實用word知識(3)——圖表編號與交叉引用

2021-02-15 學位與寫作

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假定正文包含章、節和子節三級標題，附錄包含三級標題，形成的標題的編號格式如圖1目錄所示。現在考慮如何讓圖表的題注編號與章、附錄的相應編號進行自動關聯。

目錄



舉例而言，假設你要求第二章的第3個圖的編號格式是「圖 2.3」，而附錄C的第4個圖的編號格式是「圖 C.4」。那麼，利用現有的word版本很容易實現這樣編號格式嗎？ 不容易，這是一個著名的難題（見文獻【1】）。但人們給出了巧妙的解決辦法【1】。為了實現這種自動編號，必須嚴格遵循本文介紹的步驟。 首先，嚴格按要求設置章節與附錄的標題規則。在此基礎上，在正文和附錄中按有區別的方式插入題注編號。

第一步，嚴格按要求設置章節與附錄的標題規則

標題編號設置的要點回顧


1 用多級列表功能定義章標題規則： 在定義多級標題列表的展開對話框中，從「單擊要修改的級別」的數字列表中選擇數字1。在「輸入編號的格式」下方以灰色為底色的1的左邊輸入「第」、在右邊輸入入「章」。從「此級別的編號樣式」選擇「標題 1」。 2 節標題規則：從「單擊要修改的級別」數字框中選擇數字2。點擊「將級別連結到樣式」下拉箭頭，在展開的列表中選擇「標題 2」。 3 子節標題規則：從「單擊要修改的級別」的數字框中選擇數字3。在「將級別連結到樣式」列表中選擇「標題 3」。4 第一級附錄標題設置：從「單擊要修改的級別」的數字列表中選擇數字4。在「此級別的編號樣式」中選擇「A、B、C，...」。在「輸入編號的格式」下方，刪除「1.1.1.A」中的前三個數字，剩下以灰色為底色的A。在A的左邊輸入「附錄」。從「將級別連結到樣式」選擇「標題 4」。  5 第二級附錄標題及其編號的設置：從「單擊要修改的級別」的數字列表中選擇數字5。在「輸入編號的格式」下方，刪除「1.1.1.A.1」中的前三個數字，保留「A.1」。從「將級別連結到樣式」選擇「標題 5」。 6 第三級附錄標題及其編號的設置：從「單擊要修改的級別」的數字列表中選擇數字6。在「輸入編號的格式」下方，刪除「1.1.1.1.A.1」中的前四個數字，保留「A.1.1」。從「將級別連結到樣式」選擇「標題 6」。  7 樣式庫的自動更新：在多級列表定義框中完成上述設置後，點擊「確認」鍵。此時，樣式庫中應自動出現新樣式「第1章/標題 1」、「1.1/標題 2」、「1.1.1/標題 3」、「附錄A/標題 4」、「A.1/標題 5」和「A.1.1/標題 6」。如果個別樣式不自動出現，則按「實用word知識(2)——如何設置附錄」中介紹的方式處理。

8 如何設置標題：在word文檔中某行錄一個子段 ，點擊樣式庫中的新樣式，該欄位就變成相應的標題。例如，點擊新樣式「附錄A/標題 4」，該行就自動變成按順序編號的一級附錄標題。同理，點擊樣式庫中的「A.1/標題 5」，該行就自動變成按順序編號的二級附錄標題，點擊樣式庫中的「A.1.1/標題 6」，該行就自動變成按順序編號的三級附錄標題。 

詳細介紹見：

實用word知識(1)——章節標題與自動編號

實用word知識(2)——如何設置附錄

第二步，在正文和附錄中按有區別的方式插入題注編號

在正文章節中插入圖表的編號相對而言比較容易，在附錄中比較難以實現。現在介紹相關方法。由於表和圖的題注設置類似，因此往下只對圖的題注進行介紹。

1 在正文章節中插入題注編號：假定我們要在第2章插入的第一個圖片下方插入題注，讓題注編號格式為「圖2.1」，其中數字2表示包含第2章的章編號。將光標置於已插入的該圖片下方，從word頂端工具欄選擇「引用」，引用欄展開後，選擇其中的「插入題注」，即彈出如圖2所示的對話框。

 

在題注對話框中的標籤下拉單中選擇「圖」。點擊題注對話框右下角的「編號」，出現圖3所示的題注編號對話框。勾選「包含章節號」，章節起始樣式選擇為"標題1」（由於標題1與章對應，選擇標題1就迫使題注編號關聯上了章的編號）。

圖3 題注編號對話框

進一步，點擊確定後，題注位置便自動出現編號「圖 2.1」。此時，在該編號的右側輸入題註標題即可。以上設置一旦完成，插入其它圖形的編號時，重複操作就不需要改設置了，且編號會按章的位置和出現的順序自動生成。
例如，在第二章其它位置接著插入題注，那麼會按順序出現「圖 2.2」、「圖 2.3」等。在第三章接著插入題注，那麼按順序自動出現「圖 3.1」、「圖 3.2」等。在任何兩個圖之間插入新的圖後，添加題注時，編號一般會自動刷新排序。（如果不自動刷新，可以右鍵選擇「更新域」來完成刷新）。
2 在附錄中插入題注編號：這與正文有區別，需要特別注意。假定我們現在在附錄B的某位置插入圖片與題注。首先，將光標置於已插入的圖片下方，從word頂端工具欄展開「引用」，選擇其中的「插入題注」，彈出如圖2所示的對話框。在附錄中插入題注時，標籤不能選為與正文的一樣，即不能選「圖」。需要利用圖2所示的「新建標籤」建立一個新的標籤，例如，可以建立新標籤「附圖」，如圖4所示。

設置新標籤後，在題注對話框中的標籤下拉單中選擇「附圖」（這是新建的標籤）。點擊題注對話框中的「編號」，出現圖5所示的題注編號對話框。勾選「包含章節號」，章節起始樣式選擇為"標題4」。注意，這裡選擇的是「標題4」，而不是前面的「標題1」。由於我們已經將一級附錄的編號樣式設定為「標題4」(見第一部分的第4個條目「第一級附錄標題設置」)，因此，附錄中的題注編號將與一級附錄編號關聯。

確定後，題注對話框即變成圖6所示。其中的題注編號格式為「附圖 B.1」。

完成上述設置，點擊確定後，題注位置出現「附圖 B.1」，在其右側可輸入題註標題。以上設置一旦完成，在附錄中插入其它圖形的編號時，就不需要再行設置編號格式。
例如，在附錄B其它位置接著插入題注，那麼會按順序出現「附圖   B.2」、「附圖 B.3」等。在附錄C接著插入題注，那麼按順序出現「附圖 C.1」、「附圖 C.2」等。從word頂端工具欄選擇「引用」，引用欄展開後，選擇其中的「交叉引用」，即可對正文和附錄中的題注的編號進行交叉引用。這方面大家比較熟悉，因此這裡不詳細介紹了。

文檔完成後，可以另存一個版本用於進一步修改。對於要提交的版本，利用word的替換功能，將文檔中所有「附圖」一次性更名為「圖」，這樣，在附錄中題注編號就更改為以「圖」為標籤的編號，例如附錄B的第2個圖的編號格式將更改為「圖 B.2」。也可以按文獻【1】介紹的方法將「附圖」自動更名為「圖」。

參考文獻：

【1】How to number headings and figures in Appendixes in Microsoft Word，Created January 2003. Last updated 3 September 2010，https://shaunakelly.com/word/numbering/numberingappendixes.html

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