我們看一下在澄清答標階段要注意的一些基本業務原則。
澄清提問和達標,我們分為兩部分來看,首先來看澄清提問,十三大原則,用三個字來總結:全、透、巧。
1. 「全」
通讀標書清除疑問2. 「透」
提問要透徹避免引發疑義或新的問題3. 「巧」
揚長避短趨利避害「全」就是指問題要問的不夠完整,也就是說標書裡面所有會影響我製作方案、影響我應答的模糊不清的地方,我全部都要提出來,不能有遺漏。
「透」的意思是問的一個問題要透徹,不能問出來一個問題只解決了一半,甚至只解決了一小半的問題,這個時候還是會影響我繼續提交方案和報價。
「巧」的意思就是說在提問的時候,比方說你能不能這樣或者說我這樣理解是不是對的?給客戶一個直接回答yes or no的答案機會是比較容易取得我想要的答案的。
再一個揚長避短是什麼意思?如果有些方案問清楚了以後,反而是會形成企業的競爭劣勢或者說並沒有利於突出企業自身在方案上的優勢的話,那這種問題也是可以選擇性的迴避。
我們來看一下常見待澄清的內容,通常來講就是含義不清的要提問,明顯有邏輯錯誤或者說邏輯缺失的要提出來。如果說標書前後不同段落甚至於不同附件之間,前後關於同一個要求的表達有矛盾、前後不一致的,也要作為澄清的一個點。
最後就是如果標書定義的像範圍、方案、具體要求或者一些參數設置對企業自身不利的,也可以用提問的方式把你的建議來提出來。
澄清提問,既然有必須要提問的要點,也有它應該要規避的一些禁忌。
首先在提問之前一定要通讀標書,在沒有讀懂全文的這個情況下,不能夠因為我們自己沒有仔細讀或閱讀能力不夠專業知識不足沒有把標書準確的進行理解,來提出一些令客戶感覺比較奇怪的問題,這是第1種要規避的場景。
第2個就是如果有些問題問了,他可能會洩露公司一些方案上或者說我們產品上面的一些細節,這種問題也是要在提問的時候注意技巧,如果技巧都沒有辦法規避這種信息洩露的話,這樣的提問整個就要規避。
最後一種是導致客戶會對公司產生不良印象甚至於會讓客戶對公司的能力產生懷疑的問題,也是要儘量去迴避的。
接下來通過一些示例來進行說明,在澄清提問的時候就是有三個在操作方面要注意的。
1. 澄清提問需要設計和取捨
設計:有技巧地設計引導性問題,問題合併還是拆分;取捨:哪些問?哪些不問?2. 澄清提問要把握時機和節奏
早點問?晚點問?要不要採用分階、分步地漸進式提問?3. 澄清提問要歸類,語言要精練
不同類別的問題要有秩序、有條理地提出來語言要精練,描述要準確避免提開放型問題問題是需要設計的,也是需要做取捨的。在前面我們已經講了,就有些事要儘可能規避的禁忌,這種問題是一定要捨得,然後不利於突出企業自身優勢的,也是要捨得。
澄清提問要把握好時機和節奏。就是說有些問題你是不是應該在第1輪的時候就提出來,還是說到最後幾個比較關鍵的時刻再問?這是時機的把握。那節奏的把握就是看有些問題,你是一步到位的問出來,還是說分成兩步三步?以及說是根據第1步客戶給出的回答,你再來看第2步應該如何去提問?這是一種節奏的把握。
澄清的問題要歸類,這個不僅是說大類上面技術類的問題,要按技術類歸檔,商務類的問題要按商務問題來歸檔。如果說一個項目整個方案比較複雜、客戶比較大的話,甚至於同一方案裡面不同產品類別的問題,也要分門別類的進行提問,這是我們日常所要注意的一些事項。
提問的時候,還有一個小的這個地方要注意的就是提問裡面不要老提自己的企業名稱,你儘可能用我們的公司或者說廠商、供應商,甚至於你可以用競標方這樣的稱呼來作為支撐。
因為大多數客戶在做澄清提問以及回答展示的時候,他是把所有廠家的問題和答案都羅列在一起,然後發還到所有廠家的,也就是說在這上面是不區分任何廠家名稱的,發送範圍是所有人。這個時候一定要注意把企業自身的廠家名稱或者具體一看就知道是自己企業方案的這種問題名稱,一定要隱藏掉。
這是操作上面的一個細節提示。
另外一個要給大家提示,就是很多人會覺得澄清問題就是我不懂我直接問就可以了,但事實上澄清問題既然有策略方面的要求,那他最後如何發出,也是要經過一個內部評審的。雖然這個評審並不是指的你要上電子流,但是一定要經過項目組內部相關的責任崗位、專業崗位對於策略的認可。
再一個就是澄清問題,不僅內部要有統一的人去接口管理,對外發送的時候也要做一個歸口。在客戶界面要保證這個接口人是唯一的,並且在客戶界面收到這個問題的答覆以後要及時的歸檔和傳遞。
我們來看一下,是不是在同樣的標書要求,如果說給出了同樣的澄清提問的話,它帶來的結果是不是一樣的呢?
