8.Ending(結尾):I await your prompt response,Yours faithfully + full nameNote:Both letters also contain 'neutral' vocabulary that can be used in any type of letter. For example, I didn't highlight words like 'hosts', 'deadline' or 'assignment' because they could be used in both formal and informal contexts.
所以，郵件要怎麼寫？有什麼注意事項？今天就給大家來分析分析~~~
一定要寫！
有些固定性質的郵件比如簡歷、作業等會有要求主題怎樣寫，一般要包括自己的身份信息。
另外的郵件要提取你所寫郵件的關鍵信息，讓收到郵件的人知道這封郵件大致關於什麼，以及緊急程度是怎樣的。
主題欄要緊扣主題。你可以在主題欄填寫郵件內容的簡要解釋，千萬不要包含某些要求，比如說「緊急請求——請立即回復」，否則你的郵件可能會直接進垃圾箱。
如果你之前和教授沒有過郵件往來，默認的方法就是：「你的課程名稱，你的課程時間，你的郵件主題」。比如：」medi5001, lecture Tuesday 4pm-6pm, Question about data collection for project」。
這就是一個非常清晰的郵件主題了。只看到郵件主題，教授就可以對你的郵件內容以及你的身份有了個較為清晰的認識。
這真的是個比較尷尬的細節。
誰都有過一段青蔥歲月，設置過一些比較殺馬特的域名…（而且還沒法改）或者是直接就顯示了QQ暱稱… 一定要在發重要郵件時避免暴露這種域名。
如果可以修改，把郵箱暱稱改成自己的英文名字會正式些，也更容易讓人知道這是誰。
每封郵件的最後，都要很有禮貌的加上Best Wishes/Kind Regards（或者其他友好語氣來結尾），並且附上你的名字。署下你的全名，包括first name 和last name. 此處需要注意的是，如果你的郵箱名稱也是你的姓名的話，請讓兩者保持一致。
抄送（Carbon Copy）！
有時候，Instruction會要求把作業發送給某老師，並抄送給某老師。
一定不要搞反了哦~ 尤其是以後到了工作中，部門，層級劃分分明的公司是非常注重這點的！
落款問候語：這點可能有些小夥伴們比較頭疼。
但其實只要用對了語氣強度，用哪個詞都是可以的啦。下面是一些常見的問候語：
Yours sincerely （一般給不熟的人）
Yours cordially （一般形容發自內心/溫暖的 邀請或者感謝）
Respectfully （這個不需要解釋了吧..）
Best （酷酷的一個best...反正小英喜歡用
All the best，表祝一切順利）
Regards（kind regards， 衷心的問候）
Your student （你酷酷的學生）
進入職場的人最好要有的。相當於個人名片，位於每一封郵件末尾。
英國的公司員工和PhD一般都會要求有這種落款。
格式的話大概是這樣子的：
全名
職位/專業
部門/院系
工作單位/學校
地址，郵編聯繫電話（非私人電話）
如果不知道郵件確切要寫給誰該怎麼辦？
開頭用這樣一句話：To whom it may concerned（致相關人員）
或者寫Dear officer，Dear Sir/Madam 等等都可以的。
每位老師都有著不同的職稱，也就是」title」: "Assistant Professor," "Associate Professor," or "Professor," or 「Lecturer」。
給導師發郵件一般都要是 Dr. xxx，最安全的開頭方式是用「Dear Professor xx」。這樣的話你就不用再考慮這個教授是否取得了博士學位。
或者如果確定老師有PhD學位，你也可以這樣寫：」Dear Dr Last-name」。
當然如果你的教授是女士，你也可以使用「Mrs." 或者」Ms.」。需要強調的是前者只適合已婚女士，如果你並不確定她的婚姻狀況的話，千萬不要用MS MRS之類的稱呼。
總之，在寫郵件時一定要多檢查幾遍，儘量減少錯誤，會讓收件者對你印象加分~
而且需要注意的是，一定要把禮貌記在心上喲~ Please，Thank you一定要寫~
在郵件附件是很常用的，為了能讓教授更清晰的看到，這裡需要注意：
在教授回復之後一定要再次回復。
如果你的教授給你了相關問題的解答或者發送了你需要的資料，一定要告訴他你已經收到了，並感謝教授的答疑。
例如：
「Thank you for your help/attention, I greatly appreciate it」
這樣，下次在課堂上看到你的時候，他們就會覺得你是個不錯的學生。
當然如果你的問題沒有在郵件中得到解決，那麼可以繼續在郵件中與教授約定面談時間。
發布郵件之常用語句來一波！還不趕緊收藏起來！！！
周一/周二 可以用
I hope that your week is off to a great start.
Hope you had a great weekend.
Hope you're well / Hope you are doing well.
I hope this message finds you well.
At your convenience, would you please send me.... 最後再加上 Thanks for your assistance.
Our team would appreciate your insights / input on ....
Due to the short time frame for this proposal, prompt reply is greatly appreciated.
My sincere apology for this unfortunate situation, and i will address to xxx immediately. Again, please accept my most sincere apology.
Attached is the drafted xx file. It is still a work in process but I would like to see if anything immediately stood out to you as odd or worthy of follow-up.
Thank you for your help.
Please contact us again if we can help in any way.
Please contact us again if there are any problems.
Please contact us again if you have any questions.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Thank you for your letter of [date] concerning.
Thank you for sending me a [資料].
Thank you for your enquiry of [date].
I look forward to your reply.
I look forward to hearing from you.
I look forward to seeing you.
I look forward to hearing your response.
Please let me know as soon as possible what action you propose to take.
If you know the person’s name use: Yours sincerely.
If you don’t know the person’s name use: Yours faithfully.
Thank you for your e-mail. I will be out of the office on vacation from XXX - XXX with no access to e-mails. I apologize for any delay in response to your e-mail. And I will respond to your e-mail as quickly as I can when I return to the office on Monday, April 18th. Many Thanks.
Thank you for your e-mail. I am out of the office in meetings on XXX and XXX with limited access to e-mail. If you need immediate assistance, please contact me via my mobile phone. Thanks a lot.
教授每天會收到25至30封郵件，
所以如果你的問題很簡潔明了那是最好的，
他們更期待看到一目了然地看郵件。
在決定寫作結構和問題優先次序時，
記住第一個就是最重要的，
最後一個相反不是，
開門見山表達自己的想法很重要的。
最後提醒一下小夥伴們，
在國外無論是上學還是工作，
郵箱可是非常重要的東西哦~
一定要從現在開始就建立這樣的意識~
為了不錯過自己學校發來的相關郵件，
請一定記得及時檢查郵箱喲。
在郵件發出前一定要仔細檢查哦！