關於發信日期的寫法，應注意以下幾點：
①年份應完全寫出，不能簡寫。
②月份要用英文名稱，不要用數字代替。
③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短，不可縮寫。
④寫日期時，可用基數詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數詞，簡單明了。
日期可有下列幾種寫法：
① Oct. 20, 2004
② 10 May., 2004
③ 3rd June, 2004
④ Sept. 16th, 2004
其中，①最為通用。
2.信內地址（Inside Address, Introductory Address）
信內地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低於寫信人地址和發信日期一二行，也分並列式和斜列式兩種，但應與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，佔一二行，然後寫地址，可佔二至四行，例如：
①並列式
Ms. Joanna Kerry
Peking University
Haidian District, 100871
Beijing
China
②斜列式
Ms. Joanna Kerry
Peking University
Haidian District,100871
Beijing
China
3.稱呼（Salutation）
對收信人的稱呼應自成一行，寫在低於信內地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個詞的開頭字母要大寫，至於末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大英語則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關係而定。
給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點：
①對沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應該是：Mr. 或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil。若稱呼多個男性，則在姓名前用 Mr. 的複數形式 Messrs. 。對一般以人名為名稱的公司和企業常用這種稱呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布萊克兄弟公司。
②對女性一般稱呼 Mrs.， Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 沒有複數形式。若稱呼多個女性，則在姓名前用 Mme. 的複數形式 Mmes. 而對以女子名字為名稱的公司、企業可用 Mesdames 稱呼。 Miss 多用於未婚女子，此詞可縮寫為 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用於名字之前。
③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor （縮寫為 Prof.），Doctor （縮寫為 Dr.）， General (縮寫為 Gen.) 。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。
④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 後面也不能帶姓名。用 Sirs 時，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用 Madam 或其複數 Mesdames。
⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （複數為 Excellencies）。
⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示。客氣和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其複數為 Your Majesties。
⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時，一般用 Your Highness (複數為 Highnesses)。
收信人稱呼
先生（男人）Mr./Esq.
夫人（已婚）Mrs.
小姐（未婚）Miss
夫人、小姐統稱Ms.
夫婦倆人Mr.and Mrs.
兩位或兩位以上男子Messrs
兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames
兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses
常見的頭銜（漢英對照）如下：
教授Professor
博士Doctor(Dr.,Ph.D.)
醫學博士Medical Doctor(M.D.)
總統或校長President
主席或董事長Chairman
副主席或副董事長Vice Chairman
副總統或副校長Vice President
首相Prime Minister
總理Premier
省長或州長Governor
市長Mayor
參議員Senator
大使Ambassador
秘書長Secretary General
一秘First Secretary
二秘Second Secretary
院長Director,Dean
副院長Vice Director
系主任Dean,Head,Chair
館長Chief Librarian,Curator
閣下Excellency
神甫Father
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