外貿跟單的業務流程是怎麼樣的?

如果你想做外貿業務員，但是一開始做的是跟單，那要有堅持的毅力，海外跟單是一個方方面面都會涉及的工作，若你能做下來，以後也能成為全能型的高手。更進一步地，可以往高級海外跟單，或者業務方向進擊。

如果你想做外貿業務員，但是一開始做的是跟單，那要有堅持的毅力，海外跟單是一個方方面面都會涉及的工作，若你能做下來，以後也能成為全能型的高手。更進一步地，可以往高級海外跟單，或者業務方向進擊。

一、前期溝通

前期溝通是指從和客人的初次接觸，到客人決定打樣為止。這個階段雙方除了需要了解各自的基本情況外，一般都會對產品的質量、價格、起訂量、交期、付款方式等達成初步意向。有些客戶需要對外貿企業進行驗廠，或者要求提供客戶認可的各類認證。

二、樣品開發

樣品開發階段是指從外貿企業收到客戶的樣品開發要求，直到客戶對樣品滿意為止。一般樣品都要進行不止一次的修正或改進，包括顏色、尺寸、材質和工藝等，有些客戶甚至還需要對樣品進行檢測，並提交檢測報告。

三、訂單確認

這個階段客戶會先下開放式的訂單（New Order-Pending Confirmation），除了品名、數量、單價、箱規和包裝要求外，最重要的是確認交期。如果都沒有問題，就需要準備形式發票(Proforma Invoice, 簡稱PI)或者銷售確認書（Sales Confirmation, 簡稱SC）給客戶，單證一般都用PDF格式，第一次做PI或SC的時候我們會把公司的銀行帳戶加在最後部分，方便對方財務付款時核對，以後做正式發票或第二次訂單的時候，我們就不再提供銀行帳號，具體原因我會在後面的文章中做解釋。客人在收到PI或SC後，會籤字回傳存檔，同時把正式訂單（Order Confirmation）發過來，至此該訂單正式確認。

但為了謹慎起見，對於初次合作或者信譽不是太好的客戶，我們收到正式訂單後不會馬上安排生產，要等收到定金後才正式安排大貨生產，只有合作時間長、且信譽良好的客戶，我們才會在收到正式訂單後直接安排生產。

四、大貨生產

大貨生產階段包括襪子的全部生產過程、商標的安排、包裝企劃書，直到訂單可以出運為止。同時要根據客戶的需要，提供產前樣、大貨樣、或者檢測樣等。確認最終可以出運的日期，以便安排定船。

五、定船進倉

根據確認的出運日期，一般提前十天左右向客戶指定的貨代定船，收到進倉通知書後根據要求日期安排進倉，並提供相應的報關資料。有些客戶需要第三方驗貨的，需要提前通知客戶可以驗貨的日期，第三方驗貨合格後才可以安排訂艙，但實際操作中定船和第三方驗貨一般都是同時進行的。

六、單證準備

貨物按照預定的船期正常出運後，貨代會把提單的草稿和貨代費用的帳單交給我們核對，在確認無誤後，我們會支付貨代費用。對於信譽好、長期合作、或者付款條件是出運後再付款的客人，我們會直接申請電放，然後把發票、裝箱單和電放提單發給客戶，對方一般都會在收到上述單證後直接安排支付尾款；而對於初次合作、或者信譽不是太好的客戶，我們不會直接申請電放，我們會把發票、裝箱單、和提單草稿發給客戶，等對方支付了尾款後，我們再申請電放。有些國家需要提供產地證或包裝聲明等，也需要一起提供給客戶。我們目前歐美客戶的付款都是以銀行匯款（TT）為主，一般都是下單時付30%的預付款，確認出貨後根據提單草稿或電放提單付清尾款。

七、售後服務

由於我們有嚴格的質量控制體系，很少出現產品質量問題。即使有質量問題，我們也儘可能地和客戶協商解決，除非嚴重影響銷售的，我們會在以後的訂單中提供價格折扣，一般質量問題客戶都會自行處理。

由於客戶規模、訂單大小的不同，以上外貿流程的步驟及內容也會有所不同，譬如貨運方式除了海運，還有空運；付款方式除了TT，還有信用證，所以在實際操作中要靈活運用。

熟悉外貿業務流程，對從事外貿工作是十分重要的，尤其是對外貿新人來說，可以很清楚地知道在每個階段該做哪些事情，以免出現不必要的錯誤。如果能夠把每個訂單所要涉及的細節問題，都提前做好充分的準備，就能確保訂單處理過程中不會出現差錯，所謂細節決定成敗，說的大概就是這個意思。