通過我們下面會通過一個示例來看,比方說在這一頁給出的示例當中,標書描述的要求是客戶要求廠家負責所有搬遷站點的舊設備拆除。
客戶標書描述:
The Vendor shall dismantle the equipment from the swapped sites.
待提澄清問題:
Q3-7 Should the Vendor be responsible to dispose the equipment or transport the dismantle equipment to warehouse?Q3-8 Should the dismantled equipment be transported to and stored in Vendor’s warehouse or Customer’s house?
在澄清的問題有兩個,第1個是廠家你只說要拆除,那廠家是不是需要把拆下來這個老舊設備全部運送到指定的倉庫裡面,以及老舊設備的倉儲到底是不是由廠家來負責?
這個問題確實標註裡面它沒有約定,但是如果這樣提問了,是不是對於這個答案結果是一樣的呢?
我們來看一下,首先很明確這兩個提問就是來提醒客戶的,你沒有考慮舊設備拆除以後的這個存放,你也沒有考慮存放的這個責任界面和成本歸屬,這一點已經清楚了。
那我們來看一下,如果是同樣的標書要求和同樣的提問組合,當企業自身處於不同的這樣一個場景條件的時候,它會不會有什麼不同的結果?同樣的問題,同樣的提問。
假設企業不是現網的主要供應商,也就是說如果企業中標以後呢,我需要實施大量的搬遷,這種場景下,如果企業提問了,那在企業的報價裡面,這部分成本就是規避不掉的。所以在這種情況下,我們建議這個問題暫時不提問,至少在商務競標階段,是不建議把它主動拋出來的。
在答標口徑上面,建議也就是說我們可以去答覆FC加備註的這樣一種形式,備註就是說在目前客戶沒有明確提出要求的情況下,所有拆除舊設備以後的運輸和倉儲成本,是不包含在我目前提交的報價裡面的,做這樣一個備註就可以了。
如果說你怕這個備註同樣也是對客戶的一種提醒,你可以在這個FC之外不加備註,可以在在建議書裡面,包括報價條件指定的時候,就說報價包含了哪些scope,但是不包含老舊設備拆除以後運送到倉庫,以及後續的這個倉儲的這個成本費用,把這個做一個說明,也是可以起到一定的規避作用的。
但是假設說條件不一樣,比方說當前企業是現網主要的供應商,那我在現網是有絕對的份額優勢,如果繼續中標的話,我是不需要實施搬遷的。但只有在我的對手中標以後,他則需要負擔這塊搬遷的成本以及所有的責任和費用。這種情況下是問題問的越詳細,問的越透徹越好。因為這樣這部分的所有的責任、風險和費用,都會形成對競爭對手的一個壓力。
這個時候,企業是可以完全滿足的這樣一個答覆口徑,沒有問題,但是備註上要說那是因為當前企業根本就沒有搬遷,那別的廠家有搬遷的時候,這就是提醒客戶也應該去跟新進廠家去把這一塊成本討論清楚,在商務上面就會形成對競爭對手的一個壓力,所以我們即使是同樣的問題、同樣的要求,在不同的實際場景下面得到的結果有可能是截然不同的。因此,我們在答標設計的時候,要注意結合項目的實際場景。
接下來我們同樣是通過一個示例來看清楚,在這個標書條款裡面,我們給出的例子是說客戶要求在本區域投標的單價,要同樣作為整個集團的客戶價位GPB(Global Price Book)的參考。