局機關各科室，市醫保中心：
根據《機關檔案工作管理辦法》（國家檔案局第13號令）文件精神及市委關於檔案工作的部署，為確保檔案工作依法依規定運行，檔案收集、保管、整理、移交等工作有序開展，特制定了《檔案管理工作領導小組工作職責》等十一項制度，相關制度已經局領導同意，現印發給大家，請按照制度要求開展好檔案管理有關工作。
貴港市醫療保障局
2020年7月28日
檔案管理工作領導小組工作職責
1、宣傳、貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，並努力完成上級主管機關下達的有關檔案業務工作。
2、制訂和組織實施機關檔案工作的規章制度，加強檔案工作的規範化、標準化建設，提高檔案的綜合管理水平。
3、負責規劃、協調全局檔案工作，並負責對機關各科室、醫保中心的檔案工作進行業務指導、監督和檢查。
4、負責接收（徵集）、整理、分類、鑑定、統計和保管本局各類檔案及有關資料。
5、組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。
6、嚴格執行國家《保密法》和機關保密制度，組織做好檔案的密級調整工作，對已超過保管或保密期限的檔案，提出存毀和解密、降密處理意見。
7、開展檔案的開放和利用工作，做好檔案的借閱查閱工作；編制檢索工具，編寫檔案參考資料。
8、維護檔案的完整與安全，做好檔案的安全防範和技術保護工作；對損壞、偷竊、擅自銷毀、遺失檔案和洩密者，將予以處理；對保護檔案有功者，將給予表揚、獎勵。
9、負責組織本局專兼職檔案人員的業務學習與培訓。
10、開展檔案學術研究和交流活動。
11、完成領導交辦的其他任務。
檔案員崗位職責
1、檔案員必須熟練掌握檔案業務知識，了解、掌握我局職能活動和檔案材料情況。
2、檔案員負責檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放、管理工作。
3、檔案員負責督促各科室、醫保中心檔案資料的移交工作。
4、檔案員負責檔案資料的借閱、登記、統計等工作。
5、各科室兼職資料員必須配合檔案員做好有關檔案資料的收集、整理及交接工作。
6、檔案員必須按要求做好保密工作。
7、檔案員必須做好檔案室設備、設施的保管維護工作。
8、完成我局安排的其它相關工作。
文件材料歸檔制度
根據《檔案法》和市檔案局關於檔案立卷歸檔的要求，為及時、正確地做好本機關各類檔案材料歸檔工作，提高案卷質量，特作如下規定：
一、文件材料歸檔範圍是
1.反映我局主要職能活動和基本歷史面貌的，對我局工作、發展我市檔案事業和歷史研究具有利用價值的文件材料。
2.我局工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料。
3.我局需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料，下級機關報送的重要文件材料。
4.其他對我局工作具有查考價值的文件材料。
5.我局聯合召開會議或聯合行文所形成的文件材料以我局為主的，原件由我局歸檔；我局為協辦單位，可對重要文件材料的副本歸檔。
6.凡屬我局歸檔範圍的文件材料，必須按有關規定向局檔案室移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
7.局檔案管理員根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規定，定期向市檔案館移交檔案。
我局應歸檔紙質文件材料中，有文件發文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一併歸檔。
二、 機關文件材料不歸檔範圍
1.上級機關的文件材料中，普發性不需我局辦理的文件材料，任免、獎懲非我局工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。
2.我局文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、校對稿，無特殊保存價值的信封，不需要辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，我局主要負責人兼任外單位職務形成的與我局無關的文件材料，有關工作參考的文件材料。
3.同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。
4.下級機關送報的材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報的文件材料。
三、其他門類和載體文件材料的歸檔範圍按相關規定單獨制定和執行
1.會計文件材料的歸檔範圍。會計文件材料的歸檔範圍應當符合財政部、國家檔案局1998年印發的《會計檔案管理辦法》規定。
2.人事文件材料歸檔範圍。人事文件材料的歸檔範圍應當符合中共中央辦公廳2018年印發的《幹部人事檔案工作條例》規定。
3.照片材料的歸檔範圍。照片材料的歸檔範圍應當符合《照片檔案管理規範》（GB/T11821）和《數碼照片歸檔與管理規範》（DA/T50）規定。
4.實物檔案的歸檔範圍。實物檔案的歸檔範圍應當符合《廣西壯族自治區實物檔案整理規則（試行）》規定。
5.錄音錄像檔案的歸檔範圍。錄音錄像檔案的歸檔範圍應當符合《錄音錄像檔案管理規範（DA/T78-2019）規定》。
6.專門檔案的歸檔範圍。專門檔案的歸檔範圍按照國家相關規定執行。
四、檔案歸檔時間
1．局機關各科室、醫保中心應在次年第一個月按要求把本部門上年應歸的文件材料，進行清退。然後，由檔案人員按照文件的內容和性質，進行整理、分類、立卷、歸檔，向檔案室移交。
2．文書檔案應在第二年的六月底以前整理結束，然後歸檔。五、立卷歸檔要求局機關各科室、醫保中心文件辦理完畢，應將具有保存價值的來文、復文，包括領導的籤發的底稿、批示等材料，以及歸檔範圍內其它性質的歸檔材料，收集齊全，及時送交辦公室歸檔。外出參加會議帶回的重要文件，整理一份送檔案室歸檔，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
