2020年11月5日下午，上海交通大學2020-2021學年職能部處長與學生代表見面會在閔行校區逸夫科技樓舉行。校園管理辦公室主任蘇卓君，教育技術中心主任沈宏興，研究生院副院長楊升榮，學生處副處長康健，教務處副處長黃丹，基建處副處長沈燕明，後勤保障中心黨委副書記李梅，校醫院院長劉金生，圖書館館長助理華靖，保衛處校衛隊隊長楊立志，校團委副書記周琳琰老師出席會議。校學聯主席團、學代會常任代表，各學生自薦代表參加會議。會議由校學聯主席團成員臧奕茗主持。
本次會議由上海交通大學學生聯合會權益中心籌備，匯集了全校師生對學校建設的期望與建議。相關職能部處負責老師與學生代表就近期校園生活中的熱點問題或建議展開面對面溝通，並現場回應學生代表提出的提案。
臧奕茗首先介紹了本次會議的籌備工作。本次見面會前期經多次提案徵集，最終形成有效提案10條作為本次部處長見面會的重點討論內容，提案內容包括「網課與視頻會議錄製」「規範校內施工時間」等問題。
針對學生的提案，來自學校各職能部處的老師針對這些問題做了詳細闡述，也對相應的建議解決方案做出了回應。
蘇卓君就「加強校內健步道管理」的提案進行了回復。她向同學們介紹了學校健步道「四期」的建設情況，預計2021年春季學期完成。關於燈光的問題，將在後期根據師生的使用體驗展開維修工作。有關路面破損及保潔的問題，將在接下來的工作中加強保潔頻次和力度，並對破損的路面進行翻修。除此以外，在新建步道過程中，會對原有破損的面層進行翻修，並逐步提升周圍環境。同時，強化日常巡查，優化標識指引，避免車輛進入健步道等。
沈宏興就「建立學術會議視頻記錄網站」和「檢查網課學習設備」的提案做出了回應。針對學術會議視頻記錄的問題，教育技術中心將告知學院，若學院有需求，中心將提供統一視頻網站，供學院的學術會議活動視頻存檔和播放。針對檢查網課學習設備的問題，沈宏興指出將進一步優化網課學習系統，並提供了多種問題反饋渠道，鼓勵同學們發現問題及時反饋。同時，他指出將繼續推動教師開放課程點播，更好地滿足同學的課程學習需求。
楊升榮介紹了研究生院的相關內容。他從培養目標和培養模式兩個方面介紹了博士生致遠榮譽計劃的大致情況，同時介紹了研究生院現有的國際化培養模式和相關資助項目，包括雙學位/聯合學位、研究生海外交流、國際會議等。他還介紹了與同學們密切相關的課程評教問題，表示研究生院目前正在推動建立更加完善的課程評教體系，以此來保證老師的教學質量。
康健對「加強校內心理疏導服務」提案進行了回復。目前心理諮詢中心正在多渠道招募專兼職諮詢師，提供更多個體諮詢班次，幫助有心理困擾的同學。同時，加強對現有專兼職諮詢師的培訓和督導，提升諮詢水平和服務質量。本學期，結合疫情防控常態化現狀和同學現實需求，在原有線下諮詢基礎上，增開了線上個體諮詢，並為本科新生開設了《大學生心理健康》必修課程。學校高度重視學生心理素質的培養，已規劃設計了新的心理諮詢中心，拓展心理健康教育內容，提升學生心理素質，讓同學們有更加積極陽光的心態！
黃丹就「網課與視頻會議錄製」這一提案進行了回復。他表示，對於Canvas平臺的課程點播視頻，在課程內有境外學生、交流學生、跨校輔修學生等未在校學生選課，學校要求開啟點播。對於一些有特殊安排的學生，學校也會和任課老師做好溝通開啟點播回看功能。學生亦可徵詢相關老師意見是否開放點播功能。學校將首先安排專人每天對教室設備進行檢查，同時老師同學們如果遇到視頻故障問題也可以通過Canvas新增的「反饋一下」按鈕進行反饋，教育技術中心將第一時間回復老師同學們的問題並討論商議落實維修事宜。
沈燕明對「規範校內施工時間」這一提案進行了回復。沈燕明表示，參照上海市施工時間規定，考慮到較晚的施工可能影響到周圍同學的休息，基建處和學生處共同規定施工時間為早上七點半到晚上十點，關於施工的相關信息會與樓棟生活指導教室進行聯繫對接並及時轉告給同學們。此外在現場委派施工監理。
李梅對「東區便利店、自動售貨機布局」、「優化交我辦電費繳納延遲等問題」提案進行了回復。有關東區便利店、自動售貨機問題，李梅表示，現在東區已經著手聯繫安裝自動售貨機，儘可能快的讓同學們享受便利的購買條件。關於電費繳納延遲的問題，李梅表示，繳納延遲問題主要出現在轉帳過程中學校與銀行對接過程中，接下來後勤保障中心會與銀行溝通，努力尋找一條更高效的對接流程。
劉金生對「校醫院加強防疫管理及口罩配備」、「醫保報銷流程進一步優化」的提案進行了回復，他表示現在校醫院相關工作人員會給每個就醫的同學分發口罩，希望同學們理解和配合學校的相關防疫工作。同時對於校醫院監管方面的問題，醫院也會加大防疫標準方面的人手和管理投入。有關醫保報銷問題，他表示，以後到校醫院就診的同學，如果情況超出校醫院範圍，醫生會當場開具轉診單以方便後續報銷，此外因急診造成的定點醫療費用也可以在無轉診單的情況下報銷。
華靖回復了「圖書館加強座位使用管理」的提案。她指出在圖書館今年更新的新的閱覽規則中明文規定「禁止使用物品長時間佔據座位，因有事臨時離開座位（不超過30分鐘），應在座位上留紙條說明離開的起始時間，不留紙條或超過30分鐘未返回者，視為自動放棄原座位。」同時館員會定期對閱覽座位進行巡視，若半小時佔座物品位置仍未有讀者，則強制清除佔座物品，集中安置於各閱覽室佔座物品領取處。此外會加大宣傳指引力度，也希望同學們可以自覺配合圖書館的相關工作。
楊立志對「露天運動場所布局及環境影響」這一提案進行了回復。楊立志表示，以後保衛處在會在夜間派專人對校內露天運動場進行清場以確保周圍同學的休息質量。他還對校內近期一些高發案件進行總結，並提醒同學們要養成良好的防詐騙意識，此外要多注意鍛鍊身體，增強身體素質以減少自身傷害事件的發生。
部分學生代表與幾位職能部處長就同學們關心的問題進行了熱切的交流。通過溝通，各職能處部長更加了解了學生們的訴求，並且對於學生反映出來的問題予以明確表態，力爭滿足學生的合理訴求。
經過熱烈的討論，眾多熱門提案得到積極回應，參會學生都對此次見面會的成果表示滿意。學校各職能部處長表示將始終堅持「以學生為中心」，通過各種途徑加強與學生的溝通交流，切實保障學生利益，服務好全校學生，並且將與學生通力合作，積極回應問題，以求提出更多具有實踐價值的方案，來解決學生遇到的實際問題。
本次見面會周詳地反應了廣大學生在近期校園生活中的訴求，會議討論成果對於解決學生實際困難、促進各部處切實落實「以學生為中心」的工作方針有積極意義，為各部門接下來的工作部署提供了方向，為學生與學校職能部處的溝通搭建了良好平臺。隨著職能部處長與學生代表見面會制度化發展，見面會已成為學生理性表達訴求、參與校園建設的重要平臺，是校園民主建設的重要措施。