檔案庫房管理制度
1、庫房必須保持清潔、門窗堅固，並設有防光、防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、 防 鼠、防蟲等安全措施。
2、庫房內不準存放易燃易爆物品、堆積其它雜物，進入庫房不準吸菸。
3、非庫房管理人員嚴禁入內，禁止擅自進入庫房翻閱檔案資料。
4、做好庫房的溫溼度記錄，及時採取措施控制和調節溫溼度。 5、經常檢查庫房，發現問題及時解決，並作好記錄。
檔案保密制度
1、檔案工作人員必須嚴格執行保密職責，嚴守保密制度，保守黨和國家機密，並定期進行保密制度的學習，加強對檔案的保密管理。
2、凡需查閱檔案材料者，均應嚴格履行登記手續，並在閱檔室內查閱。對密件檔案材料要按照規定範圍閱檔，不得隨意摘錄、擅自翻印。提供利用時經手人不得離開。
3、需要複印密件檔案材料，應嚴格按照本機關規定的有關文件精神執行。
4、密件檔案材料的銷毀，要造具清冊上報審批，到指定地點銷毀，並有兩人監銷。
5、發現失密、洩密現象，要及時上報並採取補救措施。
檔案保管制度
1、應根據保存檔案資料的數量設置必要的檔案專櫃，以及其它配套設施，並明確專人負責管理。
2、檔案庫房是機要部位，非本室人員未經許可不得進入庫房，亦不得在內辦公、會客。
3、定期檢查檔案，做到卷目相符，發現問題及時向領導匯報，並採取有效措施。
4、檔案櫥櫃要擺設整齊，櫃內案卷排列合理。庫房內要做到清潔衛生，通風良好。
5、庫房內嚴禁吸菸，不準存放易燃、易爆及其他物品，保持庫房內走道的暢通。定期檢查消防器材，使之保持完好狀態。
6、根據現有庫房設備條件，切實做好防火、防盜、防光、防蟲、防潮、防鼠、防高溫、防塵等各項安全防護管理工作。
7、離庫時必須關好櫥、櫃以及門、窗，切斷電源。
檔案查（借）閱制度
1、凡查閱黨組會議、辦公會議記錄以及其它重要檔案，須經分管領導批准，以上材料只限於有關人員在閱檔室查閱。
2、凡涉及到個人的組織處理、歷史結論等內容的檔案材料，必須由組織出面查閱。
3、工作人員因工作需要查閱檔案，要填寫《檔案查詢單》，須經辦公室領導批准，並及時提供檔案利用效果情況。外部人員查閱檔案，須經分管領導批准。
4、查閱檔案須經辦公室領導批准，並不得離開閱檔室，不得擅自將檔案帶出我局。查（借）閱檔案時，必須保持案卷的整潔、完好。嚴禁將檔案文件隨意拆抽、裁貼、填注、勾劃、塗改、加點、汙損。
5、檔案管理人員必須認真貫徹執行檔案查（借）閱管理制度與保管制度，對所查（借）閱的檔案負有督促檢查責任，發現問題及時向領導匯報。做好利用檔案的記錄工作。
檔案利用制度
1、各部門人員原則上只能查閱本部門工作範圍內的檔案，如需查閱其他部門的業務檔案，須經分管領導同意，方能查閱。
2、查閱檔案，必須講明利用目的，辦理登記手續，方能閱檔。
3、外單位人員查閱我局檔案，須持單位介紹信，辦理查閱手續，方可查閱。我局檔案一律不外借。
4、查檔者只限在閱檔室內閱覽。如有特殊情況，酌情處理。借閱檔案一般定為二周。如不能按期歸還，必須辦理續藉手續。
5、查閱有密級的檔案，需經分管領導同意後方可閱檔。
6、調閱檔案者應做到：注意保密，保護檔案，不得轉借、不得外借，如需摘抄、複印，應經辦公室主任批准（定密檔案，需分管領導批准）。檔案上不得塗改、劃線、增刪和撕頁，並應保護檔案的整潔。如發現以上違規情況，視情節輕重追究其責任。
7、做好檔案利用反饋工作，利用者查檔結束後需如實題寫《檔案利用效果登記表》，交檔案部門存檔。
檔案統計制度
１、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。
２、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。
３、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。
４、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。
５、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。
６、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。
７、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。
８、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。
檔案的鑑定和移交制度
1、檔案室應根據國家有關檔案保管期限的規定，結合實際情況，定期對檔案進行鑑定確定檔案的存毀。
2、鑑定工作可採取定期或不定期方式，能過鑑定需要銷毀的檔案文件，必須逐卷逐件登記造冊、列出清單，並寫出鑑定報告，提交鑑定小組鑑定，由鑑定小組負責人籤字後方可銷毀。
3、檔案銷毀要嚴格執行保密制度，必須指派兩人以上負責，送至國家定點保密造紙廠實施監銷，監銷人員要在銷毀清冊上簽名。
4、按上級有關規定，凡屬向地方檔案館移交的檔案，應嚴格按要求移交。在移交時，雙方應在移交清冊上簽名蓋章。移交清冊應當收入全宗卷和有關檔案。
檔案安全管理制度
一、檔案庫房要有「八防」措施，即防盜、防火、防潮、防蟲、防黴、防光、防水、防塵。
二、庫房內應保持清潔衛生，隨時對檔案裝具進行除塵，以防止有害物質的侵蝕。
三、庫房內嚴禁吸菸及存放易燃物品。
四、定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫溼度記錄，發現問題及時採取措施。 五、嚴格遵守檔案的審批、鑑定、銷毀制度。銷毀檔案時，重要文件要逐份登記造冊，並在指定地點專人監督銷毀。
六、對館藏檔案每年進行一至二次全面檢查，主要核實帳、物、卡是否相符，以防檔案長期借出造成丟失，發現問題及時報告、處理。
七、對計算機內的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的丟失與損壞。
八、配備滅火設備。
九、對庫房內電線、電路經常進行維